消除忧虑的良药-土土的办法管理任务和时间

这是学习笔记的第 2225篇文章

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最近做了一些任务的调整，之前是用了软件的方式管理任务和时间，总是感觉不得法，总希望找到通用的方式，但是越是这样，越适得其反，感觉反而走了一些弯路，于是乎期望越高，失望越大。

大体有如下的一些苦衷：

1）任务分配比较随意，缺少规划，没有根据时间和精力安排进行综合考量，简而言之，想做的事情很多，但是限于时间能做的事情不多。

2）任务的标准定义模糊，一个任务，达到什么程度算是完成，或是超出预期的完成状态，比如说任务设定为“学习go语言”，这个任务就很难去界定清晰的边界，是先整理出学习计划，还是学习某一个具体的特性/技术点。

3）任务的完成状态不够清晰，这是一种普遍的现象，因为各种原因，某个任务在执行过程中可能达不到预期的标准，但是多少也有了一些进度，说完成吧火候还不够，说没完成吧多少也做了一些，相比于一些软件的任务管理模式，就比较纠结，到底是打上完成还是进行中，如果今天还是进行中，明天看也还是进行中。。。就很难去界定任务进度和状态了。

4）任务变动带来的影响，有些任务是加塞的，属于紧急重要或者紧急不重要的任务。这些是在规划中难以预见的，但是又确实需要抽出时间优先处理，通常是一些临时发起的会议，报警和故障处理等，如果在既定的任务计划之外，原本的计划就需要重新组织，同时会影响整个一个周期范围内的任务状态。

在使用了一段时间的软件管理之后，发现基本形成了一种拖拉的心态，有些任务一看都延期2个月以上了，这是一种很糟糕的状态，也着实让我闹心(下面的任务是有差不多1个月没有更新后任务的状态，不过确实已经很糟糕了：（）

针对这些问题，我也做了复盘，确实通过软件的方式是没法实现这种灵活性和强烈的目标感。我设定任务的本质不是为了标识哪几个任务完成了，而是需要记录我整个工作的节奏，不断的调整，在这个过程中，真正能够提高工作效率，比如原本完成5件事，结果通过高效的组织管理，完成了10件事情。

所以土土的办法其实还是最适合自己的。我也同事请教了一些相关的使用方法。决定还是使用印象笔记的方式来设定计划。

首先我会设定一个基本的范围计划，按照月，周，日为维度，每天会有一个笔记去管理当天的任务情况。这是一个采用的PDCA的计划模板。粒度可以细化到每半个小时，这样一来，你每天的任务就会一目了然了。

我最开始是比较排斥这种精确到每个小时的任务的，觉得不大实际，但是这种方式带来的好处就是我能够基本预见每天的工作能力，能做多少事情，这样有些想做但是没有时间做的事情就能够规划的更加合理，有些任务的时间计划是10:00，可能完成是在12:00这些都可以记录下来，有些任务为什么没有完成，可以做一些批注，如果依照计划完成了，就可以标绿。

每日的工作记录是一个基础工作能力规划，我们需要一个更加整体的任务看板，那就是周计划模板，可以把这一周需要做哪些事情都罗列出来，这些事情的整理就是关键了，我们可以按照四象限来拆分，四象限中尤其重要的都是重要紧急和重要不紧急这两大类任务。

有了这个整体的规划之后，可以把这些任务分配到每天的工作里面去，这样我们就会更加清晰哪些是重点，哪些是需要多花一些精力的事情。

当然在这个基础之上的就是月度计划，月度计划相对更加宏观一些，在计划中中也可以把自己感兴趣想做的事情也加进来。

至少从现在工作实际完成情况来看，基本都能够完成60%左右的任务，相比之前的无力感现在做工作总结也轻松多了。