就简单聊聊沟通效率问题

一、沟通效率是什么

  沟通效率是指依据利益点,选择适当的时间、方式、手段,快捷、准确、及时传递信息产生的实效性和节奏感。有效度是指沟通对信息接受者影响的效果与程度

                                                                  ————摘自《百度百科》

二、为什么每个组织都在强调沟通效率

  只要有大于1个人的地方就有沟通,所以说只要是一个组织,不管是家庭还是企业都存在着沟通问题。然而企业又是个创造利益的团体,所以其对效率的追求是无止境的,因为效率高低直接影响了企业运转的成本。

  沟通就是一个进行信息对称化的过程,板板手指可以算出来,比如:2个人只需要进行1次,3个人是3次,4个人是6次,以此类推,如下图1。

                        【图1】

  大家可以发现,人越多沟通成本越大,这也侧面反映了,在某些行业里赶工作进度的时候,并不是加人就能解决的,甚至可能会出现反效果。所以这里沟通的效率就很重要了,如果沟通效率低,那么可能团队到3、4个人就已经内耗很严重了。如果沟通效率比较好,团队可以顺利达到传说中的“2个披萨团队”。

  另外相信大家也看到过很多的大公司病,都知道大公司病有负面作用。但是为什么每个公司在变大之后,都慢慢患上了大公司病呢?这里我非常认同这篇文章(传送门:https://www.zhihu.com/question/26111395/answer/32222806)中姚冬的观点,其中阐述的是:大公司已经从追求效率第一转变为稳妥第一了。举个例子,在公司小的时候,系统挂了就挂了,只要赶紧恢复了什么都好说。但是公司大了就不一样,比如微博的系统被鹿晗事件搞挂了,这个事情就会被传千里。甚至可能会需要公关团队来解决舆论的压力。那么为了稳妥而大量增加的沟通成本,对于一个企业来说,也是一个不容小觑的问题。提高安全稳定是为了降低出错带来的额外成本,但是提高沟通效率又未尝不是降低企业成本的另一种方式。

  我们再来换一个角度看,沟通的目的除了协作之外,还有一层意义是决策。在内耗比较严重的企业会出现的情况是 —— 一件事情决策不下来,然后拉上BOSS来决策。这里就涉及到2个大大的浪费:

  浪费1:BOSS需要花额外的时间来了解整件事情的来龙去脉,这里本身也是一个沟通问题(由哪些人和BOSS沟通)。

  浪费2:拉BOSS进来之前的沟通过程所花费的时间大部分都浪费了。

  需要注意的是这里面的浪费1,如果这个时间没花,那么BOSS可能作出的决策也并不是最优的。

  所以说,良好的沟通是润滑剂,拥有着促进作用。一个人的沟通能力也影响着其在企业的工作是否顺风顺水,毕竟你不是一个人在工作。

三、如何提高沟通效率

   提高沟通效率的本质就是在更短的时间内扩大下图2中的绿色范围。

                  【图2】

   如果图中“对方”就是你自己,那么这2个圆是完全覆盖的,所以这里换位思考就是很重要的一个点了。只有进行了换位思考,你才能满足第一节中提到的方式和快捷。由于每个人的所处的环境以及经历不同,所以你要把自己脑海中的一个观点要以对方的能够理解的方式讲述出来,并且将它作为你在沟通中的第一要素。

  如果说换位思考是从“道”的角度出发的一种方式,那么在“术”的角度方式相对就比较多了。比如:

  1.如果可以,尽量通过图来阐明某个观点。所谓一图胜千言,这里的作用相信大家都懂。

  2.在与平级或者上级沟通时,提炼出问题的简述,并尽可能的总结出自己的观点和结论,由对方选择。这种方式会给沟通对象更好的代入感,快速进入到这个问题中来,并且如果回答是做选择题,这里还省去了对方阐述他的观点时你再次理解的过程。

  3.在自己没真正形成一个理解之前不要打断对方。因为理解也是在沟通中很重的一环,同样参考上文中知乎连接中答者许晓风的回答中很经典的一个图,我直接贴一下,下图3:

          【图3】

  大家可以看到,在你作为一个被沟通的对象时,“认真听”这个事情所影响的比率有3/5(这里忽视里面的百分比)。所以说如果别人讲的东西你都没听明白就盲目的打断,这个习惯会无形之间加大沟通的时间和出错率。我觉得这个现象比较容易出现在资格老的人与新人的沟通中,由于某种优越感让自己高傲起来,导致没有耐心去倾听。

四、结语

  坦白说,在没有真正思考这个问题之前,我的确没有意识到沟通与人数之间的关系是这样的,对协作效率的影响如此之大。比如一个100人的团队,要让所有人认知统一需要维系5050条沟通带,并且这5050条沟通带本身也要一致。我觉得这个本身是个几乎不可能完成的任务,所以才产生了所谓的项目制、两个披萨原则这样的概念来将团队拆大化小。

   附上几个关于这个问题很有价值的连接:

https://www.zhihu.com/question/26111395/answer/32222806

https://www.zhihu.com/question/36088643/answer/80386216

作者:Zachary_Fan 出处:http://www.cnblogs.com/Zachary-Fan/p/CommunicationEfficiency.html

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