个人永久性免费-Excel催化剂功能第66波-数据快速录入，预定义引用数据逐字提示

在前面好几波的功能中，为数据录入的规范性做了很大的改进，数据录入乃是数据应用之根，没有完整、干净的数据源，再往下游的所有数据应用场景都是空话。 在目前IT化进程推进了20多年的现状，是否还仍有必要在Excel环境下做数据录入工作？这个问题估计再往后20后答案仍然是有必要的。 在Excel上录入数据，在原生功能上的确有很大缺陷，但借力Excel催化剂的四大武器(单复选框、数据有效性、多级数据联动、逐字提示下的数据快速录入)，想必许多人的观念可以重新更新一下，今天来到逐字提示下的数据快速录入的介绍。

Excel版数据快速录入现状

关键词模糊查找快速录入效果

除了在开发人员主导的各式各样系统环境下，现很难有在Excel环境下可以实现数据录入，逐字进行提示的效果。

需要动不动就要开发一个系统来支持一些临时性的数据录入，从时效性、沟通成本、财务成本考量来说，都是较难走得动的路线。最后的结局可能就是一线录入人员的苦逼繁琐手工低效操作了。

经不完全调查，现有的方案的确有部分插件和Excel爱好者的一些模板可实现，但和实际的现实录入场景仍然有较大的差距，具体如下：

一、查找列（按关键词搜索）仅有一列或最多加上拼音首字母查找列

笔者认为更合理的方案是，查找列可以做一个开发性的设置，让用户自行决定需要以哪些列来做查找列，可以更充分地利用查找功能。

二、查找列与返回内容列是同一列

因大多数的场景更应该是根据一些描述性的列来查找出对应的记录行，然后返回一些类似代码不易记忆但易于作唯一值区分存储的信息。让查找列与返回内容列分离还是有很大必要性。

二、配置不够灵活，不能按需应用到所需的文件中。

数据录入的配置过程不够灵活，非插件版本，只能在其设定好的模板上使用其VBA固定规划出来的引用数据及录入数据区域，未能按实际需要，可在任意Excel文件中进行设置。

就算一些插件实现的版本，功能也是过于简陋，同时不能保存当次配置的数据，在文件保存后重新打开和文件分发后，难于保留配置信息。

四、在同一文件中，不能同时存在多个快速录入规则

一般来说，数据录入的信息，不止于一列数据需要设置这种逐字录入、关键词提示效果，若一份文件中，有多处需要做这些配置时，现有的能找到的版本都未发现有此功能的支持。

Excel催化剂版本的数据快速录入功能

如前文所述，现有的解决方案中，仍然有较多的缺陷，Excel催化剂针对这一系列的缺陷一一进行弥补，让Excel环境下的快速录入功能成为一个大众可驾驭且有较大的实际使用价值的功能。

使用前需作规则设置，设置过的规则可永久性在此文件工作薄中生效，无论后续进行保存关闭另打开，或分发给其他人使用，仍然有效，同样的技术已应用到第60波单级数据有效性验证和第64波多级数据联动中，有兴趣可翻阅前文查看。

真正使用时需打开【快速录入规则开关】才可生效，也可避免无需使用时的干预作用。

功能入口

详细功能介绍

1、准备引用数据

如上文提及的，可能查找列有多列，且查找列与返回内容列不同，为使逐字提示功能发挥更大作用，可根据实际需要，准备出多列的查找列，和对应需要返回数据的内容列。如下图，当想同样可通过拼单首字母或全拼来进行查找搜索时，可多准备这些列，具体的操作可参考第29波的中文相关自定义函数，有介绍拼音生成的函数。

引用数据示例

2、对引用数据进行必要的配置

需要对引用的数据区域及对应的引用数据列的类型进行配置，提供一个可供后续识别的名称，方便后续查找对应规则。

同时需要对作用的目标区域也一并进行设置，让此规则生效在对应的作用区域单元格范围内，其他区域不必生效。

同时可在一个工作薄中设置多个规则，分别对应于不同的作用区域，数据录入过程中，可以一气呵成，同时在多个规则下进行快速录入。

配置信息

3、对规则的活动状态进行勾选及对快速录入的总开关进行开启

跳转到需要录入的数据的工作表中，然后通过菜单打开【快速录入规则开关】后，鼠标或键盘移动单元格至对应起作用的区域上，将会跳出对应的规则下的逐字提示列表。

多个作用区域

跳转到D列时，打开D列对应的规则清单

实现同一录入区域多个规则自动切换

跳转到G列时，打开G列对应的规则清单

4、纯键盘操作的高效数据录入实践

当键盘的ENTER、TAB、和方向箭上下左右等按钮对单元格进行移动时，当前单元格和有相应规则对应的作用区域有重合时，将会自动跳出快速录入界面，并且光标自动跳转到查找字符串位置供键盘录入关键字来查询。

当光标跳转到查找字符串位置，无输入内容的情况下，同样可利用ENTER、TAB、和方向箭上下左右等按钮回到单元格的移动，跳出快速录入面板。

当光标跳转到查找字符串位置，输入相应的关键字内容后，方向箭上下按钮可移动到下方的引用数据区域清单中，当确定某一行的记录为所需的结果时，即可使用ENTER或TAB键进行上屏操作，两者不同在于上屏后的鼠标移动的下一单元格，TAB是移动到右边，ENTER是移动到下方，进行下一个单元格的录入。

选定所需数据行后，按ENTER或TAB即可上屏

简单录入动态图演示，更详细的视频操作演示可在相应的视频中查看，视频地址可私信笔者获取。

快速录入演示

结语

数据录入无小事，当我们真正去重视它，并且通过一些辅助的手段，让数据录入更便捷的同时，也满足到数据录入的准确性。

Excel催化剂对数据录入的增强四大功能(单复选框、数据有效性、多级数据联动、逐字提示下的数据快速录入)，只要充分学习使用起来，必定对整个数据录入带来质的提升！