如何管理您的知识库？

什么是知识库？

让我们从头开始。知识库允许您在集中式中心存储、共享和维护信息。

那么，知识库软件如何适合您的知识管理策略呢？一个很好的问题。

• 存储。这些信息不是孤立在某人的 USB 记忆棒上、埋在没完没了的电子邮件对话中，也不是在您不再使用的项目管理软件中。知识库使您可以轻松获得概述和查看信息 - 特别是如果您选择具有出色搜索功能的知识库。
• 分享。您的文件可能存储在一个位置，但这并不能将其变成免费的信息自助餐桌。相反，您可以管理访问权限并查看谁有权访问和访问了特定文档。只需单击几下，您就可以快速共享文档，而且始终是最新版本。
• 维持. 当您在电子邮件线程中搜索正确的报告时，很容易意外选择错误的文件。通过使用分析，您可以添加和编辑信息以及查看需要填补的空白。

管理知识库的好处

定期维护知识库可以获得的一些好处包括：

• 清除过时信息时降低错误风险
• 为客服人员节省时间，因为您提供易于理解的公司和产品信息。
• 通过基于分析和反馈创建新文档来减少不必要的工作——为了信息而避免信息。
• 通过深思熟虑的数据库满足读者的需求，提高客户满意度。
• 通过定期维护您的知识库，降低对数据库大修的需求。

如何管理您的知识库

让我们看一下创建和维护强大知识库的一些最有用的策略。

为您的知识库选择正确的设计

无论您是从头开始建立知识库还是审查您的设计以进行改进，您都需要特别考虑两件事：内容层次结构和界面。

内容层次结构

您的内容层次结构是您向读者呈现信息的方式。是否易于概述和理解？您还可以通过添加相关内容的链接来引导读者体验。

干净的界面

外观与公司品牌一致，知识库与公司网站的其他部分很好地集成在一起。

分配用户权限

管理访问权限是确保您的知识库安全并仅与合适的人共享的关键。

如果您正在创建一个外部知识库，那么您很可能希望让每个人都可以访问它。另一方面，如果您要创建内部知识库，则需要根据团队、角色或管理级别来控制访问。

衡量文章的有效性

您可以通过多种方式收集信息，以了解您的知识库内容的有效性。对于您的内部知识库，您可以直接向团队成员寻求反馈。

您是否使用外部知识库进行客户服务？然后与您的支持团队联系，了解他们经常遇到的问题。这些问题是否得到了回答，或者回答得足够好？客户对知识库有什么反馈？

添加和改进知识库的内容

您是否使用您的知识库与员工或客户共享支持文章和信息？然后，您需要考虑一些事情来改善用户体验。

• 添加其他知识库文章
• 改进知识库内容——以及用户体验
• 删除过时的信息

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