工欲善其事必先利其器——办公篇

前言

配套的合适的工具能更好的提高团队沟通和协作能力、提高工作效率。

工具主要分为办公软件、开发工具、管理软件和开发辅助工具。我们先来聊聊办公篇。

原则

根据我们以往的经验,可以初步确定以下两个原则:

  • 统一的环境、工具和软件
  • 善用工具

统一的环境、工具和软件

看起来办公软件和产品、开发管理没多大关系,但是对于一个高效的团队来说,统一的办公软件是必须的。office和wps总有一些不兼容,脑图有Xmind、Freemind等等,浏览器更是百花齐放,因为一些软件的不同,从小的方面来说,操作不一,往大的方面来说,无法兼容而且还经常会导致鸡同鸭讲。

因此无论是从功能的统一性的角度,还是从提高兼容性、降低沟通成本和上手成本以及协同工作(编辑)方面,我们都应该统一办公软件。

善用工具

用好工具,则能事半功倍或能心有灵犀。这里分享几点在工具选型上的心得。

  • 优先使用灵活的上手成本低的工具。比如沟通这块,钉钉、QQ、微信均可,任务管理这块,trello、worktile等,原型设计这块,Mockplus就很方便。
  • 优先使用理念先进,兼容性高的工具。比如编辑器可以推荐Visual Studio Code。
  • 优先选择大公司大团队的产品。比如流程设计工具推荐Visio。
  • 优先选择免费的或者低成本的产品。比如trello、Visual Studio Online(现在更名为Azure DevOps)、码云。
  • 根据不同场景,可以同时使用多款同类型工具。就如我们,QQ、微信仅用于聊天和与客户初步沟通,但是工作性质的沟通,仅使用钉钉。
  • 适当付费。如果付费产品的能带来很多价值,那么付费就很有必要了。比如Mockplus,付费版的功能强大很多,包括原型可以直接发布分享给客户(不限终端,比如微信链接),这就很有意义了。当然如果工具太贵,大家可以自己斟酌。其实很多国外企业都有学生版这么一说。
  • 学会如何灵活的使用这些工具。这里我可以先行抛砖引玉,比如是否可以使用钉钉来完成渠道集成呢?招聘流程是否可以使用trello搭建?公司的知识库如何建设?后续我们继续进行补充。

工具推荐

首推

Office

推荐指数:五星

推荐使用场景:核心办公软件

推荐理由:最专业最好用最强大的办公软件。作为一个程序员,目前也只是粗浅的了解了Excel的部分功能。

注意:你一定不希望,在别人电脑或者在WPS打开自己的文档时,不是格式不对就是动画消失吧!为了生产力!为了主流选择!为了专业!为了跨终端!你不二的选择!

沟通软件

1. 钉钉

推荐指数:五星

推荐使用场景:核心办公沟通软件

推荐理由:自带企业通讯录、企业邮箱、企业流程。聊天有读取状态,并且多端同步不丢失,离职即走。最最最重要的,提供API,可以作为企业渠道集成的核心阵地——这块我们后续来讲解。

2. QQ、微信

推荐指数:三星半

推荐使用场景:客户沟通、需求粗糙讨论和沟通、聊侃等

推荐理由:人手都有,即用即聊,聊完赶紧备份或者整理——微信换机就木有,QQ充钱都会有。

注意,这两软件太容易打扰正常的办公事项和工作了(妈呀,一会语音一会文字;一会手机一会电脑;敲下键盘听几段;卒!),建议尽量引导用户在合适的时候或合适的方式沟通和反馈内容。

任务管理与团队协作

1. Trello

推荐指数:五星

推荐使用场景:日常办公、管理、开发

推荐理由:高度灵活、自定义,还免费。尤其推荐敏捷团队使用。当时找到Trello,简直令我热泪满盈,简单轻量灵活还不要钱啊!而且官方一直围绕着面板的概念耕耘,对于很多中小团队来说,面板这个,就完全够用了。

基于Trello,我们可以解锁很多玩法:

  • 头脑风暴
  • 敏捷看板
  • 简单流程——招聘流程、运营流程
  • 计划与安排
  • 知识库

这个,我们后面再骚聊。

注意:Android端需在Google商店下载,而MMP的,大部分国产Android系统均无法使用Google商店,需要安装包的朋友可以找我们。

2. Worktile

推荐指数:三星

推荐使用场景:日常办公、管理、开发

推荐理由:免费版已经下架,适合有钱任性之团队或企业。功能比Trello更为强大,由于是国内厂商,服务和速度也更为稳定。

脑图工具

1. Xmind

推荐指数:五星

推荐使用场景:办公

推荐理由:免费版基本够用,可以导出多种脑图格式。

注意:当节点非常多时,请关闭文件历史功能,否则脑图文件过大,将影响性能。

2. 其他

百度脑图、MindManager、freemind

流程工具

1. Visio

推荐指数:五星

推荐使用场景:专业流程图

推荐理由:专业!强大!管他杀鸡杀牛,杀鸡用牛刀刀刀毙命哈!至于注册码,自己想办法哈。

2. Processon

推荐指数:四星

推荐使用场景:流程图

推荐理由:模板多。但是我们除了套模板可以让我们的图例美化之外,就是直接交给美工了。

云盘

1.百度云盘

推荐指数:五星

推荐使用场景:办公软件、文件资料储存、传输

推荐理由:超大空间、可储存海量数据。文件预览、视频播放、在线解压缩、快速上传、闪电互传,只要有网络,资料随时下载,如影随形。但对非会员做了限速,非会员速度会远慢于普通会员。

2.OneDrive

推荐指数:四星

推荐使用场景:办公软件、文件资料储存、传输

推荐理由:云端同步更新,安全性极高。相册自动上传云端保存备份,无需人工干预,即使设备出现故障仍可从云端获取和查看图片;在线office,可在线创建、编辑、共享文档,并实时保存,可和本地文档编辑任意切换,文件安全性极高;只需提供共享内容的访问链接,其他用户就可以且只能访问这些共享内容,无法访问非共享内容。

远程协作

TeamViewer

推荐指数:四星

推荐使用场景:远程操作

推荐理由:无需配置,高安全性,简单且快速桌面共享、文件传输,多种触控方式轻松控制远端电脑,可支援亲朋好友并存取无人看管的电脑,轻松使用防火墙和Proxy服务器存取电脑

浏览器

Chrome

推荐指数:五星

推荐使用场景:搜索浏览

推荐理由:简洁、快速,不易崩溃,搜索更为简单,支持多标签浏览,每个标签页面都在独立的“沙箱”内运行,更加安全,此外,Google Chrome基于更强大的JavaScript V8引擎,这是当前Web浏览器所无法实现的。

云笔记

1.OneNote

推荐指数:四星

推荐使用场景:办公、记录、笔记

推荐理由:自由且成体系的笔记系统;超级自由的画布,随手落笔画,写感想;打印文件时可以发送到noenote,生成文件;可记录网页内容,并同步记录网址;可插入录音录像;实时在线云存储;可以构图。

2.网易云笔记

推荐指数:四星

推荐使用场景:办公、笔记

推荐理由:分类整理笔记,高效管理;文件同步自动完成,无需拷贝下载;轻松、有趣的涂鸦,随手记录,轻松与电脑双向同步,对照片进行智能优化,轻松保存会议结果。

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