大数据告诉你:如何让大忙人及时回复邮件

导读 想让那些每天被邮件轰炸的大忙人也能及时回复你的邮件,也是需要技巧的。字数适当、标题要短、像小学生一样写作、提出问题、稍稍显露情绪,that's all。

网上教人们如何写邮件的建议不少,但大多还没有数据做支撑。最近,邮件效率服务商Boomerang通过分析5300多万封邮件数据,找出了一些影响邮件回复率的窍门。总结起来就是两大点,方便他人及勾起兴趣。

首先,不要让对方觉得回复你邮件是件耗时耗力的麻烦事。要缩短的就是对方阅读邮件内容的时间,其中就涉及内容的长度和阅读难度。

邮件长度与回复率的关系。

图片来源:Boomerang调查报告

由于Boomerang统计的都是英文邮件篇幅。按照翻译时中文原稿的字数约为英文译稿的1.5倍,我们只能大概估算下,中文邮件最佳长度可能在75到188字之间。

当邮件长度超过2500个英文单词时,回复率就低于35%了。如果想发长篇大论,最好以附件形式发送;另一方面,当邮件长度低于50个单词时,邮件回复率也会迅速降低,一封只有25个单词的邮件,与一封2500词长的邮件一样只有44%的得到回应机率;而如果邮件只有标题没有内容,得到回应的机会更小,只有 11%。标题越长,得到回应的机会越小。当然,主题也是不能为空的,通常没有标题的邮件回复概率只有 14%。

除了控制字数,此次研究最大发现之一就是,电子邮件的阅读难度也会影响回复率。像一个小学3年级学生一样写作时效果最好。

邮件阅读难度与回复率关系。

图片来源:Boomerang调查报告

即使是给知识能力水平高的人发送邮件,也应当尽量简化缩短语句,使用最简单明了的词汇。“要让收件人一目了然地知道自己到底需要做什么。”Mattan Griffel建议,如果不得不写一封非常冗长的邮件,那就把希望对方做的事情放在最前面。将段落拆成短句,将重要部分加粗或者斜体。“一两个句子成段好过一大段文字。”

勾起收件人兴趣也是提高回复率的好方法。比如可以在邮件中向对方提出几个好问题。统计数据显示,当你在邮件中提出一到三个问题,邮件会有 50% 的概率得到回复。“当人们不忙的时候,让人产生好奇的邮件吸引他们;但当人们忙的时候,好奇心减弱,实用主题的邮件更多地被阅读。”宾夕法尼亚大学沃顿商学院教授Adam Grant表示。不过贪多可没什么好处,包含8个问题的邮件比只有3个问题的回复率要少20%。

另外,别以为客观讲事实才是最好的,其实影响回复率的关键因素还有邮件的表达情感和写作角度。Boomerang发现,邮件内容稍显积极或消极,是最容易得到回应的。此外,主观内容一般比客观内容的回复率要高 8%。

邮件情感态度与回复率的关系。

图片来源:Boomerang调查报告

统计数据显示,相比于完全中性的邮件内容,轻微积极或者轻微消极的邮件内容,可以让回复率提高 10% 到 15%。比如投诉时适当的消极态度最容易获得商店经理的回应。当然情绪也不能过度,否则回复率也会随之降低。

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原文发布于微信公众号 - 大数据(hzdashuju)

原文发表时间:2016-03-17

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