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疫情之下:如何高效远程办公

疫情至今,已经变成一场拉锯战。企业面临两难境地,复工万一有一例确诊搞不好就全公司隔离、不复工?怎么活下去...........

于是远程办公成为大部分企业的标配。巨头公司不约而同的选择不断推迟复工时间,员工都在家远程。中小企业也只是部分复工,大部分还要依赖远程办公。

都是远程办公,效率可谓是天壤之别。有一部分公司效率丝毫不受影响,比如头条多个高管就出来宣传,团队远程办公效率杠杠的。

另一部分企业呢?远程办公理想很丰满、现实很残酷!刚开始的热乎劲很快就过去了,时间一长团队的效率就降低了。CEO开始焦虑、管理者也仿佛一下子失去了灵魂找不到抓手。项目进度推进缓慢、员工工作状态无法掌控!

最近不少管理者抱怨,远程管理太艰难了!而很多从业者也在抱怨:远程办公比在公司更累!在公司只不过996现在是007!在公司一个会也就开两小时、现在一个会开一上午!大部分时间都花在会议沟通上了!

作为一个有多年异地团队管理经验的互联网老兵,针对远程高效办公我有以下五点建议:

01

制度改进

远程办公如果还用正常上班的工作制度,效率一定不会高。关于工作制度改进,有如下几点建议:

首先建立打卡制度

在公司上班,谁准时到谁迟到谁没到,一目了然。想摸鱼?没门!但是远程办公大家相互都不了解对方情况。

准时办公对团队作战至关重要!为什么这么说?

因为大家在同一时间段工作才能协同作战。否则就存在相互卡壳的问题。关于远程办公打卡,头条玩的花样更多,抖音总裁张楠是这么说的:

为了让团队小伙伴在家闭关的时候,不被工作和寂寞压垮,我们还准备了每天不同的打卡主题,比如工作日我们轮换会议主持人严肃打卡,而周末,我们打的是“云健身平安卡”。今天我们就完成了时长30分钟的“BodyJam”打卡,运动量很大,出了很多汗。

打卡玩出了仪式感!简直是开启了团魂啊!

当然,打卡只是让大家准时办公的第一步!

建立早会制度

打完卡接着做什么?需要开个简短明了的早会,各个小团队各自组团开个小会。时间不要太长,一人一两分钟即可。

说清楚今天要做什么、为了什么目标而做、有什么问题、需要什么资源即可!

早会千万别开时间长,不然一上午搞不好就牺牲掉了。更重要是给大家一个心理暗示:高效率的一天开始了!

晚日报制度

既然有了早会制度,为什么还需要晚日报制度呢?

很简单,既然大家已经给一天工作排了计划,那一天工作完之后的检查复盘就很重要。这也是给管理者一个抓手,以每一天来复盘推进进度。

强烈建议远程工作期间,日报对团队所有成员公开!这也是让信息极大透明问题快速暴露的好方法。

开会的改进建议

第一点建议能视频开会就别语音开会,第二点建议开会期间团队一起使用线上协同文档工具,比如WIKI、石墨文档。开会前把目标任务先列出来,然后一起修改。

远程开会切记别说废话套话空话,直奔主题速战速决。否则一天到晚都是远程会议了!之前写的一篇怎么高效开会,部分理念同样符合远程的情况:去TMD低效会议

02

明确团队目标

缺乏面对面的沟通很容易造成团队工作目标不清晰,这会导致很多不必要的误解和冲突。

人可以不在一起,但是团队的心要在一起。远程办公很重要的一点就是,大家要有一个共同的目标,要能够明白自己当前所做的事情是为了实现怎样的价值,这样即使团队成员分散在全国各地,也能齐心协力将事情做好。

提升远程办公效率首先明确团队目标,并让团队所有成员清楚目标!目标非常重要!

所有人对要做的事有统一的认识,彼此达成共识,建立共同目标,这样才可以减少各种沟通阻力。

团队目标最好符合SMART原则:

Specific:团队目标必须具体而不能模糊 Measurable:团队目标必须可衡量 Attainable:团队目标必须能够达到 Relevant:团队目标要与公司整体目标有强相关性 Time-Bound:目标必须有明确截止时间

远程办公的状态下,目标管理尤其重要!

另一种管理方式不得不提:OKR。我理解OKR有以下几个关键点:

目标聚焦具体可衡量 关键指标由任务执行者自行制定卓越目标并和上下级共同校正 数据闭环检查反馈关键指标,并根据反馈做出改动 更短的评价周期和改变计划

OKR目标管理法的魄力在远程场景体现的淋漓尽致!O即企业或团队目标,是一个前进方向。KR是衡量目标是否达成的关键成果。基于OKR衍生的OKRs-E目标管理框架在关键成果之下又增加了执行的概念,让目标计划能落到实处,具体可执行。

除了强调价值之外,OKR目标管理法本身的「透明」属性也让远程办公模式变得更加简单。远程办公模式下的团队成员彼此之间都有着「神秘感」,谁在做什么事情远没有在一个工区中那样容易被得知。

OKR目标管理法正是强调目标计划的公开透明性,OKR必须放在管理工具上人人可见!什么指标由谁来承担,谁要为了实现指标做什么事情,在整个计划中都是公开可见的,消除大家之间的神秘感,拉进团队之间的距离,打造更好协作模式。

OKR还强调追踪反馈,这也是远程办公模式下不可缺少的一个要点。没有追踪反馈,管理者将无法掌控工作的进度进展,为下一步计划的制定带来阻碍。

远程办公自我管理非常重要,正好OKR还是一种自我管理的思维模式。它强调团队之间的沟通协作,既是是目标管理工具,也是沟通工具,通过OKR的制定和Review,实现员工的自我管理和高效协同。

远程办公要提效,团队目标要明确!有条件的不妨尝试下OKR!

