搞定GTD - 掌控流程之四:回顾

按理说,把一切事物安排妥当之后,最重要的下一步就是行动,但在GTD的维度图中却被排在了第四,估计是因为第五步行动正好连接了横轴和纵轴,行动是流程中重要的一环,如果没有行动,再好的计划也是空谈。另外,行动正好对应了6个视角中的最低一层,这一层相当于跑道,你只知道在跑道上飞奔,但为什么奔跑?需要从更高的视角去审视。

所以第四步就是回顾了(也被翻译成反思,《搞定1》中叫Review,《搞定3》中叫Reflection)。GTD的初学者经常会认为这一步太麻烦,每周都要做,而不愿去做,但实际上这五步流程是一个整体,单单学会某一步,只是改善了某一个薄弱环节,只有这五步连接成为一个整体,并且形成一个闭环时,它的功效才更会显现。

具体来说,每周回顾的意义在于:

1、把本周的工作做一个小结,看看时间都去哪了?本周主要专注于某几个领域,完成了几个小项目?

2、把收集箱再彻底清理一遍。如果你的收集箱太多,在这个环节也是一次集中检查清理的最佳时机。iPhone中的OmniFocus、录音机、照机、扫描全能王、小本子、工作记录本、办公桌上的收集盒、电脑中的Inbox文件夹、U盘上的临时文件等等,都清理一遍。

3、看看日程表中下周的事项,是不是太多?是不是可以提前准备一下?

4、看看等待清单,是不是某个委派给别人的项目需要督促一下了?是不是某个项目前进的阻碍因素已经铲除了?可以把这个项目的Context改为可用状态了?

5、还有点精力?可以看看“创意/想法”清单,看看是不是可以采取行动了?

6、可信的系统。执行每周回顾,实际上最重要的原因是要不断地更新你的系统,让你的大脑相信这个系统是可靠的,所有事情尽在掌控之中。如果你的系统陈旧,仍会有事情遗漏,你就不再相信GTD体系,这个习惯也就逐步无法坚持,慢慢地你将重归之前的混乱状态。

通过这些年的摸索,我把每周回顾要做的事项整理出一个列表,放在Evernote中,回顾时打开这个列表,一项一项地执行,从而更新我的GTD系统。我回顾检查表如下:

回顾时要注意:确保是回顾,而不是做事,如果事情超过2分钟,就记下来,而不是完成它。

  1. 查看evernote中上周的时间日志,总结上周工作,对重要事项可以统计一下花费的时间,汇总到《个人月度总结.doc》中。
  2. 清空iPhone中的照片、扫描仪软件、录音机
  3. 清空U盘、工作记录本
  4. 用kindlemate把kindle中的笔记导入,看看有没有需要处理的内容,记录到omnifocus中
  5. 清空办公室电脑上的Inbox
  6. 打开MacBook,同步OmniFocus。清除以前完成的,并不需要记录的项目(通常是周期性项目)。
  7. 把OmniFocus中的INBOX中的内容也清空。
  8. 看看未来1周的日程表,看看是否有需要提前准备的,或者需要提前处理,或者还不能转化为行动?
  9. 看看等待清单,是不是已经完成了,或者需要催一下等待的人员?
  10. 回顾OmniFocus中的每一个项目:
    • 已完成的勾去。
    • 有些标题并不是action?要有明确的目标和步骤,易于执行
    • 各个action之间的顺序需要调整一下?
    • 上下文设置是否合适?
    • 需要调整周期?
  11. 回顾职责范围内的创意idea部分。

作者原版的回顾清单是这样的:

保持清爽

收集零散的文件和材料

把积累的名片、收据和庞杂的纸质材料收集起来,放入工作篮。

清空工作篮

把待处理的纸质材料、日志、会议记录、语音信箱、献辞和电子邮件等彻底清理。

清空大脑

写下并处理一切未捕捉的新的“项目”、“行动”、“等待”、“将来/也许”清单。

保持最新

查看行动清单

把已完成的项目勾掉。查看下一步行动的提示信息并作记录。

查看翻过去的日程表事务

查看翻过去的日程表事务,寻找遗留的行动和参考资料等,把它们转移到日程表新的一页。

查看即将发生的日程表事务

查看即将发生的日程表事务(长远和短期),捕捉它们所引发的行动。

查看“等待”清单

记录应当后续追踪的行动。勾掉已收到答复的事务。

查看项目(重大结局)清单

逐一评价项目、目标和结果的现状,确倮每个项目都在执行当前行动。纵览手头项目的项目计划、辅助材料和其他材料,列出新的“行动”、“完成”、“等待”等提示清单。

查看相关的对照表

用来提示新的行动。

发挥创造性

查看“将来/也许”清单

查看当前也许可以执行的项目,把它转移到“项目”清单上。勾掉不再感兴趣的事项。

发挥创造性,体现魄力

你的系统还要补充什么新奇、巧妙、疯狂、冒险、别出心裁、发人深省的点子吗?

原文发布于微信公众号 - 申龙斌的程序人生(slbGTD)

原文发表时间:2016-08-10

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