salesforce 零基础学习(十八)WorkFlow介绍及用法

说起workflow大家肯定都不陌生,这里简单介绍一下salesforce中什么情况下使用workflow。

当你分配许多任务,定期发送电子邮件,记录修改时,可以通过自动配置workflow来完成以上操作而不是手工做这些工作。

一. WorkFlow配置

 点击setup-->build-->create-->Workflow & Approvals-->workflow Rules或者在搜索栏中搜索workflow 然后选择workflow Rules.选择后会出现下图的引导页,用来描述workflow组成部分以及Workflow可以自动执行哪些种类型的action。从图中可以看到,可以执行Tasks,Email Alerts,Field Updates以及Outbound Messages.

点击Continue后进入列表页面,此页面显示已经创建的所有的Workflow rules。从描述信息中可以看到Workflow的执行流程为,当一条记录满足workflow rule标准条件时,便自动执行Workflow设置的action。

点击new rule 开始新建一条workflow rule,如下图所示,总共需要3步来创建一个workflow。

第一步为选择哪个Object进行workflow设置。

第二步为设置workflow的名称以及什么标准条件下才会自动执行此workflow的action,其中有几点需要注意:

  1. Evaluation Criteria的选择:系统默认情况下选择第三种,即当这条记录被创建或者被修改情况下校验下方校验规则,如果条件满足,则执行action,其中执行action部分还需要配置time trigger,这点在第三步加以描述。当选中第一种则只有当记录被创建时执行校验,选择第一种则这条记录最多只能执行一次workflow,选择第二种为每次添加或者修改操作时会执行下方校验,如果校验成功,则执行第三步的action,其中采用第二种方式则不需要配置time trigger,立即执行action操作。

  2.  Rule Criteria:这部分是workflow执行的关键,当只有workflow满足设置的校验的条件才可以执行相应的action,注意2的部分是一个下拉框,当选择另外一种formula   evaluates to true的选项时,下方则变成了一个formula框,当校验条件为true情况下才会走相关的action;

  3.  Field/formula框:用于设置标准条件,当记录满足设置的标准条件才会触发workflow配置的action,这里需要注意的是,不是所有的formula函数都支持此处的formula,       使用时需要先查看一下所用函数是否支持workflow。

第三步为配置满足标准条件的action。分成4中情况:

1.New Email Alert:https://help.salesforce.com/apex/HTViewHelpDoc?id=customize_wfalerts.htm&language=en_US

2.New Field Update:更新此workflow关联的Object的字段值;

3.New Outbound Message:https://help.salesforce.com/apex/HTViewHelpDoc?id=workflow_managing_outbound_messages.htm&language=en_US

不要以为创建完以后WorkFlow就可以用了,因为创建后默认是不可用状态,需要将其置为可用。

二.WorkFlow的注意点

  1.WorkFlow是在trigger执行以后(after trigger)满足条件才会执行的;

  2.一个WorkFlow只能作用在一个单独的sObject上;

  3.workflow的action可以设置为多个,如果有多个action情况下,先执行Field Update操作,在执行其他操作;

  4.workflow rule formula中不允许使用$Label;

  5.当sObject删除后,绑定其workflow也自动删除;

  6.当想使用WorkFlow替代trigger时,确保将workflow置为Activate以前删除相关trigger,否则会抛出异常。

详细注意点请参见:https://help.salesforce.com/apex/HTViewHelpDoc?id=workflow_rules_considerations.htm&language=en_US

总结:使用workflow可以便捷的修改数据,分配任务等,但也相应的有很多的限制。在项目中,对于适合使用workflow的操作可以选择使用workflow,使用前应考虑其功能以及限制是否可以完成你需要的工作。

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