将登记/协同线上化、项目进展100％及时掌控才最酷！

今天小编给大家带来了工程公司采购台账管理中的闭坑指南案例解析，希望可以给大家带来一些小小的参考和启发哦！

背景：原来项目不多，管理上感受不到太大的问题；现在项目量翻了 10 倍以上，若仍沿用原来的管理方式，就显得非常吃力。

规模不断壮大，管理变革成了刚需

湖北XX园林建筑工程有限公司以专业、优质的服务先后完成了多项重点工程，佳绩遍布湖北省内外。但随着规模的不断扩大，项目量的不断增多，原有的管理方式显然跟不上企业发展的速度。每个工程项目涉及到人财物的各个方面，不同工程项目的成本构成也不尽相同。传统的工程管理手段不能在工程项目和企业经营的不同层面对工程成本做出清晰反映，在采购成本方面也无法做出合理的控制，项目盈利了，盈在哪里？亏损了，亏在哪里？基本上是一本糊涂账。

总经理吴磊说：“原来项目不多，管理上感受不到太大的问题；现在项目量翻了 10 倍以上，若仍沿用原来的管理方式，就显得非常吃力。”

采购台账管理效率低、易出错，急需升级

项目过程中会用到多种采购管理表单，申请表、订购单、询价单、采购联络单、比价，议价记录表、采购动态表、来料检验日报表等，由于采购需求频繁、量大，采购单管理难上加难。

如下图所示，所有的采购清单都在 EXCEL 中来记录，虽为每个文件命名、标注日期等，但依然出现分类乱的情况，不易查询，不易统计，容易出错等情况，一份汇总后的表单到总经理手上至少要一周时间。

 效率低，易出错，影响项目进度

采购台账不仅仅是成本的核算的依据，也是记录供应信息。对后续的供应商合作做出选择判断，降低采购风险。采购进来的苗木，在验货中不合格的现象是常有的，通过详细的记录就能找到不合格的原因，及时联系供应商，以及判断是否持续与该供应商合作。2018 年在一个大型景观绿化项目中，采购验收时发现符合规格标准的苗 A 级合格苗，占 30%；因运输中的损伤、树形树干弯曲、不成对等 B 级次品苗占 50%；有病虫害严重、蜕皮、土球碎掉等较严重情况 C 级不良品和 D 级共占 20%。像这种情况下针对不同的等级产品，需要与供应商进行及时的沟通、谈判，以便项目的正常开展。

验货、登记、协商，等一系列流程效率直接影响项目的进展，数据的留存对后续项目协作提供有力的借鉴数据。通常采购员采购、项目经理验收，有其他人员登记，人多了信息割裂现象就尤为严重，哪个苗木有问题？哪些信息已经核对？是谁核对的？结果如何？在信息登记处理和沟通协商之间来回切换，效率低，出错率高。

把登记线上化、协同线上化，对进展做及时的掌控

原来的设计、施工、苗圃、材料等工程项目各主要业务环节缺乏有机衔接，相互间数据不能及时共享，项目资源难以协调，会导致工程用苗不合理，资源调配不合理，设计与施工变更不统一等问题。譬如，A工地需要 100 棵松树，但是不着急进场，B 工地却急需要 80 棵松树，只因数据共享不及时、沟通不到位，不清楚闲置了自有苗圃里的苗木，依然大量地从外部高价购置同类型苗木；工程施工已经完成，才发现大堆施工材料；此工地材料剩余，彼工地却在大量采购，等等，诸多问题致使现有资源不能尽其用，造成不必要的浪费。

数字化咨询师通过一个数字化的记录方式，统一平台、统一模板、统一格式，从采购到验收到反馈，都做实时的在线记录，并且按照项目中的成员做权限分配处理，减少因传输、本地保存、重命名等问题都带来的不必要信息丢失/损耗风险，同时管理层也可以及时了解到采购的情况。现在无论是采购成本的核算依据还是供应商信息记录，或是资源调配方面，都能及时了解及跟进进展。

用数字化的方式对采购信息进行管理，为每一个工程的苗木采购计划、询比价都进行资料存档，保持信息资料的统一性、完整性、及时性，逐步完善苗木采购中各个环节要点，形成“健康”的采购体系。