专栏首页申龙斌的程序人生Excel,大多数人只会使用1%的功能

Excel,大多数人只会使用1%的功能

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最近,孩子在万门大学上学习了Excel,拿了几道题考考我。我自认为Excel功底还不错,从Office 2000一直用到现在的Office 365,窗口冻结、区域命名、数据筛选,透视表,高级公式,还有VBA编程等等,不算精通也算高手,但一做题,发现不知道的技巧还真不少。

1. 电子表格最大支持多少行多少列?

我的第一印象是65535行,256列。

可以用2个快捷键快速解决这个疑惑,Ctrl + ↓ 定位到最后一行,最大到1048576行,用Ctrl + →,定位到最右列,XFD列,用=COLUMN()函数,可以知道最大为16384列。

原来,我的记忆还停留在2003年。Excel 2003及以下版本的最大行数为65535行,最大列数仅有256列,在Excel 2007及以上版本最大行数已经升级到1048576行,16384列,能够满足大多数业务的需求。

所以如果你还在使用2003版本,请抓紧升级吧。

2. 一堆表格,如何快速生成一份目录?

如果一个工作簿下有多张电子表,如果快速生成一个封面,里面包含这些工作表的链接?

可以先在所有工作表里输入一个错误公式,再利用兼容性视图检查,将检查结果生成一张新工作表,里面带有所有工作表的名称链接,稍微修改就是表格目录了。

Office 2013中,兼容性视图检查功能藏于"文件" -> 信息 -> 检查工作簿 -> 检查问题 -> 检查兼容性中。

3. 两层的下拉选择项

在一个单元格内下拉选择省份,在另外一个单元格里再选择这个省的城市,实现起来并不容易,除了用到数据验证,还要用到表格区域命名,外加一个INDIRECT()函数,挺有难度的一个任务。

4. Ctrl + A

这个全选快捷键,太熟悉不过了,用了无数次,看了课程才知道,根据你鼠标当前选中的内容,按Ctrl + A后,会选中所有相似的对象。比如,你当前选中的是图片,Ctrl + A将全选图片,这时批量删除一些对象就太方便了。

我以前一直认为Ctrl + A就是选中工作表内的所有单元格

5. 批量修正一些不规范的数字

从基层采集上来的表格中经常会遇到一些不规范的数字,这些数字的前后会藏着空格,甚至是用文本格式保存的,Excel在单元格的左上角显示一个小黑三角,用来提示这种可能的错误。这种错误会造成将来的一些统计错误,需要提前把它们处理好。

可以利用一个“选择性粘贴”的小技巧,先在单元格里放一些0值,选择性粘贴的时候,使用一个“加”法运算。数字旁的小黑三角瞬间不见。

6. 自定义填充序列

有些身份证号码、手机号码或者项目编码,经常需要在里面增删空格或连字符,可以在右侧输入一行想要的编码格式,比如我想每三个数字间加一个空格,再双击那个快速填充的“十”字,瞬间完成。

我以前一直使用复杂的字符串分隔和合并函数LEFT()、MID()和CONCATENATE()来实现这样的功能,太复杂了。

7. 恼人的空行

一些表格中每两行之间都有一个空行,如果用排序,可以将空行排在一起,但会打乱行的顺序,最好的办法是用“删除重复项”的功能。

8. F4

这里当然不是说中国台湾的F4演员组合,而是指F4快捷键,可以重复上一次操作,比如插入一行之后,连续按F4,就可以插入多行。

当然,还有许多常用的快捷键,可以提高效率:

  • CTRL + END 定位到含有数据的表格的最后一行及最后一列。
  • CTRL + SHIFT + ← 快速选择整个表格区域
  • CTRL + 鼠标滚轮 快速缩放到选定区域
  • CTRL + ENTER 多个单元格内容快速填充
  • CTRL + R,复制左侧的单元格
  • CTRL + SHIFT + "+",插入单元格/行/列
  • ALT + ENTER,在单元格内插入换行符

本文分享自微信公众号 - 申龙斌的程序人生(slbGTD)

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原始发表时间:2019-09-09

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