序章:逆向构建系统思维

快速高效掌握Excel技能

--系统工具创建思路剖析

导读:以终为始,结果导向,是掌握Excel技能的核心思路。

企业运作,兢兢业业谨小慎微乃是常态。细致的经营,需要建立一套生态,将经营的细节纳入其中。只需维系其自身运作起来,时不时拨弄其间的细微神经,便可让其良性循环。

做一套工具,不过是经营当中一件极其基础的事情。工具,可以帮助人们提高生产力。工具,可以帮助我们看清经营细节。

系统工具是流程、制度和数据收集需求的具体表现形式,它依托于流程、制度而创造,又促进了流程、制度的落地实施。

哲学里讲,变才是永恒不变的主题。工具也需要长久持续的优化,才能适应不同时期的需求。工具要变,实际是流程与制度要变。企业经营的生命力,也体现于此—不断迭代更新,以实现机体的新陈代谢。

经营盘面上的大数据,做到了如指掌,才能透过现象看本质;才能运筹帷幄决胜千里;才能剥茧抽丝直击要害。用Excel做成的管理工具,为全面掌控经营数据提供一个免费的工具。

两年的时间,我用Excel做了一套这样的工具,提炼了一套方法,然后再花上个一年半载,将思路整理,做成一个高效快速掌握Excel技能的案例,保留于此。

Excel的灵活性和多样性,非常符合创业公司变化性较强的特点。可以满足随时优化,随时调整的要求。从基础的函数、公式(包含数组公式)、VBA编程以及开发者工具,都为用Excel打造管理工具,提供了诸多便利之处。考虑到Excel局限性的情况下,需要对表格本身做最小化处理。即运算不宜过于复杂,Excel表格自身计算时间不宜过长。

该工具由23个工作薄,186个工作表组成。工作表之间的数据相互调用,彼此关联。日常工作,只需要对有记录工作的工作薄的特定工作表做日常登记即可,其他汇总性统计性工作表会自动计算。工作简单化,效率最大化。

在完善基础编码代码和完成日常数据录入工作之后,需要以结果为导向对各类数据进行分析汇总。这种以终为始的设计思路,是搭建Excel管理工具的重要思考方式。

创建一套工具,需要对公司经营运作做全盘的了解。只有在掌控了全局的基础上,才能做成这样的一套工具。内部流程、数据录入点、经营目标要做到了然于胸,毕竟这套Excel管理工具的逻辑基础是公司的管理制度和需要着重监测的某些经营结果。

将经营流程写进Excel,用函数或者公式表达出来,随时调取数据结果,是本套工具设计之初就需要确立的方向。思考方式和思路逻辑,就是开发该套工具的基本要求了。只有将流程和制度融入到工具中去,才能最贴近企业实际,才能最真实的反馈数据结果。

“流程是核心,数据是基础”,如何做到?只有将流程融入到每个人的日常工作中,方能建立流程。

以终为始

以结果为导向

逆向构建系统思维工作的三大基本原则:

1

构建系统框架:

对当前从事的工作,做一个合理的预判,工作的目标是什么?搭建怎样的系统框架能够帮助自己快速高效工作?在这样的系统之下,项目的最终目的是什么?如何为项目的目的服务?

用引论、本论、结论“三论”方法,好好剖析一下,有助于构架符合项目自身特性的体系思维。有一个很重要的前期条件,必须对项目做深入彻底的了解,不可过早评论或结论。否者,会引入歧途,导致错误。

2

1.01的365次方=37.78:

每天进步一点点,每天完成,一年以后,结果出乎意料之外。高处着眼,小处着笔,日趋丰满的框架,才真实可信,才有存在的价值。

3

整理、总结、反省、优化:

推进过程中,方向不变,目标不变,其间的方式可能是多变的。为最终目的服务,需要不断总结反省,优化操作,方能提炼最高效快速的方法。

可以说,以上三个基本原则, 都不是什么新鲜玩意,只是在同一框架下整理,用这样的方式呈现,就会有不一样的视觉效果。

为能够快速高效掌握Excel技能,将以一套系统工具的创建为案例,剖析整个创建思路。这套工具是16年到18年的一个具体事例—为此前一家企业所做的Excel系统工具。Excel矩阵展示如下。(未完待续)

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