搞定GTD - 参考资料的归类方法

在GTD标准流程中，对于一些事情(Stuff)可能暂时无法采取具体行动，但将来还有用，那么它们就是参考资料，一定要做好归档。当项目开始运作时，要能够方便地找到。在进行项目计划分解和每周回顾时，也需要经常参考归档的参考系统，所以对所有资料的归类也是一门学问。根据近5年的GTD实践，感觉把电脑的文件夹结构与GTD中的几个职责范围相对应也是一种非常不错的分类方法。

我的纸质材料不太多，如果不需要保留原件的，我扫描或拍照后存放。对于质量要求不高的，用办公桌上的高拍仪拍照后存入，或用iPhone中的扫描仪全能王APP处理后存入，对于质量要求比较高的证书、合同等还是用专业的扫描仪存档。在项目活动频繁时，纸质材料备在办公桌旁边，装在透明L型文件夹中，当项目告一段落时，全部电子化归档。

我的电子文档主要用3个文件夹来存放。

（1）shenlb里是我的所有关键资料的主文件夹，每周同步一次。这个文件夹使用频率最高，所以一定要与系统盘C盘分开，放在D盘，如果经济条件允许就放在SSD硬盘中，快好几倍。

（2）shenlbArchive是备份一些很旧的项目而用的，这样就可以控制shenlb文件夹的大小，这里面的项目可能与最近的职责范围关系不大，平常查阅的机会不太多，主要按年度和月份划分子文件夹。

（3）photo.and.video是生活的照片和视频，由于这类文件占空间很大，单独一个文件夹存放。

shenlb这是最主要的文件夹，主要按自己的责任范围来划分：

（1）Inbox，在搜集那一节里提到，这个对应于GTD中的收集箱功能。把QQ接收的文件、浏览器下载的文件都设置到这个目录中，在桌面上设置一个快捷方式指向这个目录，所有内容都在这里待命，需要定期清空这个Inbox中的内容，纳入到你信任的GTD系统中管理好。

（2）Projects，这里是未完成最近一直要跟踪的项目，里面用不同的子文件夹来管理不同的项目。已完成的项目，如果与当前项目关系密切，也放一个子文件夹中，这样交叉查找时比较方便。

（3）Self与自我管理有关的内容，博客写作、月度总结、学习新的技能等。一些私人相关的材料，比如证书、身份证扫描件等等。

（4）Family家庭：家庭有关的资料放在这里，一些收据、孩子教育的材料、孩子的资料等。

（5）Work工作杂事：工作上的一些杂事或管理性的事务，一些公文等。

（6）Health健康：与健康有关的一些知识，自己的一些走路记录等。

（7）Financial理财：理财知识、保险单据等。

（8）Hobby兴趣爱好：也都有相应的文件夹。

（9）Misc杂类：不好分类的暂时放在这里，每年整理一下。

（10）Friends朋友：校友、同学等通讯录等。

（11）还有几个文件夹，可以根据个人的工作重心调整，比如src是一些参考的源代码，IT里全是与信息技术有关的参考资料，backups是一些博客的备份和evernote的备份、Kindle笔记的备份等。

我的备份方法：

经常听说哪个同事的硬盘突然坏了，几年的程序和文档都找不到了，商业修理硬盘的要价吓死你！如果你不省得出那笔钱，说明你的数据还是不值钱。所以说要养成定期备份的习惯，我是每周一次备份。

我试过back2zip等好几种备份工具，都感觉不理想，最后还是用windows中自带的小软件搞定，这个小软件就是robocopy：

robocopy.exe这个命令内置在Windows7中，建一个批处理文件robo.bat，下面一行命令就可以同步备份某个文件夹到另一个文件夹中，假设G盘是移动硬盘：

robocopy d:\shenlb G:\shenlb /MIR 命令行参数MIR的助记法：认为是mirror镜像的前三个字母

如何查找文件：

一个小工具软件好用到令人发指，就是everything，当前稳定版本为V1.3.4。在给文件起名时，文件名一定要稍微长一些，加上日期和一些主要的关键字，如果是别人写的就加上作者的名字，重要的阶段成果加上v1、v2这样的版本号。在everything中输入关键词，1秒内找到！