从SAP最佳业务实践看企业管理(135)- 企业标准采购作业流程及其内部控制

关于企业标准采购作业流程及其内部控制的构思

在生产型企业,为销售而生产、为生产而采购是一个环环相扣的物料输入输出的动态过程,其采购流程运行的成功与否将直接影响到企业生产、销售和整个供应链的最终获利情况。因此企业的采购流程在企业经营过程中扮演着重要的角色。

然而,目前不少企业采购流程却不尽科学、采购机制不尽合理,影响了采购的效率以及整个企业的运营。本文试结合《内部会计控制规范——基本规范》和《内部会计控制规范——采购与付款》,探讨有关企业标准采购作业流程的基本架构及其内部控制。

一、标准采购作业流程应实现的控制目标

(一)合理、经济地进行采购业务。建立标准采购作业流程可以保证购入的物品符合生产经营的要求,同时根据生产经营的需要量以及市场的供应情况等,合理、经济地确定各类物品的采购量。

(二)保证采购的物品及时、足额入库。由于采购业务频繁、种类繁多、存放地点分散,因此容易发生损坏、短缺和被盗等。保证采购物品的安全、完整是标准采购作业流程控制的重要目标。

(三)及时支付采购的各种款项。建立标准采购作业流程可以保证对已验收入库的采购物品,按照合同的规定及时支付相应的款项,以维护单位良好的信誉。

二、建立标准采购作业流程应具备的条件

(一)诚实胜任的员工

对采购业务的执行人员要进行严格考核、筛选和岗位培训,包括严格的后续教育,不断提高采购与付款业务人员的专业素质和职业道德。有条件的单位可以和采购与付款人员签订内部信用合同或者建立雇员忠诚保险制度、工作轮换制度,防止人为舞弊。

(二)明确的职责分工

按照不相容职务相互分离原则设立职能部门或岗位,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。即采购业务的全过程不能由一个人或一个部门单独办理。任何职员或部门都不能在未经其他职员或部门核准、复核或记录的情况下完成采购业务,以减少发生错误或舞弊的可能性。

(三)建立严密的业务文件与档案制度

即以书面形式描述采购业务的组织、执行,以及内部组织结构和业务部门或人员的隶属关系及采购业务各环节所必需作的记录。建立完整的采购登记制度,加强请购手续、采购订单(合同)、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

采购业务运作过程所需要的凭单或表册(如请购单、验收单、入库单等)要采用事先顺序编号或多联单形式,充分发挥控制功能。

每次采购完成后,应将不同的采购申请单、采购计划、采购订单(合同)、采购方式、询价等资料,分类整理成供应商资料卡、物品类别资料卡、备忘录等,以供今后参考或备查。

(四)控制资产与记录

各项资产的增减、保管以及记录资料等限制非授权人员接触,防止贪污盗窃资产和伪造、篡改记录的舞弊行为。

(五)健全内部审计制度

定期检查各项采购业务及其执行结果,及时纠正制度未得到有效执行或由于工作疏忽而形成的差错等,促进采购业务内部控制的有效实施。

三、标准采购作业流程基本架构

(一)请购。使用部门或仓储部门根据单位预算、实际需要等填写“采购申请单”一式两联,经本部门负责人或相关部门共同或逐一核准后,第一联存根自留,第二联送采购部门。

(二)采购计划。采购部门根据各申请采购单位已获批准的“采购申请单”编制采购计划。采购计划的内容包括:品名、规格、质量标准、数量、结算单位价格、交货日期、结算方式、预付货款比例和时间、运输工具、违约条款等。采购计划至少一式三份。

(三)审批。采购计划的批准,由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要等进行审批。除特殊情况外,单位超过限定金额的大宗采购必须由单位管理层集体决策审批。对于长期需用的物资,应实行定期招标制度。经审批后的采购计划,送交仓储部门、财务部门和本部门留存。

(四)签约。采购部门根据采购计划办理采购业务,“货比三家”后,同客户签订采购合同,合同复印件应送达仓储部门和财务部门。(合同评审)

(五)验收。采购物品到货后,采购部门应将送货单、发票(随货同行联、抵扣联)与合同核对无误后,根据合同点验物品数量,检验部门验查物品质量,由采购部门开具“验收单”一式四联,留存一联据以登记物品采购台账、一联送检验部门、一联送仓储部门。

(六)入库。“验收单”仓库记账联随货送交物品仓库,保管人员查收物品,填制“入库单”一式三联,办理物品入库手续,并登记物品保管账。

(七)审核。“入库单”财务记账联和“验收单”财务记账联送交财务部门,物品会计检查无误后,编制记账凭证。

(八)承付。采购部门将“入库单”连同发票(随货同行联、抵扣联)和运输费用发票向财务部门申请付款,填写“付款申请书”,转交财务部门负责人审核后,通知出纳人员据以办理结算。

(九)记账。出纳人员把结算完毕的凭证交会计编制记账凭证。

(十)核对。各记账凭证经复核后,交会计登记物品明细账、银行存款日记账和相关明细账,月末核对物品明细账和总账,核对财务部门物品账和仓储部门物品账、采购部门物品台账。

(十一)清理。在途物品和验收不合格的物品的退货、更换、扣款或索赔等。

原文发布于微信公众号 - SAP最佳业务实践(sztunxi)

原文发表时间:2016-05-08

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