excel数据排序的常用方式

今天跟大家分享几种常用的数据排序方式

在excel中整理数据、作图或者其他数据汇总操作,常会遇到对某一列数据排序的需求。当然用肉眼观察手动排序肯定是不现实,今天跟大家分享集中常见的数据排序方式,包含有函数、菜单以及智能表格。

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函数排序

rank()

rank函数是excel中的专用排序函数,可以给出某一单元格数值在某一列中的名次。

E2单元格中语句为“=rank(D2,$D$2:$D$11)”

第一个参数是要排序的目标数据,第二个参数是要排序的目标数据区域。这里有一点很重要,目标区域一定要使用绝对引用,否则函数公式在向下填充的时候容易出现错位,排序结果无效。

large函数

large函数用法稍微有点儿复杂,这里跟大家详细讲解一下。

large函数需要给出指定名次才能给出数据区域的相对应数值。

I14=LARGE($D$14:$D$23,H14)

I14单元格中公式可以看出来,large需要给出第二个排名参数才能给出具体对应的得分。因而想要对D列数据进行排名,需要一列顺序排列的名次数据作为辅助数据(H列)。

有没有可以摆脱辅助列直接使用一个函数语句结果排序问题呢?

当然可以,不过语法会比较复杂一点,需要使用到large函数的数组用法:

首先用鼠标选定存放排序数据的单元格(一定要注意原数据有几个就选定几行,不能多也不能少)

=LARGE(D14:D23,{1;2;3;4;5;6;7;8;9;10})

然后在公式编辑框种输入以上函数:第一个参数是待排序的源数据区域,第二个参数是一个数组用来显示输出的所有名次对应分数。

然后重点来了,千万不能公式输完就立马按enter键,因为选定的是一组单元格区域,这里输出的时候需要先按住Ctrl+shift然后再按enter键才能输出正确的排序分数。(记得一定要注意顺序,先按Ctrl+shift,然后再按enter键)

使用数组好处是不用额外添加辅助排序数据,当然如果嫌公式复杂也可以使用之前的辅助数据加large函数。

当然既然有降序排序函数,当然也有升序排序函数,就是large函数的搭档:small,这个在这里不做详细说明,因为这两个函数语法一模一样,只是名称不一样,上述两种large函数的用法对于small函数同样适用,只是输出的结果是升序排序的。

这里只给大家看下排序结果。

菜单:

当然菜单排序肯定大家就比较熟悉了,这里只是做个小小的介绍。

选择数据——排序与筛选就可以看到排序菜单。

点击升序或者降序会弹出排序菜单让你选择是否拓展当前选区。

以下就是是否扩展选定区域对排序结果造成的不同影响,默然是扩展当前列,这样对某一列排序的同时,其他列会同步变动,而以当前选定区域排序则只对当前选定的列排序,其他列则不变动。

一般情况下,我们都会让数据同步变动,否则只有一列变动,则横向的数据记录就会错乱。

智能表格:

这种排序方法也很简单,只需要把原数据区域套用表格就可以轻松完成排序。

智能表格套用有三种方法,只是入口以及样式不同,效果和功能是一样的。

  • 插入表格

选定原数据区域——插入——表格——确定(如果原数据区域带有标题行并且选择的时候选择了标题,则需要勾选表包含标题,否则不用勾选)

确定以后,表格区域每一列都会带上下拉列表,在得分列表里选择排列顺序并确定

然后整个表格区域都会随着得分的排序结果同步更新

  • 套用表格样式

选择源数据区域——开始——样式——套用表格样式

在诸多样式中选择一款样式套用并确定

弹出菜单与上一种方法一致,之后的操作不再介绍。

  • Ctrl+T

选择原数据区域——Ctrl+T

这种方式最为快捷,但是无法自定义样式配色,不过可以再生成智能表之后,选择表格工具,在表格样式中选择自己喜欢的样式进行套用。

通过智能表格套用的样式都可以转为普通单元格区域,转化方式是选种智能表格,在表格工具——设计——工具中选择转化为区域

就可以将智能表格转为普通单元格区域。

原文发布于微信公众号 - 数据小魔方(datamofang)

原文发表时间:2016-03-12

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