电子合同如何助力HR高效管理员工劳动关系?

员工劳动关系管理是HR日常工作中高频接触的工作内容,这个工作涉及到很多细节,比如帮助新员工处理入职的各类手续、文件;在日常工作时审批各类员工的变动、申请;在有员工离职时办理各类的离职手续、证明等等。这些类型多样、数量庞大的人事行政合同和文件,构成了员工劳动关系管理工作的核心。

如何能够更准确、更高效、更安全同时又更便宜的去完成各类人事行政文件的审批、签署和管理,正是我们今天要探讨的话题。

HR在员工关系管理中面临的四大麻烦

麻烦1:异地签署劳动合同

第1种情形是拥有多地分公司的大公司,员工入职需要与总部签合同,而不是和分公司签,这时就会涉及到劳动合同的邮寄;

第2种情形是企业委托第三方人资平台或者劳务外包公司进行外包招聘,这时可能会涉及到多个签约主体,合同也需要从A公司到B平台再到C员工。这个邮寄的时间和经济成本非常大。

对于HR来说,选择一个合适的甚至是拔尖的人才,花20块钱邮寄1份合同不算什么,但是因为邮寄时间上耽误了,导致错失优秀人才,或者被竞争对手招至麾下,将给企业带来一定的损失,更不用说这位HR的业绩考核和职业发展了。

麻烦2:多头审批繁琐误事

麻烦1说的是合同耽误在路上,现在来说说合同耽误在公司的情况。

公司招聘涉及到直接领导、业务大领导、人事领导,甚至包括多级的业务领导、分公司领导乃至董事长的点头批准。这些领导个个都是大忙人,你要是一个个去敲老板的门,有时候就会吃到闭门羹。这时就会出现合同耽误在“办公室里”的情况,加之某些公司的行政流程不完善等外在因素,最后耽误的时间甚至比合同在路上都长。但是无论怎么耽误,最终没招到优秀人才,HR有不可推卸的责任。

麻烦3:身份被冒用、合同被篡改

最近有则新闻被热议,传闻学信网将于六月底全面关停学历查询接口,今后办户籍、找工作要出具的学历证明,学信网将不再办理。然而在之前,每个人都需要自掏腰包95元去证明“我就是那个毕业证上的大学生”。而在劳动关系领域,尽管通过了面试、做了背调、收齐了应聘人的资料,但是如果HR真碰上一个冒用身份面试、入职的人,那就是HR的失职。谁让没有一个权威的认证机构来证明应聘者的身份呢~

同时,和身份准确性关联的一个问题是,合同能够证明“这就是那份当时经双方确认签署的合同”么?其实这个在日常工作时也会遇到很多问题,比如萝卜章、 “阴阳合同”等。如何证明真伪?

麻烦4:管理不方便、操作易失误

作为HR,有时候会遇到频繁的员工关系变动,一天中可能会面对很多新入职的员工,而这些关系变动涉及到的文件录入、管理、销毁等,这些都需要动手操作!有时候工作压力大,一个不小心把入职的搞成离职了……

大公司的员工劳动合同可能有成千上万份,加之日常各种通知、公告、审批等重要的文件。这些文件都需要一点点归档,要调用时只能去办公柜里大海捞针。这个办公场景在这个移动互联网时代实在是太“违和”了!

以上这些是HR在日常工作中经常会遇到的麻烦,其实还有一些不普遍但会发生的麻烦,比如劳动关系变动了但文件录入归档不及时;红头文件上传了但未下达导致员工对奖惩存异议;仓储文件遭遇火灾、失窃等意外丢失损毁等等。这一个个难题确实让人头疼!

