如何管理电子发票

电子发票是个新事物,报账人打印出来作为附件给财务,财务审核付款。可这个过程里存在着隐患。报账人自己也不一定记得是否报销过,存在重复打印报销的可能

首先想到的是登台账

财务审单的人员,在excel表做台账管理,对电子发票的发票代码和发票号码做登记。而有些审单的财务人员,可能是审核之后,然后去挑有电子发票的来登记,着存在漏登记的可能

其次,对一些小公司来说,实际上财务人少,可能审单和付款(通过报账易或者微信、网银付款,此处不考虑不相容职务分离的控制)是同一人,如果报账后,财务人员自己再打印出来申请报销,这就出现了故意重复报销的可能

第三,财务主管审核该类报销单时,费用会计说自己登了台账,可财务主管不可能再在台账里逐一核对,要验证是否登台账,可操作性不强。财务主管复核“是否已经登台账、是否重复打印”这两个控制点时,无法从报销单上获得信息

第四、我们希望明细账里还可以再次复核。如果在摘要里注明了电子发票的号码,我们可以检查是否重复报销,这是事后的“大数据检查”

我设想的控制方案如下,供各位同仁参考:

1、台账采用连续编号,编号可以设置公式按年月自动生成,生成编号列是设置了保护的。比如1月份第一张电子发票,自动生成号码1801001。

2、刻一个条形章:“电子发票报账编号:___________;电子发票号码:__________",审单的会计,在电子发票报销单上盖章。

3、审单会计把电子发票台账里自动生成的号码填在盖戳的空白位置填写编号和发票号码。

4、会计凭证摘要,需要把编号信息/发票号码录入到摘要。这样我们就可以从明细账导出来进行”大数据检查“。

PS:如果电子发票报账很多,且公司ERP系统支持,建议单独设置一个会计凭证类别:电子发票记账凭证。这样按找编号做会计凭证,检查核对就更方便。

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