你需要知道的：档案数字化扫描前期准备工作

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随着信息化的发展 , 开展档案数字化扫描工作是保护纸质档案 、满足利用者方便快捷的需求 , 因此 , 应该做好扫描 工作的前期准备工作 。纸质档案数字化加工常用黑白二值 、灰度和彩色模式三种扫描 色彩模式 。我厂的档案管理扫描工作常用的是黑白二值和彩 色模 式 两种 , 扫描 的分辫 率均 “不 小于200dpi ’ , 一般情况下 , 黑白二值图像宜保存为 格式 , 灰度或彩 色图像 宜保存为 格式 , 对完成扫描的影像要逐一进行质量检查 , 不符合要求的要重新进行扫描 。扫描过程中还应注意档案实体的安全, 扫描工作结束后还要进行扫描数据备份及案卷还原入库工作 。

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提升扫描工作的效率 , 扫描软件应充分考虑可操作性与方便性。其次 ,目前我厂科技档案采用 “三点一线 ”的方式装订 , 为了方便扫描 , 确保扫描质量 , 需将装订好的档案拆开 , 以便方便采用扫描仪进行高速扫描 。随着信息化的发展 , 面对档案需求的动态变化 , 提高档案利用率 , 扫描工作已经成为档案部 门的一项常态化工作 。档案数字化成为工作的必然和重点 , 开展档案数字化工作应该从长从远谋划 , 顺应时代发展 。档案数字化扫描

加工速度慢 , 所以要充分利用计算机网络优势 , 最大限度地提供数字化档案 ,是保护纸质档案 、满足利用者方便快捷的需求 。但是如何有效地规避档案扫描过程中产生的各种风险因素 , 更多 、更好地保护扫描成果 , 成为档案室必须正视的一个问题 。在我厂的档案管理工作中 , 扫描工作是提供档案信息服务的客观需要 。

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一 、扫描工作的前期准备工作

俗话说 “知岁令方晓禾稼 ” , 所以 ,在工作中不能太急 , 不能盲 目追求进度或过于超前 , 要扎实细致地做好现阶段的基础工作 。首先 , 档案扫描的前期准备工作中 , 软 、硬件的配置是做好扫描工作的物质基础 , 良好的硬件配置可以提升扫描工作的效率 , 扫描软件应充分考虑可操作性与方便性 。其次 , 目前我厂科技档案采用 “三点一线 ”的方式装订 , 为了方便扫描 , 确保扫描质量 , 需将装订好的档案拆开 , 以便方便采用扫描仪进行高速扫描 。

二 、扫描工作流程

一 选择扫描 色彩模 式 。纸质档案数字化加工常用的三种扫描色彩模式 , 具体包括黑 白二值 、灰度和彩色模式 , 但除了蓝图等特殊档案外 , 一般不推荐采用灰度模式 。目前我厂对于大多数只有文字的纸质档案来说 , 一般采用黑白二值图像模式扫描 当采用黑白二

值图像模式不能充分反映档案内容信息时就直接用彩色模式进行扫描 。

二 选择扫描分辫率 。纸质档案数字化加工时黑白二值图像模式扫描和彩色图像模式扫描的分辨率均 “不小于200Dpi”。

三 选择 图像文件存储格式 。

纸质档案扫描后的图像文件可以存储为、 和 这三种常见且通用性较好的格式 。一般情况下 , 黑 白二值图像宜保存为 格式 , 灰度或彩色图像宜保存为 格式 , 而以单份文件为单位存储的可保存为 格式 。

四 扫描 过程 及 扫描 质 量检 查 。

实体档案的拆分后 , 按案卷将属于小幅面 及以下 扫描的文件 、图纸单独按照档号顺序排列 , 然后按顺序对及 以下 的文件 及图纸进 行高速 扫描 , 案卷 内文件属于 以上的文件 、图纸仍需按照档号及页号顺序 , 利用工程扫描仪进行 扫描 。此项工作是 同

一案卷扫描影像正确组合的基础 , 要严格 按 照档 号 及 页号顺 序进 行 扫描 ,否则会导致扫描影像无法正确挂接或者挂接错误等 问题的出现 。扫描时要注意对扫描影像进行纠偏 、调整方向等初步处理 。对完成扫描 的影像要逐一进行质量检查 , 发现影像不清晰的则进行重新扫描 发现影像排列有误 的 , 可以通过软件重新排序 发现影像方 向与日常阅读方向不一致的 , 须调整影像方向 。完成质检工作后 , 还要对卷 内目录页码与图纸 页码进行 比对 , 核对无误后挂接 电子文件 。大幅面图纸扫描结束后 , 还需要对图纸进行折叠还原的工作 。

三 、扫描过程 中应注意档案实体的安全

在扫描过程中 , 由于档案所处环境发生改变以及扫描仪灯管强光的辐照和高速扫描仪带来的机械磨损 , 都会对档案产生一定程度上破坏 。所以 , 应注重扫描操作环节对档案的保护 , 确保档案的安全 。档案从库房取出在整理室扫描过程中 , 应注意将温湿度控制在档案保护范围内 , 整理 室 内防水 、防火 、防盗 、防丢失等细节的控制管理 。我厂的基建档案 、设备档案蓝图数量大 , 而且由于档案形成年代久远 , 加上利用率高等因素 , 有些文件和图纸已模糊不清 ,甚至出现了破损 , 给扫描工作带来了一定困难 。目前我厂的工程扫描仪采用的是黑 白二值图像模式扫描 , 图像质量有一定影响 , 今后根据设备硬件和软件的情况可考虑进行灰度扫描 , 提高扫描成像质量 。

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四 、数据备份及案卷还原入库

一 数据备份 对 于 扫描数 据 ,可采用数据库 自身功能每天形成一个完整备份并定期将扫描数据以异地 、异质的形式 另行存储 、备份 , 确保数据安全 。目前我厂的扫描数据备份采用定期刻录光盘的形式进行数据备份 。