0
引言
这篇文章不是关于金工-量投-机学的,为什么跨度这么大写这篇文章,原因是硬实力 (比如专业) 和软实力 (比如管理) 两手都要抓,而当你职位越来越高时,软实力也就越来越重要。光靠技术你很难搞过那些血气方刚的年轻人。再者,解决问题的能力 (本文内容) 是一个人的核心竞争力。
回到正题,本文主要参考文章 The Mckinsey Approach to Problem Solving。本人也做金融咨询,身边也有些顶级咨询公司如麦肯锡 (McKinsey) 和贝恩 (Bain) 的朋友,可以说在做项目时都会参考这篇文章里面讲的方法。
首先用 Matlab 代码读进参考资料 PDF 文档并生成词云 (word cloud) 看看这份资料里有哪些关键词。
str = extractFileText( "The McKinsey Approach to Problem Solving.pdf" );
figure(1); wordcloud( str );
关键词:Client, Problem, Solution, Solving, Issues, Distinctive, Approach, McKinsey, Team, Analysis 等等,符合预期
。
【在公众号对话框,回复 MCK 可下载 PDF】
1
概要
解决问题 (problem solving),即找到针对特定商机或挑战的最佳解决方案来创造客户影响力 (client impact),是麦肯锡成功的最重要技能。「麦肯锡方法」有三条原则:
在以上三条原则中
麦肯锡认为在用独特实践来解决问题时,IIQ 在众多 Q 中 (IQ, EQ, CQ, RQ) 是最重要的。IIQ 全称是 Insight and Intelligent Quotient,是衡量一个人洞察力和智力的度量。智力可能天生影响比较大,但洞察力绝对是可以后天培养的。接下来让我们分别来「通用框架」「独特做法」和「高效合作」。
2
通用框架
2.1
背景
对于客户给的各种问题,麦肯锡就要求顾问可以在「第一天就提出答案」,即所谓的 Day 1 Answer。平常人一看想这怎么可能,但往往在时间压力下,这些金牌顾问需要在极短时间内,通过头脑风暴 (brainstorming) 将问题深入剖析再合并,提出解决问题的初步假设及方向。而能做到这么极致不是因为他们天生就是神,而是通过后天的一个「解决问题的 7 流程」框架系统训练而成。
该框架从定义问题开始,经过组织问题、优先排序、工作规划、着手分析和整合成果,到最后的制定建议。这个框架流程在顾问和客户交流中,不断的循环、重复、修改和增强。一图胜千言。
2.2
定义问题
解决问题总是从定义问题 (define problem) 开始。有时我们很容易略过这一步,因为我们觉得已经知道了问题的解决方案,或我们已经在提案书中明确的界定了问题,或者客户觉得它们已经定义了问题而推动项目继续向前。
但是在项目中,双方的分歧往往因为没有对「问题定义」达成共识。在做任何项目其他事情之前,需要时间来建立一个精确 (precise),全面 (comprehensive),清晰 (well-articulated) 的问题定义,而且确保所有项目相关人员(团队和客户) 都能真正理解和同意这个定义。
问题陈述工作表 (Problem Statement Worksheet, PSW) 就是「问题定义」的大杀器。一位麦肯锡的客户关系经理对 PSW 如此评到:
The Problem Statement Worksheet (PSW) was unbelievably powerful. The client ended up quoting from the worksheet every time we grappled over whether something was worth doing to make sure we were staying true to the problem we were trying solve. Any time I have not been clear about an element of the PSW at the start of a study with the client, it always results in scope creep.
简要概括就是 PSW 太重要了,如果一开始你在 PSW 哪点没说清楚,之后做项目一定会出现范围蔓延。那么一个好的 PSW 需要哪些要素呢?
首先看看 SMART 是什么意思。
知识点:SMART
SMART 是 Specific, Measureable, Action-oriented, Relevant 和 Time-bound五个词的第一个字母的缩写。如果一个问题是 SMART 的话,它必须具体 (specific)、可度量 (measureable)、以行动为导向 (action-oriented)、相关(relevant) 和有时间限制 (time-bound)。提一个 SMART 问题难点在于如何平衡全面 (comprehensive) 和简洁 (concise)。
下面看看反例,即那些不 SMART 的问题:
举个例子,“通过什么方式能让「王的机器」在 2019 年内订阅者增加十万?” 是个 SMART 问题。“怎么能让「王的机器」影响力更大?“不是个 SMART 问题。
需要注意的是,即便一个问题是 SMART 的,但是问题不现实对客户也没什么用处。还需要考虑更多额外因素,比如:
接着上面的 SMART 问题,加入方案约束就变成
通过什么非刷粉的方式能让「王的机器」在 2019 年内用户增加十万?
