项目经理如何全面掌握项目信息，提高项目管理效率

不管是对高层领导展示项目价值，以获取更多的资源和支持，还是监控和管理项目成员的任务执行，从而提高工作效率和质量，又或者是加强对客户的了解和交流，提高项目成功率，都绕不开一个关键要素——全面掌握项目信息。

如果企业的项目数量较多，几十个以上项目的，没有专业的项目管理工具支撑，项目经理的工作量会很大，沟通效率和质量都会大打折扣，不可能全面了解项目状态。因此，当企业发展到此阶段，需要搭建专业的企业级项目管理平台，借助专业的项目管理工具，做好沟通环节的信息处理，提高管理效能。

一、里程碑计划，让管理层了解项目进度和重大成果

管理层作为决策人员，关注的项目往往几十个甚至上百个，没有精力也没有必要了解某个项目的具体安排，如果项目经理在和管理层沟通时，传递的都是执行层面的零碎内容，管理层是无法从中获取有效信息的，也很难体察到项目经理的专业水平，后续如果项目出现变更或者延误需要资源支持，他们将会一头雾水，无法给与符合项目需求的帮助和支持。

因此，项目经理需要提供给管理层能够帮助他们了解项目健康状态的信息。管理层关注项目，无非就是两个方面，一是项目的进度状况，二是项目的质量情况，项目经理通过在重大节点设置里程碑，定期汇报给高层领导这两个信息，既简洁又具有概括性，是非常符合项目经理与管理层之间“汇报—决策”这一行为模式的。利用一个里程碑视图，反馈项目的进度、上传相关交付物，面向管理层的信息沟通也变得简单高效。

二、WBS计划+工时管理，全面提高执行层工作效率

项目制下的团队不同于传统的部门团队，是由各个部门的人临时组建的，因此信息的传递和管理就有一定的难度，需要项目经理建立完善的“制定计划—通知计划—进度反馈”体系，打通各个环节，让信息更加透明和及时。

制定计划：项目经理根据项目的具体要求建立详细的分解计划，每个任务都要指定责任人，并给出工期、开始时间、完成时间，如图2，发布公开透明的项目分解计划，是提高项目科学性的重要环节。

通知计划：计划制定好了项目经理还需要及时将相应的任务情况通知给相关人员，通过信息化系统制定计划，在计划发布的同时，相关人员就会立即收到信息，方式是系统消息或邮件消息，如图3是通过系统待办的方式获取属于自己的项目任务和要求。

进度反馈：任务安排下去之后就需要项目经理去进行即时的沟通，监督和管理执行层的工作进度，并最终反馈项目成果。而进度的反馈可以通过汇报项目工时来完成，如图4，将工作任务按项目进行量化汇报，项目经理后续的进度跟踪工作就会更加集中和系统化。

三、全面掌握项目状态，加强与客户的有效沟通

项目经理与客户的沟通，主要是项目需求的沟通，但客户可能存在需求传达不清晰、技术水平与管理水平局限等问题，进而导致项目发生变更，影响项目的交付。

面对需求变更的风险，项目经理不能“见招拆招”，而是要从最开始就警惕防范。在项目立项前，项目经理一定要和客户充分沟通项目需求，并以需求文档的形式进行确认，然后再基于需求文档制定相关计划、申请相应的资源。客户如果不具备相关技术背景，难免会提出一些不专业、无法实现的要求，面对这类要求，项目经理不能一味迁就，而是透过现象看本质，分析这个要求背后的真实需求是什么，然后采取相应的解决方案。