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项目沟通主要障碍与解决方法

在经理办公室里,经理对恼怒地对下属说:“我是让你把项目进度报告发给项目组成员,并没有让你抄送给公司领导。”

下属:“可,可是你明明说项目组的相关人员都要发送。”

经理:“你怎么就听不明白我的意思呢?哎!”

在项目沟通过程中,沟通双方希望信息能给清晰、完整、无歧义地发送和接收,但由于各种原因,在沟通过程中难免会存在一些沟通障碍或沟通干扰,这些障碍和干扰的存在使沟通信息变得模糊、不完整和扭曲,进而对项目产生不良影响。

项目沟通的障碍主要可以分为沟通个体障碍、沟通环境障碍和沟通决策障碍三大类。沟通个体障碍主要来自于沟通个体自身,包括语言文字的表达能力和理解能力障碍,选择性知觉以及心理因素等。语言文字的表达能力和理解能力障碍,语言文字是信息沟通的主要工具,但由于每个沟通个体的能力存在差异,对同一信息的表达和对同一语言文字的理解也都是不一样的,这种表达和理解上的障碍和可以称之为语义障碍。导致这一障碍的因素包括个人教育水平,知识经验水平,文化环境等。

选择性知觉,人们在接收信息时会有意无意地对信息进行筛选或选择,一般来说,人们趋势于接收自己支持的观点或与自身有关的信息,而对自己不熟悉的或令人讨厌的信息进行过滤。心理因素,每个人的个性、兴趣、念度、情绪上的差异都会引起信息沟通的障碍。

沟通环境障碍主要包括项目内部环境障碍、项目外部环境障碍、噪音干扰。项目内部环境障碍包括组织结构、沟通流程、组织文化等,如果组织结构过于庞大和复杂,沟通流程不合理,组织文化对快速准确的沟通难以形成支持,都会形成沟通障碍。项目外部环境障碍,典型是外部因素包括沟通的基础设施和政治环境,噪音干扰是指信息传递过程中出现的各种干扰因素的不利影响,如电话的静音干扰、环境噪音、沟通中的意外事件等。噪音干扰会对沟通效果产生影响,甚至会造成信息严重失真。

沟通决策障碍是指沟通主体在进行沟通的过程中,所做的相关决策导致的障碍,常常是由于沟通的时机选择不当,沟通方法和渠道选择不当,沟通的信息或想法尚不完备所致。

克服沟通障碍的方法很多,但是对项目管理者,最为有用的克服沟通障碍的方法有以下几种:

第一应充分利用信息反馈,信息反馈可以是语言的,也可以是非语言的。反馈不仅仅包括回应,还包括主动的直接提问和对信息进行概括等。例如,当你向项目团体成员发布信息时,你可以通过观察他们的眼睛及其他非语言方面的信号,来了解他们是否在接收和理解你所传递的信息。

第二应使用恰当的语言和词汇,有效的沟通不仅需要信息被接收,还需要信息被理解,所以项目管理者必须恰当地使用语言,并注意使用于接收者能力一致的词汇,以提高理解效果。

第三应积极使用非语言性的提示,在项目沟通中要积极使用非语言沟通提示,并要确保它们和语言相匹配,起到强化语言沟通的作用。另外,项目管理者并不总是以完全理性化的方式进行沟通的,有时情绪会使他们的非语言提示与所要传递的信息不一致,从而造成信息失真或沟通受阻。因此,项目管理者必须克服由于情绪原因引起的信息失真或沟通障碍,避免使人们对接受的信息产生误解。

第四应合理地选择沟通方式和沟通环境,根据沟通问题和沟通对象的不同,我们应有针对性地选择不同的沟通方式和沟通环境。例如,对于某些严肃而重要的内容,应当在正式的场合以正式的沟通方式进行沟通,如项目说明书的发布。而对某些敏感的个人问题,则可采取一些更为放松的非正式的沟通方式进行沟通。

第五应正确选择沟通时机和营造沟通氛围,合理地安排沟通的顺序和时机,有利于达到良好的沟通效果。

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  • 原文链接https://kuaibao.qq.com/s/20210914A01SPD00?refer=cp_1026
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