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OA通过流程搭建任务分配机制,提高任务完成效率

在企业任务执行中,往往会碰到这样的问题:

  • 任务分配给谁了?会不会重复分配?如何跟踪任务状况?
  • 分配任务量是否平衡?难度如何?能否在规定时间完成?

有的人做完了自己份内的事后无事可做,有的人则忙得焦头烂额,不仅容易打击员工的积极性,还会导致资源浪费,降低执行效率。

因此,合理地分配任务是项目执行效率的重要保证,为了让企业的任务能第一时间被分配到最适合的岗位、最适合的员工,需要有一个高效协同的任务协作中心来进行管理。

为了将抽象的任务概念具象化,OA系统通过搭建精细化的任务管理模块,将任务分解成一个个具体的工作事项进行分配,有助于优化资源、调动积极性、提高完成效率。

任务分配功能特色

一、派工管理,分配标准化、流程化

随着共享服务模式在企业的不断推广,让企业的业务财务不断融合。为了提高业务处理效率,企业将所有流转到共享中心的工作任务,集中到任务池,再进行智能分配。

自动派工:

针对大型集团的任务多、分配难、绩效统计复杂的特征,若是通过人工将任务一个个进行分配,可能会导致分配任务的时间比执行任务还长。

OA系统通过流程搭建了任务池分配机制,让任务能够自动“找到”执行人,实现智能化的任务分配和绩效管理。

(任务池原理)

根据系统预设规则,将任务池的任务进行智能分配,有利于任务均衡,促进绩效考核的公平公正。

系统按设定的时间周期在工作时间内自动、随机地将分配单据流转至在岗审核人员进行处理,控制在手单据量。

任务按照设定的规则自动流转到具体的人员待办中,从而达到工作任务合理化分配,实现业务高效运转。

任务池分配机制,实现业务处理责任制,适用于业务均衡分配的需求。

手动派工:

通过任务池监控看板,可以随时查看任务分配情况,并且可根据实际需求,设置任务池分配任务的时间周期,保证短时间不会造成太大的负荷。

(任务池监控及分配时间设置)

共享中心各组长可以在系统自动派工规则外,对单据进行人工干预,来进行任务调度;并且可以进行强制分配、强制取回。

(人工派单)

共享服务中心的审核人员工作日点击“取单”,系统标记该人员在岗,执行周期自动派工。

被派工人也可主动点击“取单”,系统即时随机分配单据。为了避免员工手中任务过于繁重,按规则不超过派工负荷数。

小结:任务池分配机制前:由于业务难易程度的不同,个人能力差异等元素,随机共享的业务分配不平均,不利于共享的推广。

任务池分配机制后:将每个财务人员最大业务负荷量进行个性化设置,任务池实时跟踪监控,及时调整;更加高效、人性化。

二、抢单机制,提高主动性和公平性

每个人的工作效率不同,完成任务的时间长短也不同。效率高的员工可以化被动为主动,主动进行任务抢单,多劳多得,调动员工积极性。

OA系统通过标准化的流程应用,实现任务单自动传递,人员自主抢单的核心需求。

(任务抢单流程)

当流程在审批过程中,流程流转至派工节点时,任务内成员可点击个人门户“取单”或“抢单”按钮,即可强制将在派工池中的满足处理权限的任务流程取到个人工作待办中。

发布的任务以流程的形式出现在每个人的待办中,一旦抢单人完成抢单,其他人任务列表该任务自动消失,避免任务撞车。

(任务抢单)

若是任务执行出现状况,任务管理员可对任务进行撤回,终止等操作,避免更大损失。

将被动的人工分配,转化为主动的抢单作业。从管理的角度,减轻从前大量繁重的人工工作,减少人工干预,让体系更公平,高效,提升员工积极性。

小结:不仅能够调动员工积极性,提高单位时间生产量,更能借助移动端的快速响应优势,快速解决问题。

三、各行各业的移动抢单应用

移动端克服了地区的障碍,适用于工程项目、物流运输、报修等需要外勤的领域。

工程报修:

企业内部人员在遇到问题,需要预约或者马上有人到现场处理时,都可直接通过微信企业号填写报修单,发布相应任务,指定到相关处理部门。

对应部门的人员都可以在移动端提醒或者任务抢单管理应用中查看任务的详细信息,根据自己相应的能力进行抢单,并可以指定协助人。

(移动报修-抢单-查看任务)

一旦抢单成功,任务就会变成进行中状态,其他人不能再进行抢单,只有查看权限,由抢单人和协助人处理后续任务。

抢单人可以直接处理结束,或者转交给其他人员处理,或者放弃任务,放弃的任务会变成待抢单状态,对应部门的人员可以重新抢单。

当任务执行完成后,抢单人员提交完成按钮确认完成,任务发布人员会收到相应的信息推送,同时可以对完成工作的质量进行评论,方便后期对此人工作能力的评估。

物流运输:

通过移动建模功能,订单发布后,自动推送给司机用户。用户可直接进行抢单。

抢单之后,确认订单信息和需求信息,即跳转到订单进度页面,运输方信息自动导入,即可开始配送。

(配送任务抢单)

任务分配功能价值

OA通过流程搭建任务分配机制,改变了以往手工化的任务清单管理,明细任务状态,主动推送给任务处理人,并且进行实时跟踪:

1、集中分配任务,规范化、流水化

2、智能分配任务,平衡化、公平性

3、竞争方式分配,调动员工能动性

原文链接:https://mp.weixin.qq.com/s/ZWpalIN9ZDWbfMuCyVF4FQ

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