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什么是有效的安全文件管理

作为基层管理人员,每天都要收到很多文件,其中十有六七是安全相关文件,如何让各层级的要求能够及时、准确、完整地传达和落实,需要有效的文件管理。 有效的安全文件管理,需要对文件进行合理分类和归档、需要认真研读文件并对文件作进一步的处理,也就是落实文件要求和汲取文件精华,在确保“事事有着落、件件有回音”的同时,沉淀文件成果,让文件发挥最大效能。 文件分类和归档 清晰的分类,有助于理清文件的整体脉络,让文件能够有序地整理归档,更好地跟踪文件落实情况,也方便整合和查阅。 1.按来文出处 大体可以这样分:总书记重要讲话指示批示;外部来文,包括国务院国资委、能源局、能监办,属地政府相关部门等;内部来文,包括领导指示批示及交办事项、集团公司及各部门、公司及各部门。 2.按重要程度 可以分为:紧急且重要、不紧急但重要、一般,等。有些文件看过落实过就可以存档了。 3.按作用时间 可以分为:长期、阶段、临时。 4.按文件类型 可以分为:领导讲话、规章制度标准、会议纪要、通知、通报、报告、简报,等。 5.按工作类型 可以分为:安全综合管理、安全检查、双重预防机制、安全培训、消防管理、特种设备管理、应急管理、网络安全、职业健康安全、事故事件警示,等。 6.按文件的参考作用 可以分为:经常查阅、参考学习,等。 7.按文件的关联性 可以分为:有相关关联文件、无相关关联文件。有一些文件是针对某项工作的一系列文件,由上至下层层发文,这些文件就是有相关关联文件 8.关键字 根据文件内容,设置一些关键字来对文件进行同类识别。 文件处理 文件归类是收到/印发文件后的第一步,接下来就要对文件进行处理。首先,是要对文件认真研读,理解文件内容,梳理文件相关要求,研究制定落实措施。同时,在理解文件内容基础上对文件进一步归类。 要建立文件清单及落实情况台账,至少包括文件名称、分类、要落实事项、落实措施、责任人、时限、跟踪人、落实情况及相关证据,等。 对于一些有参考作用的文件,要善于吸收文件中的成果,将其运用到自己的工作中,或者完善安全体制机制制度,或者分类成册,例如总书记关于安全生产的重要讲话指示批示汇编、各级检查问题汇编、经验成果汇编等等,方便时常查阅研学。 下面是文件处理程序示意:

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