ERP基础数据收集的步骤,你都了解吗?

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ERP的主要作用就是对企业信息的整合,而信息的载体和表达都要通过数据完成。对项目实施来讲,基础数据的准备工作难度最大。

首先,基础数据涉及面广,涵盖了企业中所有可见信息和不可见信息。物料基本信息,产品结构数据,会计科目,供应商客户信息,部门、工厂、仓库、车间信息等等属于可见信息,这些信息在手工作业中也会用到。不可见信息如单据类型、仓库性质、计划参数等,这些信息在手工管理信息时是不会涉及到的,它们会影响到系统计算。

另外,基础数据准备的工作量大,以上各类信息的记录数从几个到几十万都有,而每条记录包含的字段又可多达上百个,两者的乘积简直是天文数字,通常造成项目延期的原因有90%来自于基础数据整理。

数据的正确性是最重要的,基础数据是许多程序正确运行的基础,如物料计划和生产计划就是根据物料文件设定的提前期、库存量、BOM结构等计算得到的,如果其中任何一个数据与实际不符,计划结果就将没有任何指导意义。

正是因为基础数据具有这些特征,从而造成了收集准备工作量大、难组织,一般需要多个部门协调,投入的人力和时间都比较多,见效周期长,因此阻力也是很大的。

为了帮助企业更有效地实施ERP,下面谈一下如何快速、低成本、低错误率地完成基础数据准备。

第一步:确定工作范围

首先根据ERP项目范围确定哪些数据需要准备,然后确定参与部门和人员配备,进而确定工作计划,切记不可将所有工作只交给一个部门甚至一个人做,必须对此项工作的艰难程度有充分的认识。工作计划中还要注意安排定期的会议,以方便工作人员之间沟通。

第二步:建立必要的编码原则

ERP软件对数据的管理是通过编码实现的,编码可以对数据进行唯一的标识,并且贯穿以后的查询和应用,建立编码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则,也为庞杂的数据确定了数据库可以识别的唯一标识方法,所谓磨刀不误砍柴工,大家切不可急于求成,忽略了这些重要的工作。

另外,编码原则的制定属于企业级标准的建立,应该按照ISO9000的标准制定和管理,尤其对于量大的基础数据(如物料主文件的编码)必须由多个部门共同确定方案。

第三步:建立公用信息

建立的公用信息包括公司、子公司、工厂、仓库、部门、员工信息、货币代码等基本信息。这些数据会在其他基础数据中被引用,并且数据量不大,可以利用较少的时间和人力完成。如果整理其他数据的时候发现缺少公用信息再补的话,整体效率和进度会大打折扣。

第四步:BOM结构的确定(根据企业情况可选)

如果企业应用生产系统、计划或产品研发模块,BOM就是必须的基础数据。这里首先应该明确原料到半成品、半成品到产品的级次关系,这步工作的难点是半成品设定的问题。如果半成品设定层次少或层次不设定,今后的统计分析就不能细化;如果半成品设定多,就会大大增加数据量。如果遇到下列情况,那么半成品要设置编码管理:对半成品建立库存账、或者采用安全库存管理、半成品对外销售或用于售后服务,除此以外半成品尽量不用编码,也不用录入软件系统,BOM 每多一层,相应增加BOM数据量的同时还会增加物料信息的数据量,我个人的观点是尽量少的BOM阶次可以使这项工作处于可控状态。

第五步:收集第一手资料,将原来的离散数据从不同部门集中

在这些离散数据中,仅物料基本信息一项,字段就包括生产、采购、销售、库存、财务的信息。在这步中,应利用统一格式的表格在各个部门间交叉流转,让各部门将与自己相关的数据填入表格,完成后传递给下个部门,以此类推,直到完成此步工作。在工作中应注意传递的安排,传递路径需提前确定。为了保证工期,可以让不同部门同时开始,然后交叉传递,或者一个部门完成一小部分后就传递给下个部门。同时,将每张发出的表格统一编号(唯一),并在部门间交接时作好记录,这样不仅可以控制进度,还能避免数据丢失。

