这些让Excel数据规范化的技巧，是每个办公人士的必修课，你都掌握吗？

Excel提供了排序、筛选、汇总功能，在处理数据时常用且好用。

另一方面，这些功能也让Excel数据更加规范化，大幅提升了Excel表格的可读性和信息容量。

今天的文章将会为大家分别介绍这些功能~

将无序的数据变为有序的序列

要让表格中的数据按照一定的规定进行排序，这时可以使用Excel中的“排序”功能来实现。

下图所示为“员工季度销售表”，在该表格中可看到不同销售部门的各个员工在各个季度的销售情况。

现要对该工作表中的数据按要求进行多种方式的排序。

1. 对多列数据进行排序

如果要对多列数据进行排序操作，可通过以下方法来实现。

第 1 步

选中任意数据单元格，如单元格C2，切换至“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“排序”按钮，如下图所示。

第 2 步

弹出“排序”对话框，设置“主要关键字”为“第一季度”，并设置好“排序依据”和“次序”，单击“添加条件”按钮，增加一个“次要关键字”，并设置其为“第二季度”，随后设置“排序依据”和“次序”，单击“确定”按钮，如下图所示。

第 3 步

返回工作表中，即可看到工作表中的数据会首先对“第一季度”的销售数据进行升序排列，当遇到相同的销售数据时，则会以“第二季度”的销售额从低到高进行排列，如下图所示。

2. 按笔画对员工姓名进行排序

一般情况下，文本数据，如员工姓名、销售部门等在进行排序时，默认是按照字母顺序进行排序的，在实际工作中，用户还可以按照文本数据的笔画进行排序。

笔画排序有一定的规则，首字按笔画数排序（横、竖、撇、捺、折），笔画数量和笔形都相同的字，按字形结构排列（先左右，再上下，最后整体结构）。

如果第一个字都是相同的，则按第二、三个字进行排序。

第 1 步

选中任意数据单元格，打开“排序”对话框，设置“主要关键字”为“员工”，并设置好“排序依据”和“次序”，单击“选项”按钮，如下图所示。

第 2 步

弹出“排序选项”对话框，在“方法”选项区域中选中“笔画排序”单选按钮，单击“确定”按钮，如下图所示。

第 3 步

继续单击“确定”按钮，返回工作表中，即可看到工作表中的数据会以员工姓名的笔画数从低到高进行排序，如下图所示。

3. 自定义排序序列

如果要按照某一固定的序列进行排序，则用户可自定义排序的序列，具体操作步骤如下。

第 1 步

选中任意数据单元格，打开“排序”对话框，设置“主要关键字”为“销售部门”，并设置好“排序依据”，单击“次序”右侧的下拉按钮，在展开的列表中选择“自定义序列”选项，如下图所示。

第 2 步

弹出“自定义序列”对话框，在“输入序列”列表框中输入自定义的序列，单击“添加”按钮，如下图所示。在输入序列时，可使用“Enter”键换行。

第 3 步

连续单击“确定”按钮，返回工作表中，即可看到工作表中的数据以自定义的顺序排序，如下图所示。

从数据中筛选提炼所需的数据

为了方便数据的查看、统计和打印，有时只想显示符合条件的数据，就可以使用Excel中的“筛选”功能，该功能可以在众多的数据中找到想要的数据。

Excel中提供了多种筛选方式，用户可根据实际的财务表格选择合适的方式提炼所需的财务数据。

1. 自动筛选

“自动筛选”一般用于简单的条件筛选，筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数据。下面通过实例来进行详细讲解。

第 1 步

选中任意数据单元格，切换至“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮，如下图所示。

第 2 步

单击“销售部门”右侧的筛选按钮，在展开的列表中取消选中“全选”复选框，选中“销售三分部”和“销售一分部”复选框，单击“确定”按钮，如下图所示。

第 3 步

完成筛选后，即可看到筛选出的销售部门为一分部和三分部的销售数据，如下图所示。

2. 模糊筛选

当用户对筛选的条件不能完全掌握时，可根据筛选功能中的搜索框模糊筛选出符合部分条件的财务数据，具体操作步骤如下。

第 1 步

选中任意数据单元格，在“数据”选项卡下单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮，单击“员工”右侧的筛选按钮，在展开的列表的搜索框中输入要模糊筛选的内容“钱”，单击“确定”按钮，如下图所示。