电子合同所带来的改变

面对这些“麻烦”,可以说,最好的解决方式便是——使用电子合同。然而电子合同究竟会为HR带来什么样的改变和升级呢?李老师在讲座中把升级电子合同带来的改变归纳为“三高一低”:“高安全性、高准确度、高效率、低成本”。

首先,法大大电子合同为每位HR同学带来的将是一个高安全性、封装完整、全系加密、可信有序的全新合同签署和管理系统。我们的产品和服务从身份认证开始到合同签署、数据加密传输存储的全流程,中间嵌入金融级别身份认证、军用级别数据加密、CA证书、微软云和阿里云双重备份等各项业内领先的技术。目的只有一个:保证每个用户的文件和数据安全。这是电子合同最基础也是最核心的产品服务能力。同时,用了电子合同,完全可以杜绝过往文件丢失、损毁等风险,在安全性上更进一步。

其次,电子合同能够为你带来更加准确、人性化的工作体验。电子合同普遍具有准确性的特点。一套完善的电子合同SaaS系统能够让你在多个终端,包括手机上,实时的去查看、归档、修改和下载各类文件合同,手工带来的不便和错误将不复存在。

再次,电子合同同时也会为你带来更高效的办公效率。无论是因为使用线上的方式而让你不再需要邮寄纸质文档,还是由于移动办公的方式使得多人可以实时、独立对合同、文件进行审批、签署、归档等各类工作。这些改变都会把关于合同的一切工作行为变得更加简单、高效、有序、顺畅。

最后,降低成本。我们可以想象一下最简单的2个不同城市的公司签署一份合同的场景。双方需要来回邮寄合同文件,而一来一回的邮寄费估算作20元,两份合同的打印成本4元,粗暴算下来这个签约成本就是44元。而法大大1份电子合同平均签署成本是0.5-6元。这还没有计算因为仓储和合同管理所带来的人力和空间成本。所以成本的区别也让我们对于这两种签约方式的优劣,高下立判。

纸质合同与电子合同的对比

电子合同的核心功能

刚才讲到的电子合同的优势和对比比较宏观。下面给大家简单展示下电子合同都有哪些具体的功能:

在线签署:异地合同可在线签署,无需面对面,无需快递

合同管理:合同检索、归档、下载一键完成,降低合同仓储成本;文件催办、结构化文件展示、自定义字段报表等管理功能,降低合同管理的人力成本

实名认证:采用多种身份认证方式,确保员工真实身份

印章管理:印章类型管理、印章权限管理等

杜绝篡改:领先的区块链证据保全技术,提供专业电子合同证据链,最大化避免劳务纠纷

而HR的日常工作中会接触到的各类文件,都可以使用电子合同来签署和审批:

员工入职前期:• 面试通知函• 个人信息表• 身份证复印件• 毕业证复印件• 相关技能证书复印件• 录用通知函

员工入职阶段:• 劳动合同• 保密协议• 前一家企业离职证明

员工在职阶段:•业绩承诺函• 资产领取确认表• 敬业承诺函• 考核结果确认单• 人事变更确认单• 改签劳动合同• 续签劳动合同

员工离职阶段:• 离职证明• 离职协议

电子合同的使用场景

随着电子商务的快速发展和互联网技术及配套法制的成熟,电子合同开始逐渐兴起,并表现出安全、便捷、合规的特点。电子合同的本质是将线下纸质签约的形态转为在线缔约,用户可以在线修改、撤回、签署、管理合同,整个过程简单透明,避免了线下签署纸质合同需要双方到场、时间和人力成本高、后期纸质合同管理繁杂的问题。

现在,电子合同在工作和生活中的运用场景越来越广泛。

电子合同行业应用

作为国内领先的第三方电子合同平台,法大大从电子签名到文档归档管理,从证据保全到司法出证再到网络仲裁,提供了一套完整的电子合同生态服务,大大提升了文件签署效力,节约文件流转成本,实现文书电子化,提升文件管理效率。

近期,法大大宣布完成了B+轮亿级融资。这既是投资人的信任,更是因为我们的产品、服务和在用户中的良好口碑使我们能够更加强壮的生长。

截至目前,在各行业标杆客户的带动下,已有超过8000万的用户使用法大大,至今累计签章调用量超15亿次。法大大也因此实现了年营收300%+的复合增长,持续领跑行业。这些数字虽然不能完全的说明一切,但也确实证明了法大大在行业中的地位。

电子合同的法律效力

最后来说说电子合同的法律效力。其实这个问题,在《合同法》和《电子签名法》中早就有答案了。

此外,法大大电子劳动合同法律效力获得了上海嘉定劳动仲裁委认可,以下是判决书。判决书应该是法律效力最好的说明。

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