企业如何打造响应型供应链模式之采购流程的建设（下篇）

企业如何打造响应型供应链模式之采购流程的建设（下篇）

在上周的文章中，晓闲聊了采购流程的中间几个环节，今天接着聊采购流程的最后2个环节——谈判汇报及协议签订。

在正式介绍谈判汇报和协议签订这2个环节之前，晓闲有必要先展开说明一下。

谈判汇报是指：企业内部对采购部门的采购决策进行审核和审批以确定同意还是否定这个供应商的服务交付、交付条件和交付要求；

而协议签订是指：在企业间以协议或者合同的形式约定双方之间的交付关系并以书面要约形式生成相应的书面要约文件。

在很多企业，谈判汇报与协议签订属于同一个流程。

一般的，在采购部门谈好价格、交付条件等要素后，谈判人员就会直接进入到合同阶段，随后带着合同去走汇报流程，此时，谈判汇报与协议签订简化为了协议签订环节一个环节。

这样的流程简化有其合理性，当企业的采购业务相对比较简单且企业的管理模式相对简单或者粗略时，企业应当采用简化的业务流程，如果人为将谈判汇报与协议签订分割开会增加企业的流程成本。

不过，如果企业的管理模式或者采购业务比较复杂时，企业有必要分隔开具体的业务流程，即将谈判汇报与协议签订分成2个独立的流程环节。

你所在的企业具体适合哪种模式，这取决于你所在公司的业务的现状、企业的管理模式、组织架构和企业文化等方面的影响因素。

晓闲今天所谈论的采购流程将是第二种形式，即谈判汇报与协议签订分离的形式。

5.谈判汇报

从采购流程的角度看谈判汇报，这个环节的主要目标是：产生一个决策来认同或者否定采购部门的采购决策，简单地说：那就是谈判汇报的目的是审批采购意见并形成采购意见。

在谈判汇报环节中的主要活动是2个，分别是：采购部门对谈判结果向公司层面或者部门进行汇报，而公司层面或者部门层面对谈判结果进行审核或者批准，即简称“审批决策”。

谈判汇报环节的主要活动之一是审批决策，因此，晓闲认为审批流程是其中的关键环节。

在谈判汇报环节中，我们需要关注审批流程的2个维度：审核人与审批人、审核标准和要点。

A审核人与审批人：

在采购决策的审核人和审批人维度上，我们需要清楚一个问题——谁有一项采购决策的审核权或批准权呢？

晓闲对这个问题的答案是：采购部门管理者与负责人、风控部门或财务部、及公司总经理或者同等地位，这3类角色才具备审核采购意见或者采购决策的权力，其他的角色和定位都无权过问一项采购决策，甚至其中的采购价格、供应商选择等等问题。

为什么晓闲将其他角色定位都从采购决策流程中淘汰出去呢？

这里，晓闲列举几个角色来说明这个问题。

第一个问题是：质量部具有审核权或者审批权吗？

答案是它们没有这个权力。

在一项采购活动中，质量部并不能审核或者审批一个采购决策或者采购意见。

采购决策的核心是采购货物的质量标准、供应商选择、商务条款（含价格、付款方式、交期等等）。

其中，质量标准是以物料的质量标准的形式导入的，而供应商选择是以企业内部的供应商管理规程导入的，质量标准在需求流程中已经进行了相应的约束，换言之，质量标准早已通过需求流程解决了，不应在采购流程的审批环节继续推进；而供应商选择同样通过供应商导入环节做出了限定，不合适的供应商将不能进入到后续的谈判环节而以被淘汰，自然不再需要关注。

这里强调一点：在企业内部，合格或者合作供应商的选择通常是以将某个供应商列入合作供应商清单或者合格供应商清单，或者不得列入不得合作供应商清单为选择标准，而质量部是合作供应商清单或者合格供应商清单的第一责任部门，或者说直接决策部门。

而实际上，多数企业的业务执行时，往往都会先通过核对合作供应商清单、合格供应商清单以及不予合作供应商清单，以评判某个供应商是否可以进入本次采购活动的潜在供应商，而且，多数企业通常会采用ERP系统管理合同，如果某个供应商不在合作供应商或合作供应商清单中，将不能生产后续的合同或者订单。