综上,一个完整而专业的「问题陈述工作表」总结如下图:
有了「问题陈述工作表」,我们就完成了第一步「定义问题」,关键词是「影响」,即我们需要解决哪些问题才能对客户产生影响。
2.3
组织问题
问题定义完之后,下一步就是需要组织问题 (structure problem),逻辑树 (logic tree) 可以排上用场了。
逻辑树里两种最有用的方法是议题树(issue tree) 和假设树 (hypothesis tree),「假设树」比「议题树」能更专注的法分析问题,因此也更加流行。在组织问题时
两棵树的结构如下:
「议题树」通常在项目刚开始或遇到新问题就可以使用,主要提出 “What” 和 “How” 之类的问题,将任何问题都可以分解成不同子问题,最重要的这些「子问题」要 MECE。
「假设树」通常在获取足够数据后可支持假设时才使用,主要回答 “Why” 之类的问题,把所有解决方案的范围缩小,把注意力集中在该项目需要的解决的问题。
知识点:MECE
MECE 是 Mutually Exclusive Collectively Exhaustive 的首字母缩写,中文意思是「相互独立,完全穷尽」。MECE 是麦肯锡思维过程的一条基本准则。对于一个问题,「相互独立」意味着问题的细分是在同一维度上并有明确区分、不可重叠的,「完全穷尽」则意味着问题的划分是全面而周密的。
举个例子,有监督学习、无监督学习和强化学习是 MECE,而有监督学习和深度学习不是 MECE。
下面就用上一节得出的 SMART 问题开始
通过什么方式能让「王的机器」在 2019 年内用户增加十万?
来简单构建出一个「议题树」。
分析一下「议题树」的结构
接着上面「议题树」讨论的内容,我们来深入分析下:
假如,根据每日涨粉掉粉数据发现公众号的留存率还不错但增长率不强,那么就把精力放在怎么涨粉上,花钱奖赏留新用户目前看不划算。
现在看看相对应的「假设树」。
注意「假设树」中这些论点可以被反驳的,试想如果所有论点都是无比正确的话,你也很难给客户提供什么深刻见解 (insight)。比如在大平台的读者就用过了大平台,不喜欢从知乎转到公众号看你的文章;比如公众号互相推广,但是有些号人数不匹配或者作弊什么的,这样做效果也不会很好。我想说的就是,这些假设可以随时被推翻,但越被推翻再重建,这些假设就越能生成深刻见解。
到此我们就完成了第二步「组织问题」,关键词是「假设」,即识别出问题中关键元素是什么。
2.4
优先排序
问题组织完之后,下一步就是优先 (prioritize) 考虑团队将重点关注的问题或假设。
确定问题优先顺序就是确保你把时间和精力都集中在了该问题最重要的因素,通常使用 2×2 的矩阵,比如,
对每个议题给影响力和可行性打分,最后根据综合分选出最高的几个议题,比如从下图矩阵可以看出议题 1 和 2 的综合分最高,因此放在最优先的位置。
在问题优化化过程中需要注意两点:
问题优先化通常是一个迭代过程 (iterative process),而且也能有效的驱动讨论 (drive discussion),最重要的是,它会决定你如何来制定工作规划表 (working plan)。这样我们就完成了第三步「优先排序」,关键词是「速度」,即快速决定哪些议题最重要。
2.5
工作规划
优先排序议题之后,下一步就是制定工作规划 (working plan) 来完成议题分析。
将优先级排序过的问题转换为工作规划涉及三幅表:
议题分析表:包括议题 (issue)、假设 (hypothesis)、理由 (rationale)、分析 (analysis) 和来源 (sources)。
工作表:包括成品(end product)、负责人 (responsibility) 和时间 (timing)。
时间表:三条不同时间粒度的轴:
到此我们就完成了第四步「工作规划」,关键词是「效率」,即团队怎么合理安排时间来完成各自分配的任务。
2.6
着手分析
制定工作规划之后,下一步就是着手分析(conduct analysis)。
这一步如何细化取决于项目以及项目成员的专业性,因此不详细展开,但有几点大方向要把握。
到此我们就完成了第五步「着手分析」,关键词是「证据」,即在整个分析过程中,需要证实或证伪什么。
2.7
整合成果
着手分析之后,下一步就是整合成果 (synthesize findings)。
