你不得不知道的Excel表格设计规范

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要制作一个实用的、 美观的表格是需要细心地分析和设计的。相对来说， 用于表现数据的表格设计比较简单些， 只需要分析清楚表格中要展示哪些数据， 设计好表头、 输入数据，然后加上一定的修饰即可；而用于规整内容、 排版内容和数据的表格设计就比较复杂， 这类表格在设计时， 需要先厘清表格中需要展示的内容和数据， 然后按一定规则将其整齐地排列起来， 甚至可以先在纸上绘制草图，再到 Excel 中制作表格， 最后添加各种修饰。

1．数据表格的设计

通常用于展示数据的表格都有整齐的行和列， 很多人认为， 这种表格太简单， 根本不用设计， 但事实上，这种观点在过去可能没什么问题， 但现在， 随着社会发展和进步， 人们对于许多事物的关注更细致了， 因此在设计表格时也应该站在阅读者的角度去思考， 除了如何让表格看起来漂亮以外， 还应该更多地考虑如何让内容展示得更清晰， 让查阅者看起来更容易， 如一个密密麻麻都是数据的表格，很多人看到时都会觉得头晕， 而我们在设计表格时就需要想办法让它看起来更清晰， 通常可以从以下几个方面着手来设计数据表格。

（1）精简表格字段

虽然 Excel 很适合用于展示字段很多的大型表格， 但不得不承认当字段过多时就会影响阅读者对重要数据的把握。所以在设计表格时， 设计者需要仔细考虑， 分析出表格字段的主次， 将一些不重要的字段删除， 保留重要的字段。尤其在制作的表格需要打印输出时， 一定要注意不能让表格中的数据字段过多超出页面范围， 否则会非常不便于查看。

（2）注意字段顺序

表格中字段的顺序也是不容忽视的， 为什么成绩表中通常都把学号或者姓名作为第一列？为什么语文、 数学、 英语科目的成绩总排列在其他科目成绩的前面？

在设计表格时， 需要分清各字段的关系、 主次等， 按字段的重要程度或某种方便阅读的规律来排列字段， 每个字段放在什么位置都需要仔细推敲。

（3）保持行列内容对齐

使用表格可以让数据有规律地排列， 使数据展示更整齐统一， 而对于表格中各单元格内部的内容而言， 每一行和每一列都应该整齐排列。例如，下图所示的表格， 行列中的数据排列不整齐， 表格就会显得杂乱无章，查看起来非常不方便。

通常不同类型的字段， 可采用不同的对齐方式来表现， 但对于每一列中各单元格的数据应该采用相同的对齐方式， 将上图中的内容按照这个标准进行对齐方式设置后的效果如下图所示，各列对齐方式可以不同，但每列的单元格对齐方式是统一的。

（4）调整行高与列宽

表格中各字段的内容长度可能不相同， 所以不可能做到各列的宽度统一， 但通常可以保证各行的高度一致。

在设计表格时， 应仔细研究表格数据内容， 是否有特别长的数据内容，尽量通过调整列宽， 使较长的内容在单元格内采用不换行方式显示。如果单元格中的内容确实需要换行， 则统一调整各行的高度，让每一行高度一致。

如图所示的表格中的部分单元格内容过长， 此时需要调整各列的宽度及各行的高度。

调整后的效果如图所示。

（5）适当应用修饰

数据表格中以展示数据为主， 修饰的目的是更好地展示数据， 所以在表格中应用修饰时应以便于数据更清晰展现为目标， 不要一味地追求艺术。

通常表格中的数据量较大、 文字较多时， 为了更清晰地展示数据， 可使用如下方式。

使用常规的或简洁的字体， 如宋体、 黑体等。

使用对比明显的色彩， 如白底黑字、 黑底白字等。

表格主体内容区域与表头、 表尾采用不同的修饰进行区分， 如使用不同的边框、 底纹等。

下图所示为修饰后的表格。

2．不规则表格的设计

当应用表格表现一系列相互之间没有太大关联的数据时， 无法使用行或列来表现相同的意义， 这类表格的设计相对来说就比较麻烦。

例如， 要设计一个干部任免审批表， 表格中需要展示审批中的各类信息， 这些信息之间几乎没有什么关联， 当然也可以不选择用表格来展现这些内容， 但是用表格来展示这些内容的优势就在于可以使页面结构更美观、 数据更清晰明了。所以在设计这类表格时， 依然需要按照更美观、 更清晰的标准进行设计。

（1） 明确表格中需要展示的信息

在设计表格前， 首先需要明确表格中要展示哪些数据内容， 可以先将此内容列举出来， 再考虑表格的设计。

例如，干部任免审批表中可以包含姓名、 性别、 籍贯、 学历、 出生日期、 参加工作时间、 工资情况等各类信息， 先将这些信息列举出来。

（2） 根据列表的内容进行分类

分析要展示的内容之间的关系，将有关联的、 同类的信息归为一类，在表格中尽量整理同一类信息。例如，可将干部任免审批表中的信息分为基本资料、 工作经历、 职务情况、 家庭成员等几大类别。

为了更清晰地排布表格中的内容， 也为了使表格结构更合理、 更美观， 可以先在纸上绘制草图， 反复推敲， 最后在 Excel 中制作表格。如图所示即为手绘的干部任免审批表效果。

（3） 根据类别制作表格大框架

根据表格内容中的类别， 制作出表格的大结构， 如图所示。

（4） 合理利用空间

应用表格展示数据除了让数据更直观更清晰外， 还可以有效地节省空间， 用最少的位置清晰地展现更多的数据。

如图所示， 表格后面行的内容比第一行的内容长， 如果保持整齐的行列， 留给填写者填写的空间就会受到影响， 因此采用合并单元格的方式扩大单元格宽度。这样不仅保持了表格的整齐， 也合理地利用了多余的表格空间。

总之， 这类表格之所以复杂， 原因主要在于空间的利用， 要在有限的空间展示更多的内容， 并且内容整齐、美观， 需要有目的性地合并或拆分单元格， 不可盲目拆分合并。

在制作这类表格时， 通常在有了大致的规划之后进行制作， 先制作表格中大的框架，然后利用单元格的拆分或合并功能，将表格中各部分进行细分， 输入相应的文字内容， 最后再加以修饰。

另外，此类表格需要特别注意各部分内容之间的关系及摆放位置， 以方便填写和查阅为目的， 如简历表中第一栏为姓名， 因为姓名肯定是这张表中最关键的数据；如果需要在简历表中突出自己的联系方式， 方便查看简历的人联系你， 那么可以将联系电话作为第二栏等。