第六步:数据检查

(1)完整性检查:完整性即记录数量是否完整。可以请企业中有经验的人员复查或计算一下总数,将其和历史数据比较。同时还要检查字段的完整性,所有的ERP软件都有必须输入的字段,如果缺少这些字段就会造成系统的不稳定,如物料的提前期、默认仓库等。另外还有一些非软件要求的必须输入的字段,对企业今后的业务和统计分析有用的字段也要列入检查范围,例如客户分类和所属地区等。

(2)正确性检查:正确性的范围很广,这里不做一一说明,可以由企业自己根据需要制定检查原则。有些错误如会计科目是资产类型的,但是因为人为错误输入成负债类型的,再比如有的物料是采购来的,但是录入成自制件,这样的错误在系统上线前必须发现并改正。

(3)唯一性检查:数据的唯一性应该从两个角度检查,常见错误有多个实物编成同一个编码,如果以后录入系统,成熟的ERP软件会提示编码已经存在,并拒绝接受。同时一个实物对应多个编码的现象也必须杜绝,这种错误ERP软件是发现不了的,必须利用人工查找,否则在上线后会发生多个账务错误。

在改正错误的同时,要做好资料版本的控制,这个工作在多部门参与的数据整理工作中尤为重要。曾经有个客户,多个部门都在同时修改一份相同的资料,修改之后的文档中只有自己的一部分数据是正确的,其他部门数据还是错误的。在录入数据时,无论以谁的数据为准都是不行的,必须用正确的数据替换错误数据后进行合并才行。由此可见,针对每类数据都应该设置负责部门和负责人员,每次修改后由负责人员将文档的版本更新,同时旧版本数据也要保存。这样做可将误操作的损失降低到最小。

第七步:将数据录入软件系统

录入前应该将基础数据原始档案归档,对于以电子文档保存的数据,应该将数据备份好,并注明整理人员、完成时间和最后版本,如果是打印的纸介质,应该将其保存在专门的文件柜中,作为重要文档管理。

接下来的的录入工作是艰巨而枯燥的重复工作。通常的录入方法有手工录入和利用工具导入这两种。这些方法各有利弊。

(1)所有软件都提供录入界面,可以调集人员将数据逐条录入,或者利用软件的复制功能复制类似的数据,然后进行关键字段的修改。这种方法比较安全,完善的ERP软件会在录入的同时自动查错,大多数前期未查出的错误可以在录入时被系统提示并禁止录入,由此保证数据的准确性。这种方法的缺点是工作量大,完成时间和记录条数是倍数的关系。如果数据量不大,推荐利用此方法,安全、可靠,事后检查工作量也小。

(2)如果项目组中有数据库高手,并且用人工录入在人力和时间上都不能实现,可以采用直接导入数据库的方法,这样做的优点是效率高,完成时间与数据表个数成倍数关系。缺点是隐含错误多,不易检查,曾经有个客户在上线几个月后发现有问题,反复检查后发现是数据中有个字段空缺造成的,但是录入的数据是可以由系统自动填写默认值的。如果采用此方法,应该在前面的检查工作中设定严格的检查步骤,尤其在正确性检查中,对重要字段要逐个检查,这项工作可以利用各种软件技术辅助人工进行。

(3)另外一种方法结合了以上两种方法的优点。曾经有一个客户开发了一个程序模拟人工工作,基本原理是首先从电子表格中读一条记录的第一个字段(模仿人眼看数据的功能),然后在ERP录入界面中的相应字段录入该数据(模拟人手的操作),再次读下个字段,再次录入程序……此记录完成后转下一条记录。此方法利用程序的录入界面录入,继承了界面录入的差错功能,同时和数据导入相比,不需要人工干预,可以一天24小时的工作,速度也是很高的,不过需要高水平的程序员,至今还只见过一个客户成功采用过此方法。

第八步:系统检核

完成录入工作后仍然不能彻底放松,必须再次检查,此时最好的方法是利用软件程序测试数据,例如将数据库备份成一个新的数据库,将企业常用的流程在新数据库中做一遍,通过检查结果的正确性来验证基础数据的正确性。

在收集和整理这两个步骤中,各企业根据自身员工的技术和特长,通常会用一些工具软件辅助数据收集和整理工作,常用的有MS Excel、Access、FoxPro、SQL server等。利用工具软件不仅能大大提高收集和整理的效率,更大的优势是能够查错,下几条简单指令就可以发现大部分错误,如果依靠人工比对检查,所需的时间和工作量都是企业无法承受的。

