#WorkBuddy# 用 WorkBuddy 把邮件、日报、待办串成一条本地流水线：一个供应链岗的实操记录

先说结论：这套流水线让我每天早上处理邮件的时间从 40 分钟降到 8 分钟，写日报从 20 分钟降到 1 分钟。系统不依赖任何云服务，全部落在本地文件夹里，AI 只负责读文件、写文件。

我在供应链岗位，日常对接仓库、物流、订单，每天约 100 封邮件、几十个附件、一堆要跟进的节点。过去我的早晨是：翻邮件 40 分钟，手工抄进 Excel 20 分钟，凭印象写日报 20 分钟——一个半小时全花在搬运信息上，真正该干的判断和沟通反而没时间。

为什么用 WorkBuddy 而不是自己写脚本

我也写过脚本，问题在于：脚本只会算，不会写。它能帮我分类邮件，但分类完我还是得自己写日报。WorkBuddy 的差别在于三件事同时成立：

1. 能直接操作本地文件：授权后读目录、写文件、改文件，不需要我导出再上传；
2. 能跑定时任务：早上 8:30 自动跑一遍，我坐下时结果已经在了；
3. 交付物是成品：日报输出 Word / Excel，不是一段要我再粘贴的文本。

三件事摞在一起，才有资格叫「流水线」。只做其中一件，仍然是我在中间当搬运工。

一、整体结构

所有数据先落成纯文本 Markdown，理由很简单：AI 读 Markdown 便宜、稳定、可回滚，出了问题我直接改文件，不被平台的数据格式绑死。目录是这样分的：

01_mail/ —— 邮件原文，按日期分目录

06_attachments/ —— 附件按发件人+日期归档，配一份 _index.md 索引

02_log/ —— 每日工作日志

03_report/ —— 日报、周报成品

04_todo/ —— 待办板

05_memory/ —— 规则库、风格样本

这里有个反直觉的点：先定目录，再写提示词。目录定了，AI 才知道该往哪写；提示词只是把动作串起来。

二、把邮件落成本地文件

这一步的关键不在抓，在于入口就拦住敏感邮件。公司邮箱不允许 API 接入，只能用浏览器自动化读取；而正文一旦进模型，就等于离开了本机。所以我在入口加了敏感词判定，命中就只记录发件人、主题、时间，不展开正文、不下载附件。核心就两行 Python：

SENSITIVE = "薪酬", "工资", "法务", "并购", "审计", "保密", "身份证", "银行账号"

def need_skip(subject): return any(w in subject for w in SENSITIVE)

这两行是整个系统里最值钱的两行。后面所有自动化都建立在「入口可信」这个前提上。

三、规则引擎初筛，别让 AI 判断所有事

100 封邮件全丢给模型，慢且贵，还会因为上下文太长而漏。我的做法是先用正则打一遍分，只有分数高的才进模型：

RULES = (r"清关|报关|customs", "urgent", 40), (r"warehouse|仓储|仓库", "urgent", 30), (r"invoice|发票|对账", "finance", 20), (r"newsletter|通知|no-reply", "ignore", -50)

命中 urgent 的挑出来排最前，命中 ignore 的直接不进当天视图。实测 100 封里真正需要我今天动手的只有 6 到 8 封，剩下的看都不用看。

四、日报模板要把结构写死

最容易被忽略的一步。如果你只跟 AI 说「帮我写日报」，它每天输出长得都不一样，没法对比，也没法交给领导。我的模板固定四段：今日进展、卡点、明日动作、需要谁配合。提示词里把这四个小标题写死，缺一段就重跑。

五、口述即记录

剩下最后一公里：白天发生的事，晚上想不起来。我把它做成一句话就能落地——说「补一条今天的事」，就追加到当天日志；说「明天要做 X」，就进待办板；说「记住我对某事的立场」，就进态度库。不用打开任何编辑器，也不用记路径。

六、踩过的 5 个坑

1. 先与文档同频，别先上自动化。第一天我就想画架构图，结果连抓邮件都没跑通；后来只做「抓邮件 + 生成日报」两件事，三天就通了。
2. 别让 AI 自由发挥格式。结构必须写死在提示词里，否则每天输出都不一样，没法比。
3. 中间产物要人能读。我试过用 JSON 做中间层，调试时痛苦到放弃，最后还是回到 Markdown。
4. 敏感内容要在入口拦，不要在出口拦。等它进了模型再删，已经晚了。
5. 提醒必须带动作。说「某邮件未回」是废话；说「某邮件未回 → 现在回 A，抄送 B」才有人执行。

七、效果

处理邮件：40 分钟 → 8 分钟（只看被标为 urgent 的几封）

写日报：20 分钟 → 1 分钟

漏跟进的事故：每周 2-3 次 → 0（有板子盯着）

每月省下约 25 小时

真正的变化不是省时间，是我不再需要靠脑子记事。脑子腾出来做判断和沟通，这才是这个岗位该干的事。

如果只能抄一件事，建议先抄「日报模板写死结构」那一段——它不需要写代码，改一段提示词就能用，当天见效。