外贸企业中,涉及跟单的部门很多,要如何保证外贸订单能够准时交付?款项及时回笼?这都是外贸跟单过程中需要解决的问题。因此,需要借助专业的外贸ERP系统,来实现外贸订单动态跟踪管理。
外贸订单动态管理模块,是目前外贸公司中外贸ERP系统重点使用的功能。因此,用“外贸订单全流程的管控”描述更为确切。ERP包含不仅限于外贸订单管理业务中的询报价、订单、合同、采购、单证、费用等环节管理;基础资料部分包含不仅限于客户供应商;提供多种单据格式和利润分析,交货流程实时跟踪,让外贸业务员及管理者,随时随地掌控订单状态,了解已出与未出状况,为快速对订单利润作预估提供依据。还可以与海关数据、生产、库存、财务、OA等第三方系统软件无缝衔接,打通数据壁垒,快速将订单讯息转到各个环节模块组件上,让各个部门的数据快速联动起来,可随时了解订单产品的库存量等。
汇信外贸订单管理系统,主要涉及到以下几个模块:
1、询报价管理:通过供应商模块的数据调取,了解到经销商、厂家、供应商等提供方价格情况;在根据买方的实际需求,生成价格单,快速高效的提供给客户。
2、跟单管理:对订单执行过程采取可视化管理,根据权限不同,老板可以全局查看,业务员对自己在手订单的进度轻松掌握。
3、合同审批:系统根据合同数据,将订单产生的采购及各种费用成本进行预估,通过系统随时随地查看审批,规避价格错报风险。
4、客户供应商管理:对于产品质检环节严格把控,考核厂家交货期的准确率,优化产品供应链。
5、库存管理:动态实时获取库存商品数量,高效规避库存占用情况,助力外贸企业减低库存成本。
6、单据管理:外贸订单的任何交易,都会存在多币种转换的问题,因此在单据制作过程中,要保证有常用的货币支持切换;决策支持,数据分析BI功能,随时了解客户的历史交易情况,以及不同产品项目的销售策略,透过订单的成本利润分析,让不同成本计算的订单利润一目了然。
7、BI决策分析管理:每笔订单需要通过直观数据,将情况反馈到每个流程环节的负责人权限账号中,为外贸业务发展决策和市场规划,提供数据分析依据;采购人员可以即时了解到与供应商之间的过往历史交易价格;订单与采购单快速便捷地进行分批处理交货。
目前市面上的外贸管理系统,在通用订单管理方面大同小异,但是操作和软件技术服务方面却天差地别。汇信建议初次上软件,或者想要换软件的外贸公司,在软件选购时需要对软件的技术服务上做全方面的了解,包括软件支持什么样的使用形式、多少种语言切换、服务过哪些贸易形式的企业、市场体量,口碑等。
客户及订单跟踪节点预警提醒
做外贸业务的过程中,琐碎的事情较多,做某件完整业务的时间多数都是碎片化的,经常会被某个客户插进来的事给忘记原本要继续的事情。预警提醒功能对外贸人来说,有非常广泛的实际应用。
当业务员工作量比较大时,很容易出错遗漏,汇信的预警提醒功能,针对不同权限岗位的使用人员单独设置提醒,每次打开系统的时候,会自动弹窗提示。结合控制台的日程管理功能,实现事事有安排,避免遗忘遗漏的情况。
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