第二个问题：需求部门有审核采购决策或者意见的权力吗？

答案同样是：需求部门没有这样的权力。

让需求部门审核一项采购决策或者在谈判报告上签字，这样的流程显得非常奇怪。

一项采购决策的主要内容中仅有质量标准、供应商选择和采购成本与需求部门有一定关联，尤其是质量标准。

规范而言，质量标准以及供应商选择其实已经在需求流程中进行了约定。

在规范的需求流程中，在进入采购环节前，企业内部已经产生了非常公正、客观、合理的采购需求，所有采购流程中的环节都是在上述需求确定之后方才产生。

而在多数企业，采购成本也与需求部门没有任何关系。

即使是在采取项目预算制的企业，需求部门也不需要而且也不应当知道最终的采购成本。

在预算制之下，从公司层面看，一个需求被批准后，只要最终采购成本不超预算价格，不论采购价格多高或者多低，它首先在制度上都是合理的。

我们并不能因为最终价格比预算低很多而确定不再完成某个项目的采购。

另外，采购成本属于企业内部的核心经营数据，一旦需求部门知道了这些核心数据，企业的经营活动可能面临很多的风险，比如滋生出商业腐败行为，产生内部商业机密泄露，或者影响采购决策的公平性等等若干问题。

不过，预算的管理应当有一个合理的流程，而且预算也是一个复杂的问题，本文的主题不是介绍，因此此处不再展开说明。

如果企业的流程不规范，就容易在采购审批环节中让诸多部门签字。

事实上，如果一项采购决策需要需求部门签字，那么，应当拿着意向供应商的技术资料去找需求部门签字，而不是谈判汇报的资料或者报告去找需求部门签字。

下面，晓闲来介绍具有审核权或者审批权的角色。

采购部门管理者与负责人

从流程上看，采购部门管理者与负责人对谈判结果负有最终责任，他们需要首先评判一个采购决策的合理性与必要性，同时，一个采购意见要上升到公司层面的意见和决策首先就需要得到采购部门的认可，因此，采购部门管理者与负责人的意见就是其中的关键环节。

