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OA系统特色应用合集,从细节提升办公体验

OA系统灵活的建模引擎,在同一个平台随时为组织的新业务、新需求搭建全新办公应用,为更多组织解决管理需求……

一、行政管理

1、车辆管理

企业需求背景:在实现统一的管理、调度、维护的基础上,如何提升公司车辆的资源利用效率以及提升员工的出勤体验。

解决方案亮点:

  • 多出行需求的统一规划

用户提交用车申请后,生成用车申请库;车辆管理员根据车辆申请库中的数据,遵循同一目的地或者就近原则,进行统一的派车规划。

(用车派车登记流程)

车辆管理员进行车辆排出登记,审批通过之后自动形成出车记录台账。

  • 职工班车管理

为方便员工乘坐班车、及时了解每辆班车的时间、路线安排等,客户希望有一套职工通勤班车管理平台。

OA系统通过建模引擎建立班车站点库和班次库,并统计每个站点的GPS坐标。将其通过移动引擎发布到云桥,使所有职工可以在手机端查看车次、站点以及班车的实时定位。

(班车站点设置)
  • 公务车辆用车申请限行提醒

目前有些城市为了缓解交通拥堵实施了车辆限行政策。员工可能无法得知目前的用车情况。

OA系统通过建模,搭建“限号规则表单”,并且在用车流程增加相关字段。在提交用车流程时,根据时段对限行车辆给出提醒。

(限行提示)

2、名片管理

企业需求背景:名片作为企业的重要资源之一,企业希望通过系统把名片统一管理起来,并实现全公司范围内的可控性共享。

解决方案亮点:

通过建模设计出名片模块并维护好权限,公司员工在接收到与公司业务有关伙伴联系人的名片时,可通过系统快速登记名片信息。

名片登记时可同一些专业名片APP一样,支持扫描自动识别名片信息。

(移动端名片管理)

有权限的用户可通过手机端或PC端随时查看或更新名片信息。

二、人事管理

1、招聘管理

企业需求背景:目前许多企业的招聘大多还停留在纸质化阶段。很多信息还在依靠纸质文件传阅和储存,招聘材料传阅、录入效率低。

解决方案亮点:

(人员招聘流程)

应聘人员通过扫描二维码跳转至《应聘人员登记表》填写个人信息;完成登记后数据可以存储在OA系统中形成人员库。

若是该人员确定入职,可触发“新员工入职申请流程”,并将登记表部分信息带入“新员工入职申请流程”,入职审批通过后集成契约锁签订电子劳动合同,同时在人事管理模块建立人员档案。

2、值班管理

企业需求背景:为了保证各项工作安全有序进行,有些企业、组织在非工作日需要有员工进行值班,如何保证值班制度有效落地执行和监督呢?

解决方案亮点:

负责人可对所有值班人员进行排班,并通过系统发布值班表。从流程发起安排值班流程,对值班人员转成日程,结束后转为值班日程台账。

相关人员可快速在系统中查询值班情况。

若是想要临时调班,可发起申请调班流程,传数据到流程表单,流程结束后更新值班表。

(调班管理)

值班人员可在固定时间范围内填写记录日志,触发填写日志流程,并传数据到流程表中,完整记录值班情况。

3、培训报名

企业需求背景:为提升企业员工技能,企业中经常会组织一些面向员工的培训交流活动,如何提高活动组织效率,保证培训效果?

解决方案亮点:

相关人员可以通过“培训发布申请”流程,设置培训信息,如名称、时间、内容、地点等。审核通过形成培训信息台账。

(培训信息台账)

员工可以通过发起流程或直接在已发布的培训信息中直接报名培训,相关人员可随时在流程内查看报名情况。

审核通过后,以流程、短信等多种方式通知报名人员准时参加培训。

三、知识管理

1、知识库

企业需求背景:企业在知识管理的过程中,往往有这样的疑问:知识管理平台如何能够协助员工更好地工作?如何构建企业统一的知识平台和统一搜索?如何实现知识平台与业务系统更好集成?

