让你效率提高300%的Excel键盘技巧

本文为简书作者傲看今朝原创,CDA数据分析师已获得授权

刚进惠普的时候,听说公司里的某个领导操作Excel从不用鼠标,感觉真是太牛逼了,满是崇拜的眼神。然而经过一段工作后发现,在Excel中,功能区的命令都可以用鼠标执行,但如果结合键盘键和组合键使用,则可以大大提高工作的效率,不仅如此,使用键盘操作还可以执行未在功能区中的命令。今天我就给大家分享下大牛们都在使用的Excel键盘操作技巧。

Alt组合键里隐藏的秘密

在windows系统中,Alt键是一个常常让人忽视的键。然而,Alt键里却隐藏了一个非常好的用途——调用菜单里的命令。在Excel中同样如此,如果我们能够熟练Alt组合键,将会快速提高我们的工作效率。接下来我们以“给表格做筛选”命令为例,给大家讲解一下Alt组合键和快捷键两种不同的键盘操作方法。本质上这两种方法并没有太大区别。

选中表格中任意单元格按下Alt键

然后依次按下A键 最后按下T键,表格已经处于筛选状态

选中表格中的任意单元格;按下Alt键,此时“快速访问工具栏”和选项卡会弹出相应的按键提示,再依次按下A、T键,表格就处于筛选状态了。

此外,选中表格中的任意单元格,按下Ctrl+Shift+L,就能调用筛选命令。

多说一句:Alt键,快速访问工具栏和选项卡都会有按键提示,我们根据自己的需要依次按下相应的按键就可以调用相应的命令。既然这样,我们就可以将我们最常用的但却找不到内置快捷键的命令记下来,多练习几次再在实际工作中使用,这会大大地加快我们操作的速度。以下是我工作中常用的Alt组合键:

孰能生巧,操作熟练后效率会大大提升

自定义快速访问工具栏的妙用

自定义快速访问工具栏位于功能区上方,默认包含了保存、撤销和恢复3个命令按钮。用户可以根据需要快速添加或删除其所包含的命令按钮。使用自定义快速访问工具栏可减少对功能区中命令的操作频率,提高常用命令的访问速度。下面介绍三种在自定义快速访问工具栏中添加或者删除命令的方法。

1.通过“Excel选项”中“自定义快速访问工具栏”添加和删除命令。选择文件—选项—快速访问工具栏—“从下列位置选择命令”—选择需要的命令—添加—点击上下“三角符号”调整顺序—点击“确定”即可。下面以添加“清除格式”命令为例来说明。

点击文件

选项

按如图所示操作

调出Excel选项对话框,除了通过文件—选项的方式调出外,还可以Alt组合键,即按下Alt+F+T 即可打开此对话框。“从下列位置选择命令”下拉菜单中,我们可以根据目标命令所在的位置来选择“常用命令”、“不在功能区的命令”、“选项卡”命令,快捷地找到我们需要添加的命令。如果不清楚命令在哪个选项下,可选择所有命令。如下图所示:

根据目标命令选择相应的位置选项

下面重点来说说上图中“自定义快速访问工具栏”框中的命令。

这里的命令从上到下排序1,2,3,4……我们如果调用其中任何一个命令,可以按Alt再加上命令的序号1,2,3,4……例如:按Alt+1打开数据透视图和数据透视表命令,按下Alt+2,启用格式刷……选中自定义快速访问工具栏框中的命令然后点击右侧的上下三角符号,可以调整命令的序号,例如:选中格式刷点击上三角符号,即可将格式刷调整到最上面,那么格式刷对应快捷键会变成Alt+1,其他的命令的快捷键也相应变化。

删除“快速访问工具栏”中的命令。在上图“自定义快速访问工具栏”框中选中需要删除的命令,点击“添加”下面的“删除”,然后点击确定即可。

2.通过菜单栏中的“快速访问工具栏”来增加或者删除命令。

此命令可直接打开自定义快速访问工具栏对话框哦

跟方法一一样了

3.右键添加或者删除常用命令到“快速访问工具栏”。此命令只对功能区的命令有效。下面以添加”删除重复项“命令为例来说明。首先在数据选项卡下找到”删除重复项“命令;右键单击在弹出的菜单中选择”添加到快速访问工具栏“。然后我们就在Excel左上角的“快速访问工具栏”里看到我们钢材添加的命令了。从快速访问工具栏中删除不需要的命令也很简单,在需要删除的命令上右键单击,选择从快速访问工具栏中删除此命令”即可。

在目标命令上右键单击,然后选择“添加到快速访问工具栏”

在“快速访问工具栏”可以看到我们刚才添加的命令了

调用和修改“快速访问工具栏”中的命令

调用:直接用鼠标在菜单栏中”快速访问工具栏“相应的命令上单击即可使用;使用快捷键,当我们按下Alt键时,“快速访问工具栏”中的命令上出现按键提示,直接按下相应的数字键即可使用相应的命令。

修改:按Alt+F+T打开Excel选项—快速访问工具栏—右侧的“快速访问工具栏”框中选中需要修改的命令—点击最右侧的上下三角符号调整—命令的顺序,调整完毕后点击确定即可。

请仔细看图上的说明

这种调用方式是不是要快捷得多,尤其是不在功能区中的命令

原文链接:http://www.jianshu.com/p/1816fd57f0a6#

原文发布于微信公众号 - CDA数据分析师(cdacdacda)

原文发表时间:2016-11-01

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