ERP基础数据准备这项工作的重点不是在数据本身,严密的计划和合理的组织才是完成这项艰巨工作的最好手段。

附录:

ERP实施中的基础数据准备

收集完整而准确的基础数据,是ERP成功实施的必要条件。实施ERP并不只是购买和安装一套软件,在正式运行之前有很多工作要做,基础数据的收集准备就是一项很重要的工作。

ERP系统如果没有基础数据的支持就成了无源之水无本之木,是无法运行的。如果支持系统运行的基础数据是错误的或不完整的,那么系统运行后也只能得到错误结果和不完整的信息。因此,基础数据的准备可以说直接影响到系统能否正常运行,不可轻视。

对于基础数据的收集要求就是完整和准确,那么,究竟要准备哪些数据,又如何收集才能达到完整和准确的要求呢?根据我们实施ERP的经验,以下提供一些参考借鉴。

一、基础数据支持各自子系统的同时又满足系统集成性的要求

ERP系统通常以物流、财务、制造三大体系为主,各个体系又分为若干个小的子系统,同时三大体系及其下层子系统又是一个互相集成的整体。因此我们应该根据不同子系统的功能要求和满足系统集成性的要求来准备数据。

我们以库存管理子系统为例来说明该系统的基础数据准备对该子系统的支持以及对整个ERP系统的支持作用。库存管理系统作为整个物流、制造体系的基础,一般放在物流体系中,库存管理中的相关基础数据准备尤为重要,它是系统能够良好运行的保证,也是充分发挥ERP系统功能――如运行MRP计划、进行预测操作等的前提条件。库存管理不仅应该确保信息准确,满足客户和市场的需求,还有一项重要任务是控制库存存量,加速库存周转,降低库存资金占用,从而降低库存成本。

1、物料数据

(1)物料定义及编码

根据ERP系统的通用定义,“物料”是为了产品出厂,需要列入计划的一切不可缺少的物的统称,不只是原材料或零件,还包括毛坯、在制品、半成品、成品、外购件、包装材料,甚至还包括工程工具、劳保用品、能源等等的一切物料。

ERP系统要利用计算机的处理速度和处理容量来处理大规模的数据,因此数据必须规范化编码,便于计算机识别和检索。对物料进行规范化编码是为了对物料进行高效、有序的管理,同时,有了规范化的物料编码也便于在系统中对物料进行分类、检索与统计,以及物料信息的交换与共享。

(2)物料数据设置

在ERP系统中,物料最主要的数据都存储于物料主文件中,该文件集中反映了物料的各种参数、属性及相关信息,如物料编码、名称、分类、计量单位、计价方式等等,因此最先要设置的是物料主文件。所有要在系统里使用的物料都必须先在物料主文件里建立记录,以便进入该文件后都可以查到。

一般的ERP系统,每一条物料数据都提供了许多关于该物料的描述参数,用户并不一定对每个参数都要设置,只要设置那些系统运行时必需的以及对自己进行物料管理时有用处的参数。进行物料数据设置时,有些字段的内容必须由用户自己先定义后再从中进行选择。另外一些字段的内容则可以系统提供的可选项里进行选择。对于没有可选值的字段内容,用户在建立物料记录时按实际值输入即可。

物料主文件的记录建立后,才可以在其他数据文件里创建相应的物料数据。

2、仓库数据

(1)仓库设置

库存管理经常用到的物料操作都是基于仓库和库位的,企业所有库存事务涉及到的仓库,包括厂内外、租用和销售网点的库房,都应纳入系统,明确定义。定义仓库和库位是企业定置管理的重要内容。

在设置仓库时,要先定义仓库的类型。在制造业企业,一般可以设置的仓库类型有:材料库、产品库、半成品库、副产品库、废品库、配件库等。仓库数据的设置,可以根据仓库的不同类型来进行,同一种类型也可以根据不同的需求设置多个仓库。

