开发新产品上线，怎么能确实一份好的产品文档、项目文档呢？

启动一个新项目令人兴奋。您正在竞相开始并实施这个项目，您确信这将对您的业务产生巨大影响。首先，您需要创建强大的产品需求文档，明确定义您的目标和工作范围。项目的成功在很大程度上取决于文档的彻底性，这些文档提供了项目方向和问责制。有了项目文档，关于项目的不愉快惊喜就会减少。项目团队中的每个人都在同一页面上，并且对项目的性质有更大的可见性。

什么是项目文档？

从项目文档定义开始非常重要。项目文档非常简单。它是与项目相关的所有文档的集合，包含核心项目规范、目标、预算、风险以及更多需要了解的重要主题。当团队成员想要了解项目状态、还需要完成哪些工作或客户要求时，他们可以查阅文档。如果创建项目文档，则项目具有透明度，并且每个人都在使用相同的剧本。您可以跟踪项目的进展情况以及是否满足要求。如果有人对项目的前一阶段有疑问，您可以查看文档记录以获得明确的答案。

项目文档的好处

可能有些项目经理觉得他们没有时间投资制作任何类型的项目文档。如果不创建大量可能会或可能不会被阅读的文档，就很难启动一个项目。我们在这里告诉您，项目文档有很多好处。

保持项目任务和进度可追溯

当您拥有全面的项目管理文档时，每个团队成员的角色和职责都会明确定义。项目任务和进度是可追溯的，因为您知道谁应该在截止日期前完成哪些工作。这意味着您可以更有效地跟踪项目并了解您是否在目标范围内。

改善利益相关者和团队之间的沟通

项目文档明确了您对项目的假设。利益相关者可以了解项目涉及的内容，成本是多少以及需要多长时间。与项目有关的任何信息都随时可用，以便进行清晰的沟通。对项目的更改会立即传达，以便利益相关者始终了解项目的最新状态。

事先描述方法和技术

当您定义项目文档时，您可以事先概述您将要使用的方法和技术，这将导致更成功的项目。记录您的方法意味着每个人都可以遵循并且他们知道会发生什么，因为您的项目更加一致。

更准确地定义和分配职责

项目文档允许您清楚地说明谁被分配了哪些任务，并最终负责哪些可交付成果。当有人想询问有关项目的问题时，他们可以轻松看到谁在处理相关方面，员工也花在重复工作上的时间更少。任务不会落空，因为每个人都知道谁应该交付什么。

提高可交付成果和成功率

如果您的团队知道可交付成果是什么，那么他们更有可能实现他们的目标。他们可以不断参考文档，找出项目的目标并确保它们走上正轨。可交付成果被赋予里程碑和时间表，以确保团队承担责任并能够成功完成项目。

提高生产力

当团队可以访问最新的项目文档时，他们的工作效率会更高。他们知道工作范围之内和工作范围之外的内容，并且能够更好地满足对项目团队的要求。他们知道哪些任务是最高优先级的，并且更能平衡他们的工作量。项目完成得更快，因为每个人都在全力工作，并了解自己在这个过程中的角色。

降低丢失信息的风险

记录您的项目意味着您不太可能丢失以后可能有价值的信息。很容易忘记会议中所说的话，项目变得混乱，因为每个人都依靠口头交流来完成工作。当你以后想回顾一个项目并从中学习时，你有一个关于所发生事情的书面记录。

项目文档的类型

项目章程

项目章程是项目文档的基石，用于传达项目范围。它概述了项目的目标，将参与项目的利益相关者以及谁将负责什么。项目章程是在项目生命周期开始时创建的，并在项目展开时不断引用。

工作说明书

工作说明书比项目章程更详细，它包含项目的规范。工作说明书详细说明了项目的可交付成果、时间表和预算，并且可以在公司和客户之间交换，作为要进行的工作的非正式合同。

项目时间线文档示例

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需求文档

需求文档清楚地解释了项目的最终结果将做什么或不做什么。产品具有特定的目的，必须达到特定的目的才能满足特定用户群体的需求。

利益相关者沟通

利益干系人沟通概述了与项目团队在项目生命周期中如何与利益干系人沟通相关的过程。它详细解释了通信将如何发生，从用于通信的通道到通信频率。

变更管理

当需要对初始项目计划进行更改时，应要求更改它们并将其记录在更改管理日志中。这将跟踪对项目的所有更改，并包括请求更改的原因，以及负责请求更改的人员。

风险分析和文档

在风险分析中，您应该包括项目的所有潜在风险及其作为风险管理计划的一部分发生的可能性，以及您将采取哪些措施来防止它们。

问题日志

问题日志是帮助您在项目问题出现时掌握它们并了解它们对项目的影响的列表。您可以记录问题发生的时间、问题的描述以及所需的操作以及由谁执行。

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