通过Salesforce Chatter进行团队虚拟合作

下午四点,Dawn 正忙于她自己的项目。这时她查看邮件发现有一条 Chatter 消息 @ 了她的团队,是关于一个最近移交给其他团队的项目的消息。从消息中可以看出其他团队发现 Dawn 的直接下属 Alex 提交的文件中有一个问题。但是Alex 今天提前下班去参加他儿子的钢琴独奏会了。Dawn 了解到这个问题必须要尽快得到解决,但是她又不想打扰正在观看儿子表演的 Alex。

因此 Dawn 登录到 Chatter 中,这样她就能够从自己团队的 Chatter 页面中下载到源文件。她打开文件并修正了错误,然后将新版本的文件上传到其他团队的项目页面中。问题就得到解决了。

过去,Dawn 必须要与 Alex 跟进,让 Alex 给她发送相应的源文件。但是通过 Chatter 上的在线协作和文件共享功能,Dawn 可以花很少的时间迅速的解决了问题。

鼓励你的团队使用 Chatter

Chatter 是一个社交网络,它将每个职员与为了更好的完成工作而需要的文件、数据和专家连接到一起。使用 Chatter 可以很容易的与所有直接下属保持同步并进行真正的协作。

管理者可以令团队访问到需要的信息,无论他们在哪里。在此过程中你可以确保他们能够及时了解到公司中发生的所有重要事件。

在上面,我们介绍了用于管理虚拟团队的技术。现在我们通过探索适用于不同管理者的使用案例来详细介绍一下这些技术是如何用到 Chatter 中来达到激励团队的效果的。

Chatter 使用案例

一个管理你的团队情境下的实例是一个关于如何激励团队成员针对性的计划或是策略。

我们会探讨以下 Chatter 使用实例(先在这列出来,之后再分别详细讲述):

  • 了解团队并将团队团结起来
  • 与团队协作并共享信息和文件
  • 激励直接下属并促进团队的进步
  • 帮助新雇员尽快熟悉情况
  • 树立团队文化

使用案例 1: 了解团队并将团队团结起来

  • 与团队保持连接并建立紧密的联系
  • 提供公司活动和新闻相关的更新

Chatter 功能:个人简介、分组、公告

如果你和其他人是在同一个办公室内办公,就可以很容易将人和名字对上。即便如此,仍然会有用邮件和其他人沟通或者听说某个人的名字但是不记得这个人的样子的时候。对于远程办公人员,这种情况就更常见了。这时就可以借助 Chatter Profile 了。

个人简介

个人简介页面包括个人简介照片和有关本人以及在组织内的职责的说明。你还可以添加其他个人信息以及工作之外你的个人兴趣。

新员工加入到你的团队时,鼓励他首先要去做的事情之一是个性化他的个人简介页面。建议你的团队成员添加一张个人简介照片以及有关他们的一些信息。例如:他们之前在哪里工作?不工作的时候喜欢做什么?

注意

你可以在 Chatter Basics 中了解到关于设置个人简介的全部信息。

组和公告

除了设置个人简介以外,还可以为你的团队设置一个组。组是 Chatter 内的主要空间,人们可以在里面共享信息、发布更新、协作以及问问题。这是能够团结团队的一个很好的方式。

针对不同的目的和目标对象,有不同的组类型可供选择。你可以为自己的团队设置一个私有组。例如,如果你是市场营销团队的话,就创建一个私有的市场营销团队。这样的话就只有组内的成员可以查看发布的消息并有权限访问组内的内容。

在设置了私有组后,就可以添加其他有特色的功能了。你可以使用位于左侧导航栏中的组的说明和信息来存储团队相关的重要资源并为这些资源添加链接。

例如,你可以共享团队的会议摘要、你正在进行的最新的演示以及对团队有用的其他资源。

如果有一条重要的声明你想要你的团队去了解的话,可以使用声明功能将这条声明置到 Chatter 组的最顶端。

要添加一条公告的话:

