搞定GTD - 合乎自然的项目规划法

这次介绍GTD总流程图左侧的项目分解的步骤,对于需要多个步骤的项目,需要留出专门的时间进行项目计划,分解出多个行动来。《搞定1》里称为一个项目的纵向规划,而在《搞定3》中起了个好听的名字,叫:合乎自然的项目规划法。

这个方法执共分为五个步骤:定义目标和原则、展望结果、头脑风暴、组织整理和明确下一步行动。

1、定义目标和原则

这一步中主要思考这样几个问题:

  • 你为什么做这件事?
  • 做这件事的真正目的或动机是什么?
  • 做到什么程度才算是成功?
  • 你的目标是否足够清晰明确?
  • 什么样的行为可能会损害我正在进行的工作?
  • 我怎样才能防止这类情况的发生?

我们接到一个项目后,很可能不假思索就直接下手了,但如果认真思考了上述几个问题,有些项目可能会被取消,有些项目会在内心燃起更强的动力,有些项目可能也就是做完而已。

个人感觉,当对GTD的6个高度有所认识后,一个项目拿到手后,会先在不同的层次思考一番,与个人的职责范围是否吻合?与今年的计划和目标有无冲突?是否违背个人的处事原则?自己是否能从这个项目中学到新的技能?

2、展望结果

这一步主要思考这样几个问题,要专注地思考,创造出清晰可见的结果。只做积极性思考,不考虑不利因素:

  • 成功是一番什么景象?
  • 听上去会怎样?
  • 有什么感觉?

比如一个15分钟的演讲或汇报项目,平平淡淡地讲完很容易,只要准备几张PPT,然后对着念就行了。但要想达到好的效果,就会美化PPT的图片和动画效果,利用一些演讲技巧,收集大量的素材,插入几个包袱,进行多次排练,准备好提问环节等等,工作量会大出许多倍。内心制定了预期的结果,在下一步就会分解出不同的行动来。

3、头脑风暴/集思广益

关于头脑风暴的方法在很多书中都有介绍,个人也可以进行头脑风暴。在一张空白A4纸的正中央写上项目名称,开始头脑风暴。追求数量,不求质量,不判断,不质疑,不评估,不批判。想到什么,写出来什么,不要急于分析组织。

当写不出来新内容时,可以再思考这样几个问题,可能又会写出几条:

  • 目的?
  • 害怕什么?
  • 我所不知道的?
  • 有哪些不利因素?

4、组织整理

这一步可以用xmind、freemind或MindManager等思维导图软件整理出电子格式,此时类似的内容可以分组合并,某些条目的顺序调整一下,有些事情可以描述清晰一点,有截止日期的也注明出来,重要条目可以用醒目颜色标出来。这样一幅思维导图就形成了。

5、明确下一步的行动方案

此时的思维导图中可能会有几十项,不能把它们简单地录入到GTD的收集箱中就完成了,而要从满篇的条目中马上找到2、3条下一步的行动方案(Next Action),纳入到GTD系统中,做出醒目的标记,提醒自己这几件事是整个项目的突破口,需要尽快执行!

原文发布于微信公众号 - 申龙斌的程序人生(slbGTD)

原文发表时间:2016-08-20

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