巧用“条件格式”清除表格“蜘蛛网”

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在实际工作中，我们经常会根据源数据表创建动态的查询表，由于查询的内容不同，查询表中显示的条目数也不相同，如果提前设置好查询表数据区域的边框等格式。当某个查询项目发生次数较少时，被设置为空白显示的区域，表格的框线依然静态存在，看上去就像“蜘蛛网”一般，既影响表格美观，又让表格缺乏规范性。

那么， Excel中有没有某项功能或某个公式，能够清除“蜘蛛网”，让表格框线也随着查询表中所列示明细账内容的多少而自动添加或消失呢？答案是肯定的，运用Excel中的“条件格式”功能，在指定单元格中设定条件公式，并设置满足条件后的单元格格式，即可实现这一目标。

下面讲解具体方法和操作步骤。

第 1 步 打开“明细账 .xlsx”文件，切换到“明细账查询表”工作表，在 K3 单元格下拉菜单中任意选择一项，如选择“应收账款”科目，在 K1 单元格下拉菜单中同样选择“应收账款（1122）”科目。可看到左侧明细账表中列示出此科目在 2018 年 6 月记账凭证中所有内容共 6项，下面没有明细内容的区域则出现了空白的表格，如下图所示。

第 2 步 选中 A14:I14 区域，选择“开始”选项卡，选择“条件格式”“新建规则 (N)”选项；系统弹出“新建格式规则”对话框，在“选择规则类型 (S)：”列表框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”选项；在“编辑规则说明 (E)”区域“为符合此公式的值设置格式 (O)”文本框中输入公式“=$A14=""”；单击“格式 (F)”按钮，如下图所示。

第 3 步 在弹出的“设置单元格格式”对话框中选择“边框”选项卡；单击“预置”区域的“无 (N)”按钮，即可取消上下左右四条边框；单击 “确定”按钮返回“新建格式规则”对话框；此时对话框中的“预览”区域即显示之前设置的格式，单击“确定”按钮即可，如下图所示。

此时可看到 A14:I14 区域的表格框线已被全部消除，效果如下图所示。

以上设置此格式条件的作用是：如果 A14 单元格为空值，则消除 A14:I14 单元格的表格框线。

第 4 步 选中 A14:I14 区域，单击“自定义快速访问工具栏”中的“格式刷”按钮 ；此时鼠标指针变为 形状，按住鼠标左键不放并拖动，选中 A4:I48 区域（或更多区域），如下图所示。

此时可看到 A14:I48 区域的表格框线已全部被消除，效果如下图所示。

第 5 步 测试条件格式设置效果。在 K3 单元格下拉菜单中任意选择一个 2018 年 6 月记账凭证中发生次数较多的一级科目，如选择“应交税费”科目，同样在 K1 单元格下拉菜单中选择一级科目“应交税费（2221）”。此时可看到明细账表中列示出“应交税费”一级科目下的所有内容，同时表格框线已自动添加，如下图所示。

但是这个格式仍然存在一个不足之处：即明细账表中每一行区域中单元格的下框线同时也是下一行区域中单元格的上框线。这样最后一项明细内容所在行的下框线，会因为下一行 A 列的值为空值，而导致其下框线也被消除。例如，“应交税费（2221）”科目下的最后一项明细内容所在区域 A30:I30 的表格无下框线，如下图所示。

下面再设置一个条件格式，将最后一项明细内容的下框线添加上，才能让这张表格的格式完美无瑕。

第 6 步 选中 A31:I31 区域，打开设置“条件格式”功能的“新建格式规则”对话框，在“选择规则类型 (S)”列表框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”选项。2在“编辑规则说明 (E)”区域的“为符合此公式的值设置格式 (O)”文本框中输入公式“=AND($A31="",$A30"")”。其中， AND 函数代表“并且”的意思；“$A30""”代表 A30 单元格的值大于或小于空值（不等于空值）。整个公式含义是：A31 单元格的值为空值，并且 A30 单元格的值不为空值。单击“格式 (F)”按钮，如下图所示。

第 7 步 在弹出的“设置单元格格式”对话框中单击一次“边框”区域中长方形顶部，即添加上框线（左、右、下框线不添加）；单击“确定”按钮返回“新建格式规则”对话框；此时预览区域显示已设置的格式，单击“确定”按钮即可，如下图所示。

第 8 步 系统弹出“条件格式规则管理器”对话框，此时可以看到对话框中同时包含了之前设置的两个条件格式规则，单击“确定”按钮即可，如下图所示。

温馨提示

后期如需调整条件格式的规则，可选择“开始”选项卡，选择“条件格式”“管理规则”选项，弹出“条件格式规则管理器”对话框，在其中单击“编辑规则”按钮即可进行修改。

最终效果如下图所示。

第 9 步 选择发生次较少的会计科目测试效果。依次在 K3 和 K1 单元格下拉菜单中选择一级科目“管理费用”与二级科目“管理费用 \ 工资 (660201)”，可看到最终效果已成功达到预定目标，如下图所示。

· 正· 文· 完· 啦·

本文内容摘自

北京大学出版社出版

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