解决方案亮点:

(知识资源库:从创建到优化全过程管理)

根据组织特点在后台建立灵活的知识上传审批流程,审核关键知识内容,保障知识内容质量与安全。

通过聚类的方式将离散化的知识进行重组和重构,形成新的知识。例如主题知识库建设、知识地图、知识树建设等。

可以通过知识管理系统中对知识的跟踪数据,展示出相应的知识推送和推荐,形成最热、最新等不同的推荐知识。

2、在线答题

企业需求背景:为了普及公司规范和职业技术知识,有些企业希望在手机端进行各类题库的发布,员工可以在线答题,以提高员工学习意识。

解决方案亮点:

通过OA系统表单建模实现题库分类及题目等基础数据维护,通过移动建模搭建“答题”移动应用,引入题目类别模块以及题库模块。员工答题完成后,形成答题记录表。

(答题设置)

四、销售管理

1、到款管理

企业需求背景:企业财务部每天都会收到大量的到款信息,但是到款单上没有对应的合同信息,财务人员无法判别收款。

解决方案亮点:

OA系统通过建模搭建到款池模块,财务能批量导入每日银行到款信息,销售人员在到款池中查询到到款信息能直接发起收款流程并能带出到款单相关信息。

(到款信息)

通过收款流程的流转,到款数据实时展现金额冻结、扣减以及释放,方便销售人员和财务实时跟进。

2、数据预测上报

企业需求背景:为更精准地预测即将成交的商机,一些销售类企业会要求各大区、各区域及每个销售人员预估上报下月可能成交的销售机会,为了提高上报效率和分析效率,不少企业选择了通过信息化系统进行上报。

解决方案亮点:

在OA系统中搭建了上报流程,并且根据实际上报周期设置提醒。

各区域负责人接到上报计划表,可根据区域情况上报具体可能成交的客户清单及预计成交时间段。

(销售计划提交)

各区负责人上报计划后,大区负责人可自动形成查询汇总表,以方便分析,并对各区做出相关部署。

五、采购管理

1、采购核销

企业需求背景:对于采购订单量大的企业来说,采购物品的发票可能会多次延后,导致采购人员在报销付款时经常出现重复报销、漏报的情况,而且财务对账也很麻烦。

解决方案亮点:

OA通过流程、建模等功能,实现采购物品核销功能,提升报销准确性,减少财务核对工作量。

采购人员在OA发起采购申请,流程归档生成采购物品台账,记录各物品未核销数量;

(采购核销台账)

采购人员发起报销流程,选取采购批次,自动过滤掉已核销过的物品,对未核销的物品进行报销流程;

报销流程归档后自动扣减该批次对应物品报销的数量,完成精确到单个标的核销。

六、合同管理

1、合同快速发起

企业需求背景:在合同数量大,而且形式要求严格的情况下,如何快速发起一份合同?

解决方案亮点:

OA系统通过在文档引擎上传编辑好的合同模板,建立合同模板库。可选择相应模板进行在线编辑。

(合同模板库)

合同模板需限制可填写内容范围,即主体内容不能修改,只能修改允许修改的内容,如合同签约方等等。

2、合同快速查询

企业需求背景:在合同量大的情况下,为了防止拿未审核的合同去盖章,印章管理员需要另外花大量时间查找合同流程确认法务是否已经审核,大大增加了工作量。

解决方案亮点:

OA系统为每一份合同设置了一个对应的二维码,法务提交流程后,合同最后一页会自动插入二维码。

印章管理员可以通过手机APP和扫码枪扫描合同文件上的二维码,系统自动打开对应的流程,效率高而且出错率低。

七、工程管理

1、安全巡检

企业需求背景:安全检查是建筑行业日常管理中的重中之重,在原有纸质管理模式下,不能第一时间把问题发给相关责任人和上级领导,也无法有效跟踪问题的整改结果,也不利于问题的查询和统计。

解决方案亮点:

通过手机APP,发现问题及时记录,对项目现场进行拍照取证,详细记录工程现场情况,帮助管理者更好的对危大工程进行实时管控。

(移动巡检)

并且通过流程引擎,处理结果在手机端可实时追踪、督办。

八、财务管理

1、差旅补助

企业需求背景:有些企业对外勤人员出差办公,给予出差员工一定的就餐补贴。为降低成本,企业又会根据出差地点等因素制定统一的补贴标准,企业希望以上标准能确保落地执行。

解决方案亮点:

通过建模将各地区标准导入,发起补助申请流程时,可直接引用该地区数据,并且可在表单自动计算餐补金额。

(餐饮补助流程)

2、借款报销

企业需求背景:企业财务管理中涉及款项预领和备用金预支等业务场景,每月财务统计借款数据信息时,需要对未还款对应人员进行及时的提醒。

解决方案亮点:

OA系统通过建模功能,预领款申请流程和个人借款申请流程归档后,直接生成借款单据数据,包括借款人等信息。

在后台配置好提醒方式后,系统会自动触发一条提醒工作流,发送到借款人待办中,提醒该员工尽快进行报销办理。

(借款提醒流程)

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