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外贸采购管理对业务的影响,外贸采购管理解决方案

在外贸企业中,采购环节的把控对整个业务环节都有影响。像是采购供应商是否能够按时到货,会直接影响生产进度;采购质量的好坏直接影响产品的生产进度及质量;采购成本的高低,直接影响产品的成本及利润;采购供应商的管理,会影响到公司产品的库存管理、原材料的响应时间等等。

外贸采购的基本流程涉及供应商、采购商、质检评审、签订合同等。供应商要提供尽可能详细的资料,例如资金、经营许可证、产品、生产规模、资信认证等;采购商将对供应商进行分类汇总,从样品、价格、质量以及其他方面进行考察,并将考察情况进行总结,做为筛选的依据;将符合要求的供应商保留,进行初期的商业谈判,正常的谈判时间在三个月,对于合适的,双方签定合同;起初先提供小批量的产品,采购商确认没问题,将供应商加入到产品目录;最后需要将加入产品目录的供应商再一一评审一次,整个流程需要半年时间。

因此,外贸公司在采购环节存在的问题:流程冗长,周期长;需求零散,采购成本高;负责人只参与采购部分审批,对采购全貌不了解;不断要求各部门降本增效,但无实质性目标要求;对采购运营情况不能实时掌握等等。在数字化管理的不断进步的情况下,传统外贸企业通过使用ERP系统为企业带来管理数字化转型,全面提升企业管理效率,降低经营成本。

对于外贸采购需要按照五大原则进行把控管理:

原则一:地域把控。对于供应商的所在地,距离自己公司越近,运输费用就越低,机动性就越高,协调沟通就越方便,在原料成本上,自然相对就低一些。许多外贸企业甚至在成立之初,就考虑到周边地区能否找到所需的大部分供应商,对企业长期发展有着不可估量的作用。

原则二:时间把控。生产线是否能够有充足的原材料?生产计划是否能够按时完成?交货是否能够准时,不会引起客户的不满?这就需要采购人员能够协调和监督好供应商,只有优质的供应商,才能降低库存占用率,不影响生产排期。毕竟对于外贸企业来说,交货时机很重要。

原则三:质量把控。想要控制产品成本,就需要采购员用最便宜的价格采购到最佳品质的原材料;在供应商管理方面,需要不断推动长期合作的固定供应商,完善自己物料的品质管理体系,让供应的原材料质量更加稳定。

原则四:数量把控。外贸采购员在制定采购计划的前,需要将生产需求、物料损耗、搬运和仓储费用等各方面因素,进行综合考虑与计算,决定需要如何制定采购方式。满足采购资金不会被加压,还要能够满足生产需求,在时间节点上要保证能够准时交货。

原则五:价格把控。价格永远是外贸采购过程中的敏感点,对于采购所需的物料,要满足数量、质量、时机的条件,并支付最合理的价格。采购管理中最关键的,采购能节省多少采购资金?物品的价格与该物品的种类是否长期购买?是否为大量购买及市场供求有关系?一个合适的价格至少需要经过4个环节的努力才能获得:多渠道的报价、比价、议价、定价。

外贸采购管理系统,集合了采购申请、订单、进货检验、入库、退货、票据处理、供应商的价格和信息管理、订单管理、质量检验管理等,涉及到的各个环节进行集成管理。对物流和资金流,双向有效控制和跟踪,让外贸企业进销存管理信息化更加完善和规范。

通过分析采购数据,明确责任人和退货数据,制定较为精准的采购计划,降低商品的备货率和商品的质量问题。审批、物流信息实时跟进,保证商品的到货时间;集中采购并把控更好质量,降低采购成本;供应商表现可视化,为采购人员判断提供数据支持;内部采购员工情况可视化,确保工作和态度的积极性;采购记录全程可视化可追溯。

外贸采购管理系统的功能模块,能够保证采购计划的准确性和合理性,提升外贸企业的竞争力,降低成本、提高利润。外贸管理软件的强大查询统计分析功能,为外贸业务发展提供数据支持,也为业务决策和市场规划决策提供依据。

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  • 原文链接https://kuaibao.qq.com/s/20221227A02DOS00?refer=cp_1026
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