批量合并Excel数据时“外部表不是预期格式”或“文件包含损坏数据”的两种情况

大海Power

发布于 2021-08-31 10:38:34

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发布于 2021-08-31 10:38:34

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很多朋友在用Power Query合并（汇总）Excel数据时，碰到过“DataFormat.Error：外部表不是预期格式”或“DataFormat.Error：文件包含损坏的数据”的错误提示：

将数据从PQ加载到Excel时可能也会出现类似下面的提示：

针对这两种错误，主要是由以下两种情况导致的：

1、要合并汇总的数据是从某些专业平台或系统导出的xls（2003版以前）格式Excel文件；

2、文件夹中包含了一些临时的缓存文件。

- 情况1：xls文件 -

首先要说明的是，并不是Power Query不支持xls格式Excel文件的读取，只是某些专业平台或系统导出的xls文件读取会出错而已。

当你用PQ接入某个xls文件出现错误时，基本都是这种原因。解决的办法也很简单，用Excel打开该文件，然后另存为xlsx格式即可。

当然，这种情况下，往往需要导入的文件都是一大批的，一个个打开另存可能比较麻烦，为了方便，可以收藏一段VBA代码用于自动化处理：

 Sub save_xls_to_xlsx()
    '作者：大海
    '日期：2019-11-9
    '公众号：Excel到PowerBI
    
    Dim folder As FileDialog
    Dim f, fdi As FileDialogSelectedItems
    Dim i As Integer
    Dim file_count As Integer
    Dim xls_file As String
    Dim xlsx_file As String
    Dim wb As Workbook
    
    Set folder = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
    folder.Show
    
    Set fdi = folder.SelectedItems
    
    If fdi.Count = 0 Then
        MsgBox "未选择任何文件夹。"
        Exit Sub
    End If
   
    For Each f In fdi
        xls_file = Dir(f & "\*.xls")
        file_count = 0
        Do
            If Right(xls_file, 4) = ".xls" Then
                Set wb = Workbooks.Open(f & "\" & xls_file)
                Application.ScreenUpdating = False
                xlsx_file = f & "\" & xls_file & "x"
                ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=xlsx_file, FileFormat:=xlWorkbookDefault, CreateBackup:=False
                wb.Close savechanges:=False
                Kill f & "\" & xls_file '若不想删除原文件，可注释掉本行
                file_count = file_count + 1
                Application.ScreenUpdating = True
            End If
            xls_file = Dir
        Loop Until xls_file = ""
    Next
    MsgBox "该文件夹下的xls文件（共" & CStr(file_count) & "个）已全部转换为xlsx文件。谢谢您对大海的支持！"
    
End Sub

- 情况2：临时缓存文件 -

这种情况处理比较简单，在从文件夹导入数据时，就能看到（文件名开头为“~$”），这种文件产生的原因有很多，比如文件正在打开的过程中，或者出现操作错误没有正常退出等等：