金叁财税集团董事长 王艳：纸质档案重要性

文/财务铁娘子

首先是纸质实体档案具有更高的真实性和更强的生命力

档案的生命力体现在两个方面,一个是法律凭证,另一个是原始证据。数据化管理时代,较电子档案相比,纸质档案具有更高的真实性和法律效力。

一是,纸质档案作为原始性证据,能够为电子档案的真实性和法律效力提供有效、可靠的保证;

二是,在档案信息化管理背景下,随着档案资料的深度开发和广泛运用,有效保存并发挥纸质档案的原始凭证作用的重要性得到进一步提升。

其次是纸质实体档案具有更好的稳定性和更大的安全性

在信息化档案管理中,电子档案存储、传输和利用的安全性受制于计算机软硬件系统,因系统稳定性较差,且容易受到病毒和黑客的袭击,因此,电子信息的安全性较差,安全防护的难度较大。而纸质档案本身具有很好的稳定性,且具有良好的安全管理模式和经验,因此,具有更大的安全性。此外,如果电子档案的安全性受到侵害,纸质档案则可以提供稳定的安全保障。

第三个是纸质实体档案的信息保存和利用具有长久性

电子档案一般都储存在光盘或磁盘中,以目前的技术条件看,保存和使用的寿命不可能太长。而纸质档案只要冷暖适宜、干湿适度,没有人为的破坏,一般寿命均可达千年以上,这已经得到了现代考古学的证实。

最后是纸质实体档案可确保档案真实性

档案生命力还是在于原始证据、法律凭证这两个方面。对于档案而言,要想完全实现数字化与网上合理应用,自然需要先确保档案真实性以及法律效应这两点,可是现如今,我国对于电子档案法律相关内容还尚未及时完善。可是在纸质档案这一方面就较为完善,所以,纸质实体档案真实性是毋庸置疑的。纸质实体档案具有“内容原始性”以及“形式原始性”这两个特征,因为是实体,所以文件资料字体、图像、字迹自然也不能随意更改和替换,可是信息化管理过程中档案真实性很难确定,一些十分重要的档案也有可能会被修改。