(2)库位设置

设置库位前,可以先对整个仓库进行分区,即设置库区。在ERP系统中,库区的设置主要以物理方位进行,如东、西、南、北区,或者根据实地的划分,按顺序来分区。

库位就是指仓库中物料存放的货架,在库区中按地点和功能进行划分,来存放不同类别或处于不同状态的物料。如物料质检前后应该分开存放,就要设置两个库位来区分。库位的设置,可以方便仓库中对物料的组织,以及出入库时对物料的管理。

每个仓库都可以设置自己的库区和库位。在设置库位时,有一个实际库位与逻辑库位的问题。实际库位是指在工厂仓库中实际存在的库位,比如一个个的货架,可以当作库位。逻辑库位是系统中虚拟设置的库位,在仓库中并不一定有,或者库位的编码与实际的情况没有一一对应,只是考虑到进行库存管理时收发货的方便,以及销售分配的合理性而设置的。当然,在实施ERP时,库位的设置最好是与实际情况相符比较合理,因为这样使库存管理更真实,否则库位对于库存管理来说将是一种“黑匣子”的操作方式。

3、库存交易类型

库存管理的主要内容就是对仓库中的物料进行收发存的管理。在库存管理中,每一笔库存交易都会产生一个交易订单号,便于查询与统计。为了使以各种不同的方式出入库的库存交易产生的订单序列号各不相同,设置了库存交易类型参数,该参数能够控制各种库存交易产生怎样的订单序列号,并能根据不同的设定,对库存交易订单做出不同的处理。更重要的是,各种不同的库存交易类型所关联的会计分录是不同的,所以系统中要给各种不同的交易类型设置相应的会计事件,这样在进行库存交易时所发生的财务关系,会清晰、自动地反映到财务模块进行相应的结算,保证仓库中实物与财务的统一,物流与资金流的同步。

在同一系统环境中,如果存在多个不同结算实体,而不同单位使用了相同的库存交易订单类型,也可以通过控制其所用的序列号参数,使其产生不同的订单序列号,这样就可以清楚地区分不同单位使用相同的库存交易类型所产生的订单。

认识到基础数据对各自子系统的支持作用及必须满足系统集成性的要求之后,我们就可以根据此来收集基础数据了。当然不同的ERP软件在系统结构和功能上会有所不同,收集数据必须同时依据所选用的软件来进行,因此采用此方法收集基础数据要求对ERP及对所选用的ERP软件都要有所了解。

在收集数据的过程中。我们不仅要考虑数据对子系统的支持,还要考虑到与其他子系统的集成。拿供应商资料收集来说,我们要注意以下一些细节,以保证整个系统集成性的要求。

(1)供应商信息需要财务部门和采购部门进行核对,保证一致性。

(2)供应商名称为供应商的法定名称,不能只写缩写。

(3)供应商编号,需要确定编码规则。

(4)供应商地点名称要确定命名规则。

(5)供应商银行帐户和帐户编号,当付款时,用户可以比较方便地看到帐户信息。

为了保证数据的准确性,必须把这几条注意点放进数据收集表的说明部分。

二、基础数据必须能最大程度地反应企业的现状

以上只是提供了收集基础数据的一个角度,为了使思路更加清晰,收集时更加方便快捷,也为了可以互相补充以避免有所遗漏,有必要研究从其他角度来进行基础数据的收集。

通过仔细的研究,我们发现为了支持系统的运行,这些基础数据必须能够最大程度地反应出企业的现状(或经流程重组后企业将来出现的状况),具体的说,这些数据给出了企业内部所拥有的各种资源以及物料及其属性,给出了企业的外部资源,给出了企业工作流程运转和变化的临界条件,给出了企业的标准加工数据和产品结构信息。

有了这些基础数据,将能够反应出企业拥有资源的现状,生产能力现状以及工作流程现状。我们可以据此来收集基础数据。

(1)收集企业内部所拥有的各种资源以及物料及其属性数据。

(2)收集企业的外部资源数据。

(3)收集企业工作流程运转和变化的临界条件数据。

(4)收集企业标准加工数据和产品结构信息数据。

三、结束语

认识到基础数据收集在实施ERP项目中的地位和作用的同时,更要注重研究基础数据收集的具体方法,并且按照数据准备的原则和要求将所需数据收集准确完整,才能保证ERP项目的顺利实施。

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