  • 更多菜单下,选择 Announcements。
  • 发送的消息要简洁明了以获得更好的效果。

你也可以使用组来宣传团队活动或是业务活动,从而鼓励团队加入进来,最终为活动增加人气。组声明很好的保证了团队中的个人不会错过即将到来的活动。

例如,在 Salesforce 中,我们会有一个组来帮助我们准备年度最大的活动:Dreamforce。

使用案例 2 与团队协作并共享信息和文件

  • 与位于世界各地的同事协作
  • 提供分享和交换信息和专业知识的机会
  • 访问最新信息

Chatter 功能:更新、推荐、Salesforce 文件更新

管理全球团队或是位于不同时区的团队时,Chatter 可以帮助你让位于不同时区的团队成员之间进行协作并保持联系。

例如,当我们询问一个 Salesforce 的技术和产品团队的虚拟管理者她最喜欢 Chatter 的哪个方面时,她回答:“我管理的团队中有部分成员在印度。有时我在美国的一天快要结束的时候,会发布一条更新。到早上,我起床以后发现我的印度团队在我睡觉时已经在 Chatter 上协作完成了。我喜欢 Chatter 的另一个原因是它适用于所有人。它给了经常参加会议或是电话会议的人们一个机会来分享他们的想法。”

作为管理者,你可以有很多方式来使用 Chatter 与团队分享信息,你可以:

  • 分享团队新闻或是项目相关信息等更新到你的页面或是团队的组页面上
  • 使用标签标记主题来加入到不同组间关于某一主题、疑问或是科目的探讨
  • 在评论中 “@ 提到” 团队里的个别成员来触发邮件提醒并引起他们的关注
  • 使用投票功能来鼓励团队成员表达不同的意见

要了解关于 Chatter 主题以及如何使用 @ 提到和投票功能的详细信息的话,请查看 Virtual Collaboration pack 压缩包中的 Chatter Tipsheet。

推荐

除了你分享的信息,Chatter 还会基于你的活动和兴趣,为你和你的团队推荐相关的人、文件和信息以供你去关注。新的相关内容会不间断的显示在直接下属的个性化的 feed 或个人简介页面中。你的团队无需搜索信息即可以了解到某一主题、项目或是产品的最新信息。

Salesforce 文件

你和你的团队可以在需要的时候访问到相应的信息。例如,在之前提到的场景下,Dawn 能够下载到源文件。

使用 Chatter 进行团队间的协作时,你可以共享信息并将账户和其他团队项目相关的信息保持在最新的状态。你的直接下属不需要去费力寻找关于项目的最新统计或报告。找到他们需要的东西非常容易。直接下属只需要在菜单中点击 File 后,搜索他们想要的信息即可。

使用案例 3 激励直接下属并促进团队的进步

  • 使团队保持被激励的状态
  • 增加促进职场进步的机会

Chatter 功能:分组、主题、@ 提到、标识

我们之前讨论过分组、主题以及 @ 提到。现在我们将要探讨如何统一使用这些功能来激励团队并帮助他们获得职场上的进步。我们还会介绍一个非常有用的功能 “标识”。

我们来假设有一个叫 Usha 的远程职员。Usha 不在位于乔治亚州萨凡纳的办公室中工作。在工作中,她总是能按时完成任务,而且能力远超同行。但她感觉她的职场生涯进入了一个瓶颈期。她和你讲述了由于不在办公室工作,她会错失职场发展机会的担忧。

在上一个单元中,我们讨论过与你的虚拟团队成员每个季度进行一次职场发展会议的重要性。除此之外,你可以使用 Chatter 来帮助你的虚拟直接下属或是在办公室办公的直接下属保持被激励的状态并投入到他们的工作中。

以下是你能做的几件事:

  • 针对你的直接下属感兴趣的点以及他们的职场发展期望相关的组或者主题,给出你的建议。
  • 如果你的 feed 中有与你的直接下属正在进行的项目相关的条目的话,@ 提到你的直接下属。
  • 使用徽章并发布感谢信来祝贺或表扬某一项工作得到圆满的完成,还可以在其中表达自己的期望(在让虚拟职员有了更多展现机会的方面有很重要的作用)。

表扬

团队保持被激励的状态可以使团队的成员感觉他们选择的职场方向是正确的。通过在 Chatter 上发布一个整个团队都能看到的徽章就可以很容易的给予团队成员应得的表扬。

想要给予表扬的话:

