为什么推行电子会计档案？企业一定要适应电子档案吗？

会计档案是企业生产经营活动结果最直观的数据记录，记录了企业各项活动产生的各种经营数据。如平时最常用的费用报销单、支出凭证、借款单等财务单据，都需要按照原始凭证所要求填列的项目逐项填列齐全，不得遗漏和省略。

传统会计档案管理模式

包括会计凭证在内的会计账簿、财务会计报告等组成的会计核算专业资料，即会计档案，是企业经营过程中不可忽视的重要经济资料，也是维护企业经济利益、推动有效经营决策的“定盘星”。

传统的纸质会计档案管理存在诸多不便，如：

1、管理成本高，海量业务及财务数据都需要打印成纸质，经人力匹配、贴票、装订后才可归档；需要占用大量物理空间，费纸费空间；

2、信息存储无索引关联，档案资料借阅、检索非常不便，查阅、调用困难较大，且存在丢失风险和安全隐患问题；

3、财务人员的工作量大，整理档案工作耗时耗力却对个人而言能力提升空间较少；

4、信息数据共享受到极大限制，对财务的工作效率影响较大，且不利于进行数据分析并对业务做出决策支持；

传统会计档案纵然较为复杂，但在企业经济活动中，会计档案对于企业的经营管理至关重要。

因此，推进企业档案电子化管理已成为必然趋势。

2020年3月23日，财政部、国家档案局联合发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6 号文）中明确规定：

对单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证——“可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档”。

同时也提到：单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

这些新的规定将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费，推动节能减排，有利于形成绿色环保的生产方式。

会计电子档案的推行也将大力推动电子会计数据的深度开发和有效利用，为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息。

电子会计档案对企业的影响

对员工来说，档案查询更便利，线上即可查看只读文件；

对管理者来说，档案齐全流程清晰，分析数据更高效；

对于财务：

1- 节约打印及归档管理成本，节约人力的时间成本，更有利于培养人才；

2- 便于索引和借阅，提高企业会计档案的利用和管理的规范性；

3- 降低档案丢失和损毁风险，利于对会计工作的监督和检查；

4- 实现信息数据共享，实现业务和财务数据的互联互通。

QA时间

1、以电子发票的纸质打印件作为报销依据，是否需要同时保存PDF版电子发票，并且把发票单独打印出来装订归档？这样操作符合要求吗？

答：使用电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档凭证，必须同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件，并建立相应的检索关系。

2、电子发票的扫描影像文件算电子会计凭证吗？

答：拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件，并不是电子会计凭证原件。不能仅以电子副本文件报销入账归档，仍应按纸质会计凭证的有关规定进行管理。发票地址、二维码均不是电子会计凭证原件。电子发票等电子会计凭证原件如何认定、如何获取，建议咨询税务等制证部门。

3、如果电子发票原版文件丢失了，只有打印的纸质版，可以用纸质扫描件电子档来存档吗？电子发票纸质扫描件是有效电子档吗？

答：单位如使用电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档凭证，必须同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件。不能仅以电子副本文件报销入账归档，仍须按纸质会计凭证的有关规定进行管理。

4、如果只保留电子会计凭证的形式，企业内部的会计核算系统需要具备哪些功能？

答：企业的会计核算系统能够接收、读取和输出符合要求的电子会计凭证，且设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，采取了风险控制手段。同时，由于电子会计凭证具有易复制且难察觉的特点，会计核算系统应当设置必要的程序或功能，防止重复利用同一电子会计凭证的原件及其复制件报销入账。

壬华科技耕耘多年，推出“壬华云档”，综合运用海量数据归档存储、多介质分级存储、设备监控预警等手段实现电子档案的长久、安全存储。

壬华云档为企业档案管理生命周期全过程提供信息化支撑，帮助企业实现会计档案的无纸化、标准化、规范化和专业化管理，彻底解决了企业在传统会计档案管理中遇到的困难，实现了电子档案的凭证抽取、附件收集、整理、保管、利用、销毁的全生命周期管理。

通过实施会计档案电子化管理，企业能够有机会实现更高的企业财务和会计信息资产管理价值。我们有理由相信，这也是会计档案管理电子化将区别于传统会计档案管理价值的最大之处。