成功举办大型活动的3个要点

假设你负责筹划年底的工作交流会，参会的有来自全国各地的合作伙伴200-300人，会期3天，这次交流会意义重大、不容有失。而可供你调用的工作人员只有12名，你该怎么办？

举办一场大型活动事务繁多、流程复杂，作为负责人必须抓住要点，才能统揽全局，把活动办好。事无巨细只会适得其反。（这里的大型活动是指接近主办方能力上限的活动。）

本文从策划、分发、调度这三个点切入，提出一种解决方案，普遍适用于举办各类活动，供读者参考。

该方案使用了笔者团队研发的【田园猫】仿真建模软件进行规划设计，相比于手动作业，使用软件更高效、更可靠、更便捷。

下面简要介绍该方案的三个要点。

第1个要点是策划，所谓策划就是根据活动目标确定流程和任务，这一步要明确两个问题：一是要做哪些事？二是由谁去做？试想一下，把必须的事务遗漏了，或者交给不胜任的人，活动还能成功吗？

第2个要点是分发，所谓分发就是把任务落实到个人。这一步看似简单，实则关系全局。“任务不明、职责不清”是大部分活动失败的共同原因，经常出现负责人觉得下属明白了，而实际上下属一团雾水的情况。

第3个要点是调度，所谓调度是指重置流程和任务，主要包括两件事：一是进度反馈，如活动进行到哪一步，有什么问题；二是“救火”，活动完全按计划走的可能性较小，要随时做好处理意外情况的准备。

回到本文开始的案例，按照策划、分发、调度三个要点行动，把任务理清楚，人岗匹配，做到心中有数、有条不紊，才能降低出现意外的可能性，把活动搞得有声有色。