第 2 步

完成后，即可看到工作表中筛选出的“员工姓名”包含“钱”的销售记录，如下图所示。

3. 自定义筛选

如果要筛选出一列数据的多条件数据记录，则可以通过“自定义筛选”方式来完成，具体操作步骤如下。

第 1 步

选中任意数据单元格，在“数据”选项卡下单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮，单击“第二季度”右侧的筛选按钮，在展开的列表中选择“数字筛选”“自定义筛选”选项，如下图所示。

第 2 步

弹出“自定义自动筛选方式”对话框，设置要筛选的条件为第二季度销售额大于或等于800 000 元或第二季度销售额小于或等于 500 000元，单击“确定”按钮，如下图所示。

第 3 步

返回工作表中，即可看到筛选出的第二季度销售额大于 800 000 元或销售额小于 500 000元的数据记录，如下图所示。

4. 高级筛选

“高级筛选”一般用于条件较复杂的筛选操作，通过此筛选方式，既可以在原数据表格中显示筛选的结果，不符合条件的记录被隐藏起来；也可以在新的位置显示筛选结果，不符合条件的记录同时保留在数据表中而不会被隐藏起来，这样就更加便于进行数据的对比。用户可根据实际条件选择合适的筛选结果位置。

第 1 步

在 H 列和 I 列中输入要筛选的条件，选中表格中的任意数据单元格，切换至“数据”选项卡，单击“高级”按钮，如下图所示。

第 2 步

弹出“高级筛选”对话框，设置“方式”为“在原有区域显示筛选结果”，设置好“列表区域”和“条件区域”，单击“确定”按钮，如下图所示。

第 3 步

返回工作表中，即可看到筛选出的第一季度销售额大于 400 000 且第四季度销售额也大于400 000 的数据记录，如下图所示。

如果要返回未筛选前的数据效果，则在“数据”选项卡下的“排序和筛选”组中单击“清除”按钮。

分类汇总财务数据让数据更有条理

如果要快速计算相同类别数据行的合计值，可通过Excel中的“分类汇总”功能来实现。但是需注意的是，在分类汇总前，为了让相同类别的数据行汇总在一个类别中，首先需要对表格按关键字段进行排序操作。

下图所示为“支出明细表”，在该表格中可看到各个日期的支出摘要、费用类别、部门及支出金额数据。

现要对“摘要”和“部门”列的数据分别进行分类汇总，具体操作步骤如下。

第1步

选中要分类汇总列的任意数据单元格，如要对“摘要”列进行分类汇总，则选中 C 列的任意数据单元格，如单元格 C3，切换至“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“降序”按钮，如下图所示。

第 2 步

可看到表格数据会根据摘要列中的数据进行降序排序，在“数据”选项卡下的“分级显示”组中单击“分类汇总”按钮，如下图所示。

第 3 步

弹出“分类汇总”对话框，设置“分类字段”为“摘要”，保持默认的“汇总方式”，在“选定汇总项”列表框中选中“金额”复选框，单击“确定”按钮，如下图所示。

第 4 步

返回工作表中，即可看到表格中的数据会以“摘要”为类别对本年的支出“金额”进行汇总，单击列标题左侧的分类汇总编号，如单击编号“2”，如下图所示。

第 5 步

即可看到表格将隐藏各个摘要列中的三级明细数据，而只显示二级明细数据，如下图所示。

第 6 步

再次打开“分类汇总”对话框，单击“全部删除”按钮，如下图所示。

第 7 步

返回未分类汇总前的效果，然后对“部门”列的数据进行降序排序，将相同类的部门放在相邻的位置，然后打开“分类汇总”对话框，设置“分类字段”为“部门”，保持默认的“汇总方式”，在“选定汇总项”列表框中选中“金额”复选框，单击“确定”按钮，如下图所示。

第 8 步

返回工作表中，单击分类汇总编号“2”，即可看到各个部门的支出“金额”数据，如下图所示。