风控部门或财务部

严格而言，风控部门和财务部门是不对采购决策负责的，甚至说它们并没有太大的权力去审核或者审批一项采购决策或者意见的。

为什么此处晓闲会认为这2个部门具有权力呢？

原因在于一项采购决策中涉及到两个维度的风险，分别是：供应商选择与交付达成。

供应商是否存在倒闭风险、资金链断或者继续履行交付义务的能力和意识，这些问题往往是财务部门或者风控部门最关注的要点之一。

比如付款方式为预付80%，如果供应商倒闭，那么可能意味着80%的预付款将无法收回。

另外，交付达成也是风控部门或财务部非常关注的。

比如供应商是否违规开票，是否跨经营范围供应，交付价格是否合理，付款方式是否合理和正常等等，都是值得风控部门和财务部门需要重点关注的要点。

因此，风控部门和财务部门往往需要具备采购决策的审核权。

不过，由于在采购业务中，还有一项协议签订环节，因此，风控部门或财务部门对谈判结果的审核权可能要放在协议签订环节去发挥效力了。

公司总经理或者同等地位

总经理或同等地位是一项采购意见或决策的最终批准人，它们肩负的一项责任是最终决定是否为一项采购需求而支付谈判后的成本。

最终批准人并不需要为采购决策的合理性与交付条件和要求负责，它们只需要关注成本即可。

不过，某种程度上来说，如果需求采用预算制管理的，在采购环节中，最终批准人可能是没有意义的流程设定。

在需求流程中，只要某项需求在提出时列出了相应的预算，那么，最终企业内部批准某个需求时只要该采购项目不超预算即应当采购。

因此，规范而言，在谈判汇报环节的审批流程中，总经理或者最高审批人不应当存在，它可能要由采购部门负责人代替。                                                                                                                                                                     

B.审核标准和要点

在谈判汇报环节中，审核标准和要点是我们需要关注的另外一个维度。

由于采购活动的复杂度，因此，关于审核标准和要点的介绍，晓闲只能简单介绍。

在审核标准和要点维度上，企业主要审核3个维度，分别是：采购需求合理性、供应商选择合理性、降本成效合理性、采购风险合理性。

采购需求合理性

采购需求合理性在需求流程中得到了解答，如果需求流程规范，那么，只要某个需求审批通过，采购需求合理性自然产生，因此，它取决于一个企业的需求流程的合理性。

供应商选择合理性

供应商选择的合理性需要分情况而定。

对于可以用合作供应商和合格供应商管理的物料类型，只要某个供应商属于合格供应商或者合作供应商，即可体现供应商选择的合理性。

而对于无法用合作供应商或者合格供应商管理的物料类型，供应商选择需要采购部门出具评估意见——为什么选择这家供应商。

降本成效合理性

降本成效合理性往往是采购审批活动中最关注的焦点。

这个问题较为复杂，采购价格的合理性评价难度较大，且其难易程度往往取决于采购标的的特性，此处也很难用一两句话说清楚。

简单地说：降本成效合理性是要求采购团队最终实现采购成本的大幅下降，但是，该降幅应当是在合理的范围内，过于明显的降本可能是有害的。

如果原料价格的合理降幅空间在30%-45%，85%的降价幅度可能意味着潜在风险，当然，降本成效是一个复杂的问题，并不能说降价85%一定有问题。

采购风险合理性

在采购风险合理性维度上，企业需要关注多个维度的风险，比如：供应商存续风险、供应商继续履约风险性、开票内容与开票税率风险、供应商业务范围、产品交付合规性风险、贸易方式风险性、资金支付方式风险性、政治风险等多个维度。

交易风险是一个复杂的话题，因此，晓闲在此处也就一笔带过，留作以后的专题谈论。

需要说明的一点：在协议签订环节中，企业同样需要评估采购决策的风险，因此，基于采购流程的高效执行原则，采购风险合理性决策可能需要在协议签订环节中履行。

6.协议签订

协议签订是采购流程的最终环节。

从流程上看，协议签订环节相对比较简单。

协议签订环节的最终目的是批准某个采购合同并最终形成双方盖章的协议。

也就是说：协议签订由2个部分构成，分别是：协议条款的审批以及协议盖章。

在协议签订环节中，我们同样关注2个方面，分别是：审核标准和要点，以及审核人和审批人。

A.审核标准和要点

在晓闲看来，协议审批是一个非常简单的环节。

在这个审批环节中，企业内部唯一要关注的就是协议的合理性，也就是采购风险合理性的评估和决策，也就是关注业务中的风险是否可以接受。

当然，对采购风险合理性的评估并不应当发生在这个环节，采购风险评估是贯穿在整个业务流程中的，从供应商导入、采购询价和采购谈判等多个环节中。

在协议签订环节中，企业需要对采购风险进行决策，需要判断是否要在目前的条件下与意向供应商签订采购合同或者采购协议。

具体的风险类型晓闲已经在前面一个环节中列出了。

不过这里需要补充一条风险，那就是企业内部需要关注合同或者协议中的众多条款，以规避潜在的风险和明显不利条款。

另外，合同盖章是企业需要高度关注的方面。

如何保护印章不被盗用，以及如何确保盖章合同与合同审批环节中的合同相同是协议签订环节中的重要风险管控方面。

另外，协议签订环节还存在一项风险项，那就是合同原件的存档与保存。

企业内部应当建立统一的合同管理职能，由相应的岗位去管理全部的采购合同，以便后期查阅、履约等方面时的统一管理。

B.审核人和审批人

在协议签订环节中，具有审核和审批权力的角色分别是：采购部门的负责人和管理者、风控部门、财务部门、法务部门、公司总经理或者同等地位角色。

标准与谈判汇报环节的审核人和审批人选择标准相同，需求部门和质量部门并没有参与合同审核和合同审批的权力，此处不再说明具体原因。

采购部门的负责人和管理者

采购部门的负责人和管理者为采购成本负责，因此，需要参与到合同和协议审批中。

风控部门、财务部门和法务部门

上述3个部门都是为合同风险负责的，它们需要参与到合同审核和合同审批环节中，进行相应的风险把控。

在采购流程中，上述3个部门只为评判采购风险服务，而不应当关注具体的预算项目，因为在规范的流程中，采购预算已经在需求流程中生效了。

公司总经理或同等地位

公司总经理或者同等地位是最终决策人，它们只为采购成本负责，严格而言，它们可能不用出现在合同审批环节中。

如果采购需求经过严格审批，已经生效的采购需求是不需要公司总经理审批的，或者如果总经理已经谈判汇报中签字的，此时，也不需要总经理审批合同。

不过，很多采购项目的资金规模较大，最终总归是由总经理肩负了最终决策权以进一步约束采购流程，此时，总经理的身份就是采购流程的守门员。

在下周的文章中，晓闲将会介绍供应链管理的其他内容，请继续关注。