避免再次入坑,你需要知道的十种常见时间管理误区

文章原创首发于微信公众号「 TGO 鲲鹏会」,原文地址:避免再次入坑,你需要知道的十种常见时间管理误区

你在时间管理方面做的如何?如果你和大多数人的答案一样,那么你一定也会觉得时间不够用,一个任务接着一个任务,需要不停地加班才能赶在 deadline前完成工作。我们都知道,合理安排时间才能更加有效地工作,但我们却很难改进。在这篇文章中,我们将看到 10 种最常见的时间管理误区,并帮你克服它们。

不能有效使用计划列表

如果你时常忘记做重要的工作,那说明你没有制定计划列表的习惯,或制定了计划列表,却不会有效地使用。

使用计划列表的误区往往和安排任务的优先级有关,很多人会用 A - F 来区分任务优先级( A 代表最优先的事情,F 代表低优先级的事情 )。但我们的建议是可以使用 A - D ,或更简单的数字进行区分。

此外,我们还要杜绝在计划列表中出现如“开始做预算”这种很大、很模糊的项目,因为通常这种工作都会因为缺乏细节而被我们忽视。所以,将大项任务或项目分解成具体的、可操作的简单步骤,这样你就不会错过任务列表中的任何一件重要事情。

不设定个人目标

你知道六个月后你会在哪里吗?你知道明年这个时候,甚至是十年以后你会在哪里吗?如果你不知道,那么从现在开始,你就需要设定一些个人目标了。

设定个人目标对管理好自己的时间非常重要,因为只有确定了目标,才会有方向和愿景。知道自己要达到什么目标,才可以根据这个目标管理优先级、时间和资源。同样是因为有了目标,你才能确定应该在什么事上花最多时间,什么事会分散注意力。

在这里为大家推荐两本书,《 Locke's Goal Setting Theory 》—— 了解如何设定 SMART,设定有效的目标;另外一本是 Eric Haseltine 的《Long Fuse, Big Bang》—— 了解如何专注长期目标,同时不忽略短期重要的事情。

不能安排好任务的优先级

当你正在构思一款产品客户端时,你的同事告诉你现在有个紧急的项目需要立刻处理,虽然你确信刚刚想出的方案是完美的,但还是会因为这个“紧急”情况打断你此前的所有思路。

我们在有很多重要任务的时候的确很难确定事情的优先级,但如果想更好地管理时间,就必须学会如何有效地安排任务优先级。如果你确实无法明确地将任务分级,可以试试使用 Action Priority Matrix 这款工具,它可以有效地安排事情的优先级,会帮助你确认当下的任务是高产出、高优先级的,还是低价值、可替代的。当然,如果你已经知道两者的差别,就可以更好地管理有限的时间。

不能管理好干扰事项

有些人因为身边有过多的干扰事项,一天会分心长达两个小时以上。仔细想一想,如果有这些时间,你能做完多少工作。无论干扰事项是邮件、IM 聊天、接电话、还是处理同事的问题,在我们认真工作的时候,它都会 100% 干扰到我们的工作状态,打断集中力。

如果想利用好自己的每一天,让自己每天都以最好的状态完成工作,那你必须要了解如何最小化干扰事项带来的影响,有效管理好因为处理这些事情中断的工作。

比如,当你需要集中精力的时候,关掉 IM 聊天工具,当其他人来打扰你时,让他们知道你反感这样的事情等。但即使这样,我们的工作中也很难完全杜绝这些干扰,你需要学会在面对干扰时提高自己的注意力。

拖延

当你推迟手头该交工的工作时,你已经开始拖延了。虽然大多数人拖延都是因为害怕某项任务,但如果你不能按时完成工作,那会导致接下来的每一项工作都不能及时完成。通常人们都会为一项任务的周期很长而感到焦虑,以至于最终选择拖延。但当你把这件事情想成小事的时候,我们就会很快完成。所以克服拖延一个最有用的策略就是告诉自己:这项任务只需要十分钟就可以了。

除此之外,你也可以使用 Action Plans 来帮助你戒掉拖延症。它可以帮助你将大的项目分成几个让你一目了然的小步骤,这样你就不会在项目开始阶段感觉无从下手,只需要根据这项工具来一项项的完成即可。

自己承担太多

如果你很难拒绝别人的请求,那我相信你手头上的工作一定会太多,不但压力会增大,同时也会导致你自己的工作效率不高,从而心生厌烦。

也许你因为不相信其他人会把工作做好,一直坚持亲力亲为,但你却不知道这样会浪费你大把的时间和精力,可能最终还会因为你不能尽心尽力地完成工作而名声扫地。

如果你想要改变这种现状,就要学会一种微妙的语言艺术 —— 在不侵犯 / 伤害他人的同时,拒绝不属于自己的任务。这样不但可以帮你维护良好的团队关系,还可以让你的工作压力大大减少。

太忙

有些人总是忙得焦头烂额,邮件永远回不完、文件永远看不完以及开不完的会,总是勉勉强强才能赶上最后的 deadline 。但问题是,习惯“忙碌”的人,通常都不会及时有效地工作。相反,试着放慢脚步,让自己踏实下来,也许你就能学会更好地管理自己的时间。

建议大家阅读 Michael Bungay Stanier 的《 Do More Great Work 》,这本书讲述了很多减缓忙碌的工作方法,可以帮助大家更加集中地参与到重要的工作中。

同时做多任务

举个例子。为了做更多工作,Linda 通常在给客户打电话的同时写着邮件。然而,虽然 Linda 认为她很好地利用了自己的时间,但事实是 —— 当你同时做多个任务的时候,你需要花费比完成一项工作多出 20% - 40% 的时间。从而导致每项工作都做不好,每项工作的错误量都大大增加。

所以,最好的方法是不要同时做多个任务,而是专注于一项工作。这样完成工作都质量才是最快、最高的。

不休息

如果你能连续工作 8 - 10 个小时不休息,那你当然非常优秀,尤其是在赶 deadline 的时候。但如果大脑不能有充足的休息和充电时间,任何人都不能完全集中精力,做出高质量的工作。所以不要觉得休息是“浪费时间”,休息是为了让你更创造性地思考,更高效地工作。

如果你很难停下手中的工作,那就尽量安排好自己的休息时间,试着每 1 - 2 小时休息 5 分钟。你可以设定闹钟作为提醒。可以到楼道广场快步走,可以去喝杯咖啡或在办公桌前沉思。

无效的工作安排

无论你是早起的晨跑者还是夜猫子,我们每个人都有着不同的生活节奏,在每天的不同时段注意力会大大集中。但不要在自己的精神疲惫时段安排重要工作,因为即使看起来像是在工作,你的大脑也只是在敷衍了事。我们可以试着这样做:在精神高峰时段充分利用时间安排重要工作,在大脑“停机时间”做普通工作。利用这一点,我们就可以完全杜绝无效工作时间。

原文链接:https://www.mindtools.com/pages/article/time-management-mistakes.htm

原文链接:https://www.mindtools.com/pages/article/time-management-mistakes.htm

原文作者:Mind Tools Content Team

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