【职场充电】小白必学的四大Excel操作规范

01缩短自动保存时间间隔，防止数据的意外丢失

在使用Excel的过程中，难免会遇到意外情况，如突然断电、死机等，导致Excel自动关闭，从而造成一些数据的丢失。

为了减少数据丢失，用户可以缩短Excel的“保存自动恢复信息时间间隔”，其具体操作如下。

打开一个空白工作簿，选择“文件”“选项”命令，打开“Excel选项”对话框，切换至“保存”选项卡，在“保存工作簿”选项区域的“保存自动恢复信息时间间隔”文本框中设置自动保存文档的间隔时间，如“1”分钟；单击“确定”按钮，如下图所示。

02冻结窗格，滚动浏览工作表的其他数据

当在Excel中查看内容比较多的工作表时，难以比较表中的不同部分的数据，这时候，财务人员可以利用Excel中的“冻结窗格”功能将某几行或某几列的数据冻结起来，这样在滚动窗口时，所冻结的行或列的数据就会被固定显示在屏幕上，从而不会随着其他单元格的移动而变动，具体操作步骤如下。

第 1 步

如果要冻结某行，首先需要选中其下面的那行，如要冻结第 1 行和第 2 行，则选中第 3 行，在“视图”选项卡下的“窗口”组中单击“冻结窗格”按钮，在展开的列表中选择“冻结拆分窗格”选项，如下图所示。

如果仅仅需要对首行和首列进行冻结，则在展开的列表中选择“冻结首行”或“冻结首列”选项。

第 2 步

随后可看到选中行的上方会出现一条拆分的横线，向下滑动滚动条，即可看到第 1 行和第2行的数据会固定保持不动，如下图所示。

03对工作簿进行加密，提高安全性

为了防止工作簿内容被他人随意查看，可以对重要的工作簿文件进行加密保存，具体操作步

骤如下。

第 1 步

单击“文件”“信息”“保护工作簿”按钮，在展开的列表中选择“用密码进行加密”选项，如下图所示。

第 2 步

弹出“加密文档”对话框，在“密码”文本框中输入要设置的密码，如“000000”，单击“确定”按钮，如下图所示。

第3步

弹出“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中输入相同的保护密码“000000”，单击“确定”按钮，如下图所示。

第 4 步

保存并关闭该工作簿后，重新打开该工作簿，会弹出“密码”对话框，只有在该对话框中的“密码”文本框中输入正确的密码“000000”，才能打开该工作簿，如下图所示。

04打印多页表格时如何在每页显示标题行

当打印的表格内容有多页时，为了在每页都打印出标题行，可以按以下方法进行操作。

在工作表中的“页面布局”选项卡“页面设置”组中单击“对话框启动器” 按钮，打开“页面设置”对话框，切换至“工作表”选项卡，在“顶端标题行”文本框中设置选择要打印标题行的行号，如此处为工作表的第1行，单击“确定”按钮，如下图所示。

用同样的方法还可以设置打印的标题列。经过上面的设置，在打印工作表内容时，每页都会自动打印标题行内容。