  1. 单击 Thanks。
  2. 选择一个与你的直接下属取得的成就相关的徽章。
  3. 编写一个鼓舞人心的消息来描述获得的成就以及给予的表扬,团队的全体成员都能看到这条消息。
  4. 还想要其他人看到这个徽章的话,就 @ 提到相应的人。
  5. 单击 Share。

Chatter 上的表扬

使用案例 4 帮助新雇员尽快熟悉情况

  • 帮助新雇员尽快的熟悉业务

Chatter 功能:全部

加入一个新的团队或是进入一家新公司时,有时会让人感觉难以应付。想想上一次你开始一个新工作的情形。在最开始的几周内,你可能每天都要接触大量的信息。

接下来你开始了你的第一个项目,这时你可能要四处索要你非常需要的东西,比如模板或是访问之前别人使用的账户的信息的权限。

这种情况你是不是经常碰到?如果是的话,你就能想到加入的新雇员也会经历相同的状况。

有一个简便的方式可以加快他们熟悉业务的速度。

向新雇员展示一下他们需要的所有信息都储存在 Chatter 上的一个位置并且很容易的就可以搜索到。他们还可以回头浏览或搜索团队的 Chatter 组来了解他们加入团队之前团队发生的事情。

例如,如果你的新雇员想要查看他们错过的公司会议或是最新的全员会议上有什么信息可供参考的话,只需要搜索就可以了。

使用案例 5 树立团队文化

  • 帮助团队更好的融入企业文化中去

Chatter 功能:分组

我们在上一个单元中提到过,帮助虚拟雇员融入公司文化很不容易。Chatter 在帮助你让全部雇员融入公司文化方面是一个非常有用的工具。

我们之前介绍了可以设置组来让团队积极参与到即将发生的公司事件中去。你也可以使用 Chatter 让人们参与到临时的非正式活动。使用你的团队的页面来添加公司社交聚会的照片或是团队参与志愿活动时的照片。

最重要的是,Chatter 是一种社交方式。

为远程雇员创建一个 Chatter 组

为了帮助你的远程团队融入公司文化中并在团队中树立远程团队特有的文化,你可以专门为远程雇员创建一个 Chatter 组然后邀请团队成员加入进来。

为这个组起一个反映公司文化的名字,然后邀请所有远程雇员加入进来。例如,在 Salesforce 中,我们就有一个为所有远程雇员创建的 Chatter 组,名为 Ohana@Home

Salesforce 远程雇员把 Ohana@Home 当作一个可以分享任何他们感兴趣的事情的虚拟空间,可以是商务出差相关的问题,也可以是 HR 相关的问题,还可以是最好的耳机等信息,甚至包括成功实现远程办公需要的手段。

作为管理者,你可以使用类似 Ohana@Home 这样的组来帮助团队内位于同一地方的远程雇员之间保持联系。鼓励他们中午一起吃个饭或是下班后聚个会。鼓励他们访问最近的办公中心或是在那里参加培训并给予最大程度的支持。

总结

如今,远程工作已经变得非常容易,同时也变得非常普遍了。由于对雇员和雇主均有一系列的益处,这种工作方式正在成为一个新的发展趋势。不久之前,人们还要被限制在办公桌上办公,同时雇主在招聘员工时也要受地域的限制。如今我们能够实现全球范围内的协作,对业务也产生了积极的影响。

随着与不同时区和不同文化的人进行业务往来的机遇的到来,我们需要为虚拟协作制定有效的战略。最佳的虚拟管理者会针对沟通、协作、构建团队文化设定一个战略。

在战略设定完毕后,同时也具备了协助你进行远程管理的技术,管理虚拟团队的能力就不受地域的影响了。即使你的雇员们相隔几公里或是位于不同国家,他们都可以被很好的激励到。我们称之为虚拟协作!

本文分享自微信公众号 - CRM日记本(CRM_journal)

原文出处及转载信息见文内详细说明,如有侵权,请联系 yunjia_community@tencent.com 删除。

原始发表时间:2017-02-20

本文参与腾讯云自媒体分享计划,欢迎正在阅读的你也加入,一起分享。

发表于

我来说两句

0 条评论
登录 后参与评论

扫码关注云+社区

领取腾讯云代金券