待办事项的高效管理

什么叫做待办事项

待办事项，即为准备去做的事情，具有以下2个明显的特点：

1. 能落地——能够直接指导行动； 2. 有明确的截止或执行时间节点。

首先聊下第二个特点，明确的截止或执行时间。

明确的「截止时间」，比如这周末前要完成狗粮的采购，明天晚上之前要把方案给到同事，今年要累计跑步100km等等；

这些目标、项目或待办事项都是有非常明确的截止时间，但是它们不会要求你真正执行的时间，所以它们只强调「完成」，不强调「执行」。

而明确的「执行时间」，比如今晚要和同事开会，明天早上要抢票等等，这些待办都对事情执行时间有严格的要求，错过这个时间，事情的完成度就会受到严重阻碍，所以它们只强调「执行」，不强调「完成」。

但只是拥有第二个特点的事物，并不会就是待办事项，比如上文提到的【今年要累计跑步100km】，还有【今年内产品上线】等等，其实这些都属于「目标」，因为它无法直接指导落地行动。

而能够指导行动的标准则是：当你看到该待办后，直接就能知道着手去做啥，而不再需要进行层层拆解，进而去指导落地行动，这就是待办的第一个特点——能落地。

比如，我告诉你今年要累计跑步100km，总不能从告诉你的那一刻起，你就开始跑步，直到跑完100km，从而完成这项待办。

所以，具有上述2个特点的事物，才能称之为待办事项。

回忆一下你之前的待办事项，是不是也符合类似特点呢？它们真的都属于「待办」吗？

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为什么要管理待办事项

为什么要进行待办事项的管理，主要有两大原因：

1. 待办事项非常重要

人生由【目标】【项目】【待办】等多维构成。若待办没有进行高效的管理，那么就会导致落地行动无法准确有效，那么你的各种项目完成情况也会受到影响，最终你的目标完成度也会受到影响。

所以，为什么强调从小事做起，因为持续的小事才能逐渐向更高维度产生影响，进而推进你的项目完成，你的目标实现。

2. 待办事项多而杂

回忆一下你每天的生活，从早上睁眼到晚上睡觉前，每天需要做多少事情？其中有多少琐碎的小事？有多少重要的任务？每天你又会遗漏掉多少事情？有多少事情的完成是不满意的？

然而，正是因为缺乏系统的管理，才会导致上述问题的发生。

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待办事项的管理方法论

先讲分类，再讲管理，知道了待办事项有哪些种类，我们才能对不同的种类进行针对性的管理，实现真正的高效率生活。

首先，我们将待办事项分为三类：

• 项目中拆解而来的主要任务：完成主要任务，那么就能表明该项目已完成；
• 项目相关的小事：与重要项目相关，但非主要任务的事情，比如开会、修改文档等等；
• 生活中琐碎的小事：拿快递、买猫粮等必要的小事。

至于为什么要这么分类，因为生活中所有落地的事情，都能够被包含在上述类别里面。

接下来举一个例子进行说明，我是一个斜杠青年，近期工作上的主要任务是完成XX产品功能的上线，但是工作之外还有小红书需要运营，里面会涉及到内容的运营规划，和小伙伴开会讨论视觉设计；除此之外，我在生活中，可能还要定期给猫买猫粮，拿快递等等。

所以对于我来说，需要做的事情按照以上三个维度可以拆分为：

• 项目中拆解而来的主要任务

1. XX产品功能上线的五个任务：产品设计文档定稿、界面设计定稿、开发任务、测试任务、上线后的数据分析报告产出
2. 小红书运营的任务

• 项目相关的小事

1. 与小伙伴讨论小红书的视觉设计；
2. XX产品功能上线相关的会议、协调、进度跟踪等事项。

• 生活中琐碎的小事

1. 买猫粮、拿快递、买水果、存钱等琐碎小事。

而对待办事项的管理，则需要分为2个视角去对3类待办进行管理：任务视角与小事视角.

1. 主要任务的跟踪

对待办中属于「重要项目中拆解而来的主要任务」类的事项，进行持续跟踪，每日每周关注进度，有任何问题都需要及时解决。

每日跟踪主要是看当前的任务是否在正常推进中，遇到什么问题，需要怎样去解决；

每周的跟踪则是用更高的视角看待任务，需要联系到该任务对应的项目，考虑该项目的上下游任务，看是否需要进行时间、资源安排上的调整。

2. 小事的计划

对待办任务中属于「重要项目相关的小事」「生活中琐碎的小事」类的事项，则直接进行 todo list 的记录，安排其优先级，做事顺序，通常来说小事分这么几类：

1. 现在这个时刻，突然想起来要做的事情，如果评估时长小于5分钟，那么请立即去做；
2. 生活中琐碎的小事安排，比如开会、订餐、取快递等等，这部分更多属于「提醒类」「预约类」事项，到时间点做完就行；
3. 今日的工作安排，比如最近我某一个任务是【产出xx功能需求文档】，那么我这几天的待办可能就会有完成xx功能竞品调研、与xx部门沟通功能相关事项、产出用户调研文档等等，而这些事项因为基本都是一天内就能完成的，所以需要用优先级进行排序，指导每日的行动计划。

END