搞定GTD - 用GTD的理念治愈拖延症

关于拖延主题的权威书籍应该是《拖延心理学》,这本书在豆瓣上评分8.3,许多读者都推荐这本大作,应该是不能错过的,这本200多页的书并不能算厚,但读起来总是让人提不起神来,半本书都翻过去了,拖延的症状、心理反应、大脑的原理说了一大堆,仍找不出任何拖延症的解决办法。

有一次与老SUN聊起了这本书,老SUN的原话:

《拖延心理学》快读完了,我是为了读完这本书而坚持,个人认为此书的编辑失败直接导致了我阅读的拖延。以书中拖延四因素为例: ①对成功信心不足:书很啰嗦以至于怀疑有效性; ②拒绝被委派任务:书中说教太多方法太少; ③容易分心:书中东拉西扯常常不知所言; ④目标过于宏大遥远:太厚。 原来这本书不应该从前向后读,而应该倒着读!

这段话与我当时读这本书时的感觉一样,几次捡起书也不能看完,我们笑谈:

能够不拖延地看完这本《拖延心理学》,说明你已经治好拖延症了。

在实践了GTD两年多后,以前拖延的症状已经减轻了很多,有些在OmniFocus的截止清单还能够提前完成。拖延这毛病说来也神奇,现在回想以前拖延的场景时,竟然想不起来当时是为啥会把一个将要在上午9点汇报的PPT或文档拖到凌晨4点才写完。

老SUN的话触发了我的思考,GTD中的一些理念与《拖延心理学》附录二中的技巧汇编是一致的:

1、 确立一个可操作的目标(可观察、具体而是在的),而不是那种模糊而抽象的目标。

2、 设定一个务实的目标。不要异想天开,要从小事做起。不要过于理想化,而要选择一个能接受的程度最低的目标。

在GTD里有6个高度或6个层次(Horizons of Focus),最底下一层是跑道:这里由一堆行动所构成,最有用的概念就是Next Action,没有Next Action,项目永远无法开始推进。设定各种目标的时候一定要参考SMART原则(即具体的、可衡量的、可达到的、相关性、有期限的)。

3、 将你的目标分解成短小具体的迷你目标。每一个迷你目标都要比大目标容易达成,小目标可以累积成大目标。

GTD里强调要将目标分解成Project,再将Project分解为一个一个的Action。在GTD里的纵向项目管理方法中,也是用(1)定义目标和原则;(2)展望结果;(3)头脑风暴/集思广益;(4)组织整理;(5)明确下一步的行动方案这样五个步骤来找出所有Action。

4、 现实地(而不是按照自己的愿望)对待时间。问自己:这个任务事实上将花去我多少时间?我真正能抽出多少时间投入其中?

当你没有记录时间的时候,你永远不会对一个任务需要花掉多少时间有清晰的认识,编写一个小小的程序,你可能估计用1个小时,但实际上1天都搞不定。我强烈推荐时间日志的方法,每天简要地记录完成一些重点任务上所花费的时间(我现在用evernote),在每周回顾时统计一下,这样你慢慢地就获得了掌控时间的能力。更重要的是:只用简单的几笔,你每天会感觉到时间在流逝,如果在一天内你的时间没有花在去达成你的目标的action上,你会有一种罪恶感,你慢慢地会越来越珍惜时间,不仅珍惜大片的时间,而且珍惜碎片时间。

5、 只管开始做!不要想一下子做完整件事情,每次只要迈出一小步。

这一条与GTD里的Next Action完全一致!当你用头脑风暴思考了一堆Action后,可能会把它整理成一篇漂亮的文档,但不要忘了,要找出真正的Next Action,这个下一步行动可能只是打个电话问一件事情,或者google某个关键词,或者发一封邮件询问某个专家一个问题,不管是什么,这个Next Action执行起来可能用不了5分钟,但它会推进整个项目前进。更多的情况下,当你迈出了这一小步后,在实际执行时,你可能已经迈出了2、3步或更多步。这就是行动时候的惯性原理。

6、 利用接下来的15分钟。任何事情你都可以忍受15分钟。你只能通过一次又一次的15分钟才能做完一件事情。因此,你在15分钟时间内所做的事情是相当有意义的。

这个15分钟划分有点类似番茄工作法,只不过番茄工作法的默认时间是25分钟。当一个人的自控能力增强时,你的无打扰工作时长可能是45分钟甚至更长(对于编程工作来说,1小时比较合适)。别管它是15分钟,还是25分钟,GTDer需要不断地锻炼专注Focus的能力,我在写本文时,把QQ或即时通等其它窗口全部屏蔽,中间被电话打断2次,记录到Inbox中,然后快速回到专注状态。

7、 为困难和挫折做好心理准备。当你遭遇到第一个(或者第二、第三个)困难时,不要放弃。困难只不过是一个需要你去解决的问题,它不是你个人价值或能力的反映。

GTD里并不直接帮你应对困难和挫折,但“情境Context”的概念会在应对这个问题有点帮助。当你准时到达某个会议现场时,却听说会议推迟了半小时(这在国内会议中是常有的事!),一般的参会人员会抱怨组织会议的人多么混蛋,浪费了这么多人这么多的时间,或者闲聊来打发掉这段时间,但GTDer会利用这宝贵的30分钟,他打开GTD系统里的情境清单,找到这段时间内可做的事:看看TED,看看《得到》,分解一个小项目,上网搜索某个关键词,看看RSS或博客......然后完成一个任务,在会议真正开始前,他已经从他的清单里划掉一项Action。

8、 可能的话,将任务分派出去(甚至扔掉不管!)。你真的是能够做这件事的惟一人选吗?这件事情真的有必要去做吗?

这是GTD里处理一个Action的方法,把事情委托Delegate出去,然后把该Action设置为“等待”状态,如果这个任务有截止时间,你会在截止前得到提醒,会在某个时间点过问一下事情的进展。另外在每周回顾的时候,也有一个机会去回顾处于“等待”状态的事情,你会根据事情的重要程度、难易情况,选择继续等待下去,还是去过问一下。

9、 保护你的时间。学会怎样说不,不要去做额外的或者不必要的事情。为了从事重要的事务,你可以决定对“急迫”的事情置之不理。

GTD里的收集箱的概念是第一道关卡,当某个领导通过即时通发来一条信息或一个文件,你需要对这个事情的急迫程度作出判断,是2分钟内就要完成?还是半天完成?还是本周内搞定?如果不是1小时内完成的急事,你完全没必要中断自己的事,只需把这条消息快速写下来,扔到Inbox中就行了,当你完成了25-45分钟的专注时间,下一个时间段才是处理这个Inbox中的时候。

《拖延心理学》的最后3条我没有找到与GTD的对应关系,列在这里吧:

10、留意你的借口。不要习惯性地利用借口来拖延,而要将它看做是再做15分钟的一个信号。或者利用你的借口作为完成一个步骤之后的奖赏。

11、奖赏你一路上的进步。将奖赏聚焦于你的努力,而不是结果。小心非此即彼的思维方式:你可以说杯子是半空的,也可以说它是半满的。

12、将拖延看成是一个信号。停下来问自己:“拖延传递给我的是什么信息?”

原文发布于微信公众号 - 申龙斌的程序人生(slbGTD)

原文发表时间:2016-08-17

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