03

目标拆解为任务

远程办公,沟通是个很大问题。那么把每天或者每周的目标拆解成一项项要去做的任务就更重要了!

拆解之后的任务全部记录在线上工具上:JIRA、WIKI、DOIM都行。这样方便相互检查,同时大家所有的具体工作都能透明,极大降低了沟通难度。

比如这个月目标是把注册率提升50%,那作为团队管理者就要把这个目标拆解成这周要做什么任务、今天要做什么任务。

比如今天的任务是先要组织团队成员头脑风暴,穷举能提升50%的所有方法。然后需要缩小会议范围,决策采用哪些方法,最后让产品技术排期。这就是今天的三个任务!将这些任务从目标中拆解出来,用线上工具记录并推进。

缺少目标拆解能力的员工,碰到远程这种沟通难度极大的环境,很容易陷入低效陷阱。

目标拆解为任务的训练本身也能提升自身的管理能力。这么说起来,远程办公给了很多职场人千载难逢培养管理能力的机会,可别错过!

04

协同工具要用溜

远程办公要提效,协同工具是必不可少的!

很多团队很多公司,平时战斗力杠杠的、生龙活虎,但协同手段基本靠吼。拿销售团队举例,就非常明显,很多战斗力爆棚的电销团队遇见远程大杀器基本就歇菜了!

但是,那些现代化工具用的溜的销售团队,依然可以在远程办公的情况下保持战斗力!比如最近很火的一家公司:跟谁学,据说最近的疫情业绩暴涨、人效暴增。为什么?因为人家的销售团队已经科技驱动了!

不少线下公司,企业微信钉钉都没用过。公司群全是微信群!这下好了,连个消息未读提醒都没有,说一句话,简直是石沉大海啊,谁看了谁没看都不知道!

公司需要要为员工准备好线上协同工具,还要同步抓好线上培训。

沟通协同类:钉钉、企业微信都不错,还在用微信的赶紧趁机换了吧,也算是为未来提效了。

文档协同类:WIKI、石墨文档挺好用,用好了也可以作为沉淀企业知识积累的工具。更重要的是,用这些工具可以实现大家远程共创各种文档,比如产品文档、技术接口文档、头脑风暴库。加大信息流动速度,就是提效!

资源传输类:百度网盘、自建FTP、高端点来个SVN都是极好的。用起来,大家的劳动成果也可以妥善保存起来了。

目标管理工具:OKR类的推荐头条飞书自带的工具,TITA也还行。实在不愿意花钱,WIKI凑合用也行。项目推进,JIRA、TEAMBITION都还不错。远程办公,用这些工具把目标、任务、截止时间、复盘节点等等,呈现给所有人,透明高效。

这个时候,科技可真是生产力了!

05

对员工的

建议

前四点,是对公司对团队的建议。最后谈谈对个人的建议。

第一点,定闹钟准时起床、洗漱完毕、穿戴整齐

在哒哒少儿英语做技术VP的时候,因为哒哒的总部在上海,经常会出差。我出差的时候,会在酒店办公。我每次都做到早起之后,洗漱完毕、穿戴整齐。这样可以帮助自己迅速进入工作状态。

不要以为穿着睡衣非常舒服,这种情况你压根进入不了工作状态,你心里的懒惰小人会告诉你:这是在家里凑合下就行啦!

要有办公的仪式感!!!

第二点,一定不要在卧室、沙发等休息的地方办公

在家办公,最重要的就是把休息和工作区分开来。如果你在休息的地方办公,你大概率很快进入想打盹的状态,这样能把工作做好吗?

第三点,晨会准时到,认真听,高速反馈

在家办公,团队leader一般都会组织晨会。这是提效的关键点,晨会要准时到,开会时高度专注,有问题及时反馈讨论。

远程办公很重要一点是把目标拆解成任务,然后去check任务的完成度。要对自己承担的任务有清晰的认知!

第四点,写一份好的日报

远程办公公司一般都会要求员工写日报。把自己做的每一个任务好好总结,切记不要写流水账,把工作中的难点和怎么解决的过程写出来最好。

写日报是个技术活,得高度重视,日报的反馈也可以把问题暴露出来,更有利于团队的工作效率。

做好以上四点,相信大家远程办公的效率可以得到足够保证!

写在最后的话:

改变就趁现在!强大的组织可以在危机中进化重生,反而是一次进化的契机!远程办公提效迫在眉睫,在家高效办公对经济的恢复至关重要!

祝伟大祖国早日攻克疫情,祝所有企业都能走出难关,迎来春天!

本文分享自微信公众号 - findyi(gh_8766e6feadd0),作者:findyi

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原始发表时间:2020-02-22

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