数字化时代，协同办公，其实就这么简单

数字化办公已经成为了大势所趋。

近日，美国互联网巨头Facebook宣布未来5-10年将有50%员工可以实现永久居家办公，Twitter更是宣布允许部分员工永久性居家办公，包括我们熟悉的MasterCard、Visa等金融公司也纷纷跟进，数字化办公成为一种更开放、更自由的办公趋势。

其实，在哪里办公只是一种手段，最终结果还是要看为公司创造多少价值。身处职场的我们都明白，虽然可以不来公司，但不可以不协作。事实上，居家办公看似节约了上下班的时间成本（特别是对北上广深这样的一线城市来说），但是24小时待命的感觉甚至比网传的996工作制还要忙碌。

就技术来说，居家办公对于在线协同的要求成倍提升，从文件协同到视频会议，居家办公其实对于企业原有IT系统产生了不小的挑战，系统卡顿、网络延迟、掉线宕机……这些难题在疫情期间成为了许多企业的困扰，也让更多管理者看到了IT系统架构特别是软件应用的重要性。

从员工的数字化办公到企业的数字化转型，难道真的这么难吗？其实并非如此，关键是要找到合适的方法。

为了解决协同办公的问题，许多企业都会求助于第三方商业平台，为此也增加了不少的成本。今天我们介绍一款大家都熟知的产品 -- Microsoft 365。它是一个服务全球的生产力云平台，专为帮助我们每一个人实现工作与生活中重要的事而设计，提供一流的Office应用、智能的云服务以及高级安全性。

说起Office，许多人都不会觉得陌生，几乎每位职场人每天都会与它打交道。而当我们提到这个名字的时候，你的脑海里可能会浮现出Word、Excel亦或是PPT等名字，似乎这些就足以代表Office的存在。但我要强调的是，你们印象中的Office还停留在十多年前的单机时代，而如今的Office，却是名副其实的云端应用。

既然是云端应用，我们就必须要介绍几个Microsoft365主打的特色功能，它们包括了企业协作平台SharePoint online、企业邮箱Exchange Online、用户协作的OneNote、云存储服务平台OneDrive和最常用的通讯工具Skype for Business。

SharePoint online提供动态且高效的团队网站，让每个项目工作组、部门和科室可实现团队协作。共享文件、数据、新闻和资源。定制网站以简化团队工作。通过电脑、Mac 和移动设备，与组织内外的团队成员轻松安全地展开协作。

Microsoft Exchange Online 是一款支持用户从电脑、Web 和移动设备访问电子邮件、日历、联系人和任务的消息传递解决方案。可帮助用户协作处理重要文档，并提供重点收件箱，将邮件按重要性排序并适应用户工作方式，让用户能够迅速完成更多工作。

OneNote功能是一套自由形式的信息获取以及多用户协作工具。它可以用于直接记录笔记，也可用于收集打印的“页面”，或由其他应用程序发送过来的页面。除文档之外，OneNote还支持使用音频和视频等，而且可以在多个电脑上编辑，实现多用户操作，这也充分体现了云端平台的优势。

OneDrive云存储服务平台则更负责当下云应用的趋势。通过将Office与OneDrive结合，微软用户可以在线创建、编辑和共享文档，而且可以和本地的文档编辑进行任意的切换，本地编辑在线保存或在线编辑本地保存。在线编辑的文件是实时保存的，可以避免本地编辑时宕机造成的文件内容丢失，提高了文件的安全性。

Skype for Business Online则是一款通信服务，支持随时随地与参加会议和通话的人员联系。它支持用户访问出席信息，并支持即时消息、音频和视频呼叫、丰富的在线会议和一系列Web会议功能，这在疫情期间变得尤为重要。借助于Skype for Business，用户也可以实现不同地点不同时间的随时沟通，实现协同办公。

很明显，全新设计的Microsoft365能够 将Office桌面端应用的优势结合企业级邮件处理，文件分享，即时消息和可视网络会议的需求融为一体，达到不同类型企业的办公需求。当然作为云端平台，为了提供给不同规模的企业差异化的服务能力，Microsoft365也推出了适用于小、中、大型企业的不同版本，满足不同阶段公司的需求——

对于初创企业来说，万事开头难。人员、资金和品牌影响都是需要考虑的大问题，而Microsoft365每月只要一杯咖啡的价格（30-40元），就能够帮你实现邮件审批、邮件加密等多重管理功能，并提供企业自己的网站与专属域名邮箱。更重要的是，这些IT服务都是开箱即用的，也不必再增加额外的IT人员成本。

对于中小企业来说，当公司具备一定规模的时候，我们就必须考虑移动办公的需求。相对于求助于第三方平台的繁琐和额外成本，Microsoft365内置的功能应用起来更加便捷，这些功能包括：利用APP实现跨设备运营；共同编辑文档，让数据随时同步；随时随地加入会议，语音、视频、文档随时分享等等。如此，也就解决了居家办公的最大烦恼，也让员工间的沟通与协作更加高效。

对于大型商业集团，数据安全与病毒防护则摆在了IT系统运营的首位，因为商业机密的些许泄露都可能造成巨大的损失。为此，Microsoft365也为大型客户量身打造了反病毒垃圾、DLP拦截和数据远程擦除三大功能，其内置世界级安全特性能够让客户享受高效办公的同时省心、放心，再无数据泄露的后顾之忧。

由此看来，无论是何种规模的用户，Microsoft365都给出了合适的解决方案，特别是作为云端平台来说，它适用于在线协作、语音/视频会议、数据安全等多种应用，更是云时代最常用的生产力工具。