整合这一步就是整个 7 步流程中难度最高的,很多人有个误区,认为整合 (synthesis) 等于总结 (summary),其实不然。从未加工的杂乱信息中,
麦肯锡用于整合的工具是 Barbara Minto 提出的金字塔原则 (pyramid principle),它是一项层次性、结构化的思考和沟通技术。金字塔的结构解释如下:
整个金字塔架构里的东西可以用构建故事情节 (storyline) 的方式来呈现给客户。比如用 SCR 里面「情境-冲突-答案」的架构,依序描述出问题的情境、所遭遇的困难,以及提出可能的解决路径。
到此我们就完成了第六步「整合成果」,关键词是「那有如何」,即看到每个成果之后,自己给自己说 so what,这些成果对公司或客户有什么影响。
2.8
制定建议
着手分析之后,下一步 (最后一步) 就是制定建议 (develop recommendations)。
现在是时候客户通常想问的问题:“我要做什么?我该怎么做?”漂亮的整合成果通常不足以对客户产生影响。客户总是说,我们的确创造了很好的解决方案,但需要我们的建议更具可操作性 (actionable)。因此我们必须制定出一套务实 (pragmatic) 的行动计划并以量身定制的方式沟通,有三点如下:
在制定建议方面,有四点需要注意:
终于我们就完成了最后一步「制定建议」,关键词是「解决方案」,即公司或客户应该如何去做。
3
独特实践
3.1
背景
上一节我们已经涵盖了解决问题的通用框架,然而,单靠这是不够的,优秀的解决问题者是极富创造力和洞察力的。他们通过
还是一图胜千言。
下面四小节分类分别详述以上四种实践。
3.2
发散思维,多重视角
实践一:通过构建多个视角 (construct multiple perspective) 来扩展思维 (expand thinking)。一切只为增加更多可能性,包括创新的可能性,制定强大假设 (hypothesis) 的可能性。我们从「换位思考」和「微调问题」两方面着手:
首先,把自己放在不同角色来重新定义问题,典型问题包括:
其次,自己还可以微调问题,典型做法包括:
具体问题如下:
最简单的方法就是查看 PSW 中最初的约束条件,然后放松它们。在这方面,情景规划 (scenario planning) 是一个特别有用的工具。
3.3
建立联系,识别关系
实践二:以两种不同的方式来识别关系和模式。
3.4
去除糟粕,取其精华
实践三:找到本质,即从复杂的问题中确定核心。有三种做法。
3.5
多想一步,重想一次
实践四:通过再想一次 (step back) 的方式比客户多想一步 (stay ahead)。
你如果没有领先客户,算不上与众不同。但矛盾的是,要保持领先,通常需要退出问题来验证原有的方法和解决方案。几个常见做法包括:
4
高效合作
不管你是专业技术多么过硬,管理经验多么丰富,光靠自己你都无法创造最独特的解决方案。最好的「问题解决者」知道如何利用外界的力量,比如团队,客户,公司和独立第三方。在合适的时间寻求合适的专业知识,并以正确的方式利用它,最终是如何为工作带来独特性。在做项目时,我们所有人都在努力解决问题,在某个时间点可能会遇到一些困难,这时应该和外人合作 (不要单打独斗),它们包括:
拥有开放思维,而不是封闭思维,在高效合作中是最关键的。开放各种数据和观点才能够为客户开发真正创新和独特的解决方案。更重要的是,与客户合作也为我们提供了许多好处,比如获得独特的知识,比如更加专注实用主义和创新开发来解决问题,比如使客户对整个流程和最终建议拥有所有权 (ownership)。
5
总结
善于解决问题的能力通常是缜密而系统化思维的产物,任何一个有才之士都能获得这种能力。对于那些嫌本文太长的读者,记住下面两幅图也可以了。
通用框架七流程
该框架从定义问题开始,经过组织问题、优先排序、工作规划、着手分析和整合成果,到最后的制定建议。迭代 (iteration) 和交流 (communication) 是贯穿该框架的两大重要因子。迭代能更快产出解决方案并得到客户反馈,进而调整方法来产出更好的解决方案。交流更是项目全程需要的,和在项目各个阶段和所有利益相关者交流都能更好的优化解决方案。
独特实践四要素
这四要素可以区分好和杰出的解决方案,它们分别是构建多重视角-发展发散思维、建立外在联系-识别内在关系、去除问题杂讯-提炼问题本质、保持领先他人-退出重新验证。