PowerBI 云端报告批量自动转 PDF 定时发邮件，也许是最重要功能

这个功能是一个非常重要的功能。

在现实情况下，很多使用者，尤其是老板层的用户，他们很多人是不需要知道有 PowerBI 这件事的，以下内容都是不需要对这种级别类型用户公开的，包括：

向下钻取，向下展开，跨页钻取，工具提示等。

这样级别的用户需要的任何特性都应该假设：只需要常识。

在日常交互中的常识，就是一个字：看。若用三个字：直接看。

实在特别想加入高级特性的，应该不超过：页面向下滚动以及按钮。

很多制作 PowerBI Report 的人，都在假设看报告的人同样懂得 PowerBI 知识，这是需要好好思考的。

另外，啥是 PowerBI 对于这个 Level 的用户来讲，也是不重要的。

重要的只有一件事：结果。

最具有常识性的结果只有一种形态：纸。或者说打印好摆在他面前的纸。

其他所有内容，对于高级决策者而言，都是成本，无意义的成本。

他们甚至宁愿雇佣一个拎得清的助理（年薪：30W起）帮助他们过滤掉这些：

下层操作型人员认为已经完成的任务而在领导看来却不是想要的内容的转换工作。

从这个意义上来说：

领导知道 PowerBI 这个单词，也支持大家使用 PowerBI，但却自己不一定想看到 PowerBI，因为，PowerBI 不是结果。

从这个意义上来说：

一套可直接打印的 PDF 比 PowerBI 直接得多。

因此，

自动化 PowerBI -> PDF 就变得非常有意义。

可惜这件事情被拖至 2020年12月7日 才在 PowerBI Premium 中给出这一功能。

终极场景展示

假设：C Level 老板可以习惯处理电子邮件且可以打开 PDF 文件即可。

场景：C Level 老板收到一封电子邮件，打开其中的 PDF 文件附件，看到了全部想要看到的，结束。

这才是商业智能的最后100米冲刺。

作为 C Level 的决策者唯一应该知道的只有一件事：结果。商业智能，数据分析，报告，仪表板，都是形式和方法而已。

如何设置可以让 C Level 的决策者自动收到这封邮件呢？

这个邮件对于使用者的接收有几大特点如下：

• 邮件标题的自定义
• 一本详尽的 PDF 文件作为附件
• 关键信息预览
• 生成时间
• 转回 PowerBI 平台的链接

当 C Level 的决策者打开邮件的时候，他可以透过邮件正文的图片一眼看到：需要立刻知道的结果。

有数了，结束。

当他对细节感兴趣的时候，可以打开 PDF 附件查看更详细的报告内容。

当他闲着没事干而且学习了 PowerBI 来打发实在无聊的时间的话，可以点击链接跳转到 PowerBI 云端等待浏览器 5 秒打开到某个页面，如果没有登录过再输入用户名密码，如果忘了，还要查下；如果运气好，网络通畅则可以顺利进入看到一个和 PDF 一样的在线版报告。

通过这样的描述，不难看出自动化发送 PDF 一本报告的终极好处是：

将 C Level 的决策者和 PowerBI 解除了耦合关系。且决策者可以使用静态结果，速度流畅。而这种服务是被动式的。这是决策者需要的。

限制与约束

点击【订阅】按钮，就可以看到这个新的特性：

除了可以用 PDF 格式，还可以用 PPT 格式。

这么好的特性，但却有以下约束：

• 该特性自2020.12.7开始全球 PowerBI 服务更新，预计到 2020.12.12 完成。
• 只适用于 PowerBI Premium 订阅或用户版。
  • 也就是说 PowerBI Pro 没有这个功能。
  • 但目前 PowerBI Premium 个人版已经可以免费测试 60 天（参考前面文章）。
• 附件必须不多于 20 页。
• 附件必须不大于 25 MB。

最佳实践

这么好的功能，如果不能使用是一件很可惜的事。这里面的问题在于：

• 我没有 PowerBI Premium 怎么办？
• 我应该如何设置这个特性让 C Level 的用户收到邮件？

第一个问题，由于这个特性必须基于 PowerBI Premium，所以对于个人来讲，既然您已经有了 PowerBI Pro，你可以升级到 PowerBI Premium 个人版，就可以使用这个功能了。PowerBI Premium 个人版目前可以试用 2 个月，其正式售价微软并未公布，但这个设计就是为了降低售价的，相信是一个可以接收的价格，到时等到微软公布价格后，我们再议。

第二个问题，我应该如何设置这个特性让 C Level 的用户收到邮件似乎已经回答了，那就是在 PowerBI 云端设置好就行。当然，其实还有更值得思考的问题。

这篇文章的精髓在于：用数据力量服务 C Level 用户，提供结果。这是一种原则性思维。

如果用户收到邮件，发现了某个问题，他可能顺手就想点回复邮件，而显然回复邮件的对象，是微软的自动发邮件机器人。这好吗？这不好。

另一种实践如下：

• 将该邮件订阅给自己（或某个希望给 C Level 用户提供人工服务的人）
• 自己收到带有附件和预览图在正文的邮件
• 设置自动转发机制，给到相关人员
• 相关人员看到内容有问题后会回复给发件人，也就是自己

这个套路形成了闭环。体现了两大好处：

• C Level 用户被动的享受了结果，按需使用报告或 PBI 云端
• 有问题直接回复邮件，就有你（精通PBI和业务的专家）为其解答

这才是头等座舱 Level 用户该得到的服务。

久而久之，他习惯了，你就升值了，数据化也就转型了，岂不是一件美事。

反过来呢，如果没有了这种专业级服务，他会不习惯，总觉得缺少了些什么，原来，是你，一个默默的隐秘的角落，那里有需要的价值。

总结

本文描述了 PowerBI 终极重要功能的各项细节，而更为重要的是，给出了在企业实际环境中，应该考虑的极其细腻的各种事项。

很明显，这才是业务驱动，这是 PowerBI 应该回到的位置，也是很多人应该明白的价值。不要过于追赶技术，要考虑技术的价值如何传到最后。