所有人都以为PPT只需要重视图片排版，却都忽略了这个短板

很多人做PPT都以为PPT的重点只是图片的排版，而文字只是起一个辅助作用。

殊不知在PPT高手眼里，文字是可塑性极高的璞玉，其重要性不亚于排版、选图、配色、过场等任何工具。

只要将一个一个的方块字打磨雕琢，再少的文字也能开口表达无尽的话语，再多的文字也不会显得拥挤累赘。

文字，不会利用就只能放弃它，运用得当就会爱上它。

文字太多，如何删删删？

PPT不是Word，不要将幻灯片当成Word页面放上大段的文字，这是制作PPT的大忌。

永远记住这么一个理念：放在PPT中的文字是精华，如果将所有内容都放在页面中，还需要演讲者做什么。

那么问题来了，想要放到幻灯片页面中的内容太多，如何删减才能保证没有“误伤”重要信息，才能留给观众深刻的印象？

文字的删减要从目的出发，将文字的提取当成广告文案细细推敲，提取出内容的关键信息，留下最能说明主题的文字。

1. 发布会

如果制作PPT是为了在发布会上播放演讲，那么演讲者想说的话一定要保留，不能完全录入PPT中。

否则观众在看到了页面文字内容后，就会失去对演讲的兴趣。

总的来说，发布会上播放的PPT要信息精简，不要喧宾夺主，又能给观众留下悬念。

文字内容可以是演讲者演讲内容的关键词提炼，也可以是问句，不断地引起观众的兴趣。

例如一个关于人工智能产品发布会的PPT，当演讲者讲到人工智能的概念时，可以提取到的关键词就是“人工智能”，但是仅在页面中放上“人工智能”四个字又显得平淡无奇。

这场发布会的目的在于引起观众对人工智能产品的兴趣，那么将信息内容与观众扯上关系，同时又引起观众悬念，可以将文字修改为“人工智能如何改变你的生活？”其思考过程如下图所示：

根据以上思考，这页PPT的文字精简后，效果如下图所示，此时演讲者就可以开始口述人工智能的概念了。

2. 教学课件

教学课件的目的是传播教学信息，因此需要将知识点条理清晰、内容齐全地列在PPT中，此时文字就等于知识点的大纲框架，提醒观众当前在讲的知识点是什么，帮助观众梳理逻辑。

课件类PPT中，知识点数量较多，但是谨遵一个原则：一页PPT只讲一个知识点，不要贪多。

基于此，页面中所有的文字都应该围绕一个核心。

例如一份讲解着装礼仪的PPT，当讲到领带打法时，如果讲解的目的是要详细介绍常用的领带打法，可以一个页面放一种打法的文字信息。

文字信息只需要说明这是打法的名称，即简要介绍。

至于具体的操作方式、典故、知识延伸，应该由授课老师口述讲解，如下图所示。

3. 宣传推广

宣传推广的PPT，目的在于让观众对产品产生兴趣，需要用产品亮点、真实数据、观众痛点来直击观众内心。

精简这类PPT的文字，可以围绕的问题核心是“观众最想知道什么”、“产品能给观众带来什么”，等等。

如下图所示，是一段马术俱乐部的招生信息，在这段信息中，该俱乐部有多少个班是观众不太关心的信息，这类信息应该删除。

事实上，在这段信息中，招生对象、费用及课时数量是最需要传达给观众的信息，也是观众最需要的信息，基于这样的数据信息观众可以考虑是否要报名这个班。

文字精简后的PPT效果如下图所示，可以将数据类信息加粗强调显示。

4. 工作汇报

工作汇报类PPT其目的就是让观众快速了解工作的进展、成果。

这类PPT在精简信息时，方法是“结论先行”，再根据版面的大小决定是否保留导致结论的相关因素、相关数据。

换句话说，工作汇报型PPT要保留的信息是齐全的工作数据、明确的工作总结。

如下图所示，左边的红色是提取出的重点信息，由这些重点信息可以提取出结论和相关因素。

用同样的方法，可以对年度工作的其它内容进行精简。

完成内容删减后，发现版面有空间可以排列导致结果的因素，因此制作出的PPT页面效果如下图所示。

文字太多不能删，只需3步就搞定！

PPT的文字太多，删减一些就能减少页面拥挤感。

但是万一每个文字都是重点，都不能删除呢？

大段的文字，即要保证可读性和美观性，十分考验设计者的功力。其实搞定文字很简单，只要整理清楚文字逻辑、提取出重点、进行修饰，再多文字也不怕。

1.整理文字逻辑

文字的逻辑常见的有三类，可以按照如下思路进行整理，其中按类别进行整理是最常见的一种。

具体的整理方法是，对大段的文字内容进行分段，然后将增加段落间的间距，将段落内容彼此区分开来。

如下图所示，这段文字是按照业绩的类别进行整理的，根据业绩的不同，可将其分为三个部分。

2.提取关键词

文字内容进行逻辑整理后，接下就需要提取不同内容的关键词，拟定标题。

需要提取的关键词通常有两类：一是标题性关键词，起到概括总结作用；二是需要强调的信息，如数字、项目名称。

如下图所示，是完成关键词提取后的结果。

在此例中，既有标题关键词也有强调关键词，可根据后面的版式设计来决定强调关键词是否需要单独展示。

3.修饰文字

如何将整理好的大段文字变成美观的PPT？

只需要符合两个原则，其一是对关键词进行强调，其二是排版整齐，思路如下图所示。

其中文字排版可以回顾本书第二章的内容，接下来重点讲解如何强调关键词。

（1）加粗字体

事实上，针对大段的文字，即使是简单地加粗、加大关键词字体，也可以让观众快速找到重点。

将标题加粗、加大，再根据段落数量设计不同的对齐方式即可。

如下图所示，因为有四个段落，所以设计为左右两两对齐，即使文字很多，观众也可以快速明白这页幻灯片所表达的文字内容。

（2）添加色块

强调标题文字，还可以为文字添加色块。色块可以起到视觉聚焦的作用，同时突出主题，效果如下图所示。

（3）图标修饰

如果想丰富界面内容，且高度强调关键词，可以使用图标修饰。

因为图标有很强的设计感，使用符合关键词内容的图标，可以使内容形象化。

如下图所示，在只有三个段落的前提下，使用了图标+色块的方式单独强调关键词，并且加粗了标题，使得大段文字内容的重点信息得到较好的突出，让观众即使不阅读段落文字，也能抓住信息的核心。

如果段落有四段，为了使页面不那么拥挤，可以使用左右两两对齐，为标题添加图标即可。