云时代,如何摆脱单机版foxmail,实现工作邮件云同步和备份?

需求场景

目前企业邮箱对于个人的邮件空间是有一定的限制,往往大家都是选用foxmail来关联公司的邮箱用于处理自己日常的工作邮件。这种常用的邮件工作方式对于强迫症人士来讲,可能存在以下缺陷:

1、邮件处理的时效性体验较差,手机发的电脑上不能同步,电脑发的手机上不方便查阅

对于长期出差的人士,一般选择用电脑的情况下处理邮件,这样影响了邮件处理的时效性,极大影响办公效率。紧急的邮件只要有两种方式:1)用手机回复,这样无法保证邮件记录的完整性;2)开启手机热点,拿出你笨重的电脑,用你习惯的foxmail回复邮件。

2、电脑硬盘损坏或遗失,历史邮件难以找回

电脑顺坏或遗失还是有一定机率出现,个人就出现过这种情况,几年的邮件再也找不回来了,这也促使我从此开始寻求同步邮件的解决方案。

云同步解决方案

方案1:使用QQ邮箱

这里不是为了安利,也是自从2014年遗失电脑开始,就采用的这种方案。

方案优势:

1、QQ邮箱容量大

我早已经是无限容量的用户,对于暂时还不是无限容量的用户,也不要紧,每三个月登录邮箱可以免费翻倍容量,我也是这么慢慢点过来成为无限容量的用户。

2、可以设置公司的邮箱作为发送邮件的默认帐号

通过QQ邮箱的“设置”-“帐号”-“默认发信帐号”,可以将公司的邮箱作为发送邮件的默认帐号。

不过大家在QQ邮箱设置关联公司邮箱的时候要注意,在“发送设置”中建议设置通过其他邮箱的STMP服务发送。当然大家也可以用由QQ邮箱代发,大家可以自己设置试试两者区别:用QQ邮箱代发,收件人会看到(由QQ邮箱代发的字眼);而通过其他邮箱的SMTP服务器发送,收件人只看到发件人的公司邮箱,是看不出来发件人是通过QQ邮箱发的邮件。

3、用QQ邮件发送公司邮件实现手机端和电脑端同步

大家用电脑网页操作的发送的公司邮件和用手机发送的邮件都是能同步的,可以保证我们收发邮件的完整性。

方案劣势:

1、QQ邮箱代收公司邮件,有延时,经常晚半个小时,而且手机上使用延时不说也就算了,关键还老没提示,不知道是手机的问题,还是QQ邮箱手机客户端的问题。

2、对于长期习惯用foxmail的人来讲,通过网页操作QQ邮箱体验比用foxmail体验差(哪怕设置QQ邮箱作为首页,也比用foxmail的体验差很多)。

方案2:使用foxmail的IMAP设置,同时配合QQ邮箱实现云备份

方案优势:

1、满足长期foxmail的使用习惯

2、解决用webQQ邮箱操作的时延问题

方案劣势:

只有一个,那就是需要定期手动导出用公司发件箱的邮件,然后导入到QQ邮箱的已发件箱内,已实现本地端和云端的同步备份。

由于用了几年的QQ邮箱时延性的问题,近期开始在使用方案2来进行日常工作邮件的处理。下面谈谈方案2的关键设置:

1、QQ邮箱开启IMAP/SMTP服务

2、foxmail邮箱导入QQ帐号,设置IMAP服务器,而非POP3服务器,建议开始SSL,提高安全性。同时,注意在设置IMAP帐号的设置时,你的邮箱密码不是QQ帐号密码,而是第一步中在设置开始IMAP服务时生成的授权码。

3、同理,在foxmail中新建公司邮箱帐号,一样使用IMAP服务器而非POP3服务器,同时设置公司邮箱为默认的发件帐号。

至此,我们的foxmail其实是实现了web邮箱的功能,不管跟我们的QQ邮箱还是公司邮箱都是同步的,而不是我们传统的单机版。也就是说,你用foxmail发送的不管是公司邮件还是QQ邮件,在网页登录公司邮箱和QQ邮箱服务器,是同步能看到的。

在此基础上,需要对于通过foxmail发送公司的邮件需要定期导出邮件再导入到QQ邮箱的发件箱中,或者直接移动到QQ邮件的发件箱中,利用QQ邮箱的大容量,以实现云服务的备份。

“互联网+”环境下信息安全的挑战

对于企业邮件使用的安全风险的问题:

1、用foxmail关联公司邮箱,不排除foxmail也就是我们的大TX公司会窃取用户密码,进而窃取邮件信息。网络时代,安全是持续的问题。相对安全的方式,还是公司的服务器有自己的邮件服务器和客户端的前提下,禁止POP或IMAP功能。当然目前企业搭建服务器并具备客户端功能的成本无法评估的前提下,如果禁用POP和IMAP功能可能会极大影响办公效率。

2、大家不妨大胆思考,如果有黑客从事企业邮件的窃取和数据分析,那该是多大的黑色产业链。比如投标前获取投标价格、投标资料、核心的技术代码资料等等。

打造适合自己的高效工作方式和工具

回归正题,通过foxmail IMAP服务器的设置和QQ邮箱配合使用,能够实现同步、云备份,在不影响用户使用习惯的同时,大大提升了便利性,大家在也不用担心手机上邮件、电脑客户端看不到,同时不管是电脑遗失还是顺坏,都不会影响邮件数据,只需要设置同步,我们的邮件就能失而复得。

对于大家目前foxmail还是当单机版使用,又想实现云同步和备份,不妨试试以上的设置方法,然后把之前的邮件导出再导入到QQ邮箱,或者直接移到QQ邮箱中。

当然,每个人的用户习惯不一样,大家如有更好的高效使用邮箱的办法,欢迎交流。

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  • 原文链接:http://kuaibao.qq.com/s/20180106G0HXGS00?refer=cp_1026

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