搞定GTD - 参考资料的归类方法

在GTD标准流程中,对于一些事情(Stuff)可能暂时无法采取具体行动,但将来还有用,那么它们就是参考资料,一定要做好归档。当项目开始运作时,要能够方便地找到。在进行项目计划分解和每周回顾时,也需要经常参考归档的参考系统,所以对所有资料的归类也是一门学问。根据近5年的GTD实践,感觉把电脑的文件夹结构与GTD中的几个职责范围相对应也是一种非常不错的分类方法。

我的纸质材料不太多,如果不需要保留原件的,我扫描或拍照后存放。对于质量要求不高的,用办公桌上的高拍仪拍照后存入,或用iPhone中的扫描仪全能王APP处理后存入,对于质量要求比较高的证书、合同等还是用专业的扫描仪存档。在项目活动频繁时,纸质材料备在办公桌旁边,装在透明L型文件夹中,当项目告一段落时,全部电子化归档。

我的电子文档主要用3个文件夹来存放。

(1)shenlb里是我的所有关键资料的主文件夹,每周同步一次。这个文件夹使用频率最高,所以一定要与系统盘C盘分开,放在D盘,如果经济条件允许就放在SSD硬盘中,快好几倍。

(2)shenlbArchive是备份一些很旧的项目而用的,这样就可以控制shenlb文件夹的大小,这里面的项目可能与最近的职责范围关系不大,平常查阅的机会不太多,主要按年度和月份划分子文件夹。

(3)photo.and.video是生活的照片和视频,由于这类文件占空间很大,单独一个文件夹存放。

shenlb这是最主要的文件夹,主要按自己的责任范围来划分:

(1)Inbox,在搜集那一节里提到,这个对应于GTD中的收集箱功能。把QQ接收的文件、浏览器下载的文件都设置到这个目录中,在桌面上设置一个快捷方式指向这个目录,所有内容都在这里待命,需要定期清空这个Inbox中的内容,纳入到你信任的GTD系统中管理好。

(2)Projects,这里是未完成最近一直要跟踪的项目,里面用不同的子文件夹来管理不同的项目。已完成的项目,如果与当前项目关系密切,也放一个子文件夹中,这样交叉查找时比较方便。

(3)Self与自我管理有关的内容,博客写作、月度总结、学习新的技能等。一些私人相关的材料,比如证书、身份证扫描件等等。

(4)Family家庭:家庭有关的资料放在这里,一些收据、孩子教育的材料、孩子的资料等。

(5)Work工作杂事:工作上的一些杂事或管理性的事务,一些公文等。

(6)Health健康:与健康有关的一些知识,自己的一些走路记录等。

(7)Financial理财:理财知识、保险单据等。

(8)Hobby兴趣爱好:也都有相应的文件夹。

(9)Misc杂类:不好分类的暂时放在这里,每年整理一下。

(10)Friends朋友:校友、同学等通讯录等。

(11)还有几个文件夹,可以根据个人的工作重心调整,比如src是一些参考的源代码,IT里全是与信息技术有关的参考资料,backups是一些博客的备份和evernote的备份、Kindle笔记的备份等。

我的备份方法:

经常听说哪个同事的硬盘突然坏了,几年的程序和文档都找不到了,商业修理硬盘的要价吓死你!如果你不省得出那笔钱,说明你的数据还是不值钱。所以说要养成定期备份的习惯,我是每周一次备份。

我试过back2zip等好几种备份工具,都感觉不理想,最后还是用windows中自带的小软件搞定,这个小软件就是robocopy:

robocopy.exe这个命令内置在Windows7中,建一个批处理文件robo.bat,下面一行命令就可以同步备份某个文件夹到另一个文件夹中,假设G盘是移动硬盘:

robocopy d:\shenlb G:\shenlb /MIR 命令行参数MIR的助记法:认为是mirror镜像的前三个字母

如何查找文件:

一个小工具软件好用到令人发指,就是everything,当前稳定版本为V1.3.4。在给文件起名时,文件名一定要稍微长一些,加上日期和一些主要的关键字,如果是别人写的就加上作者的名字,重要的阶段成果加上v1、v2这样的版本号。在everything中输入关键词,1秒内找到!

原文发布于微信公众号 - 申龙斌的程序人生(slbGTD)

原文发表时间:2016-08-16

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