企业图书馆价值管理初探

摘 要 价值管理是一种优秀的管理制度,企业图书馆为创新提供了大量有价值的科技信息,是企业密不可分的一部分,理应成为企业价值管理链条上的一个环节,而不应独立于企业之外,参照公共图书馆的管理模式进行管理,企业图书馆管理应引入价值管理模式。

关键词 企业图书馆 价值 价值管理

1 背景

华北制药集团是最大的化学制药企业,主要产品430多个,有30多家子公司,拥有一支2 000余人的工程技术人员队伍,其所属的医药图书馆馆藏面积543m2,收藏与生产、科研相关的化学、医药卫生、生物、化学、 食品工业等方面的10万余册,是全国医药企业中规模最大的图书馆。但由于近年来书刊价格上涨等原因,造成经费紧张,书刊种类急剧下降,在这种情况下,笔者把价值管理的理念引入图书馆管理中来,很好地解决了资金短缺的困难。

2 价值管理的概念和内涵

所谓价值管理,就是以提升企业生命价值为目标,在和决策中以价值为导向和判断标准。以功能成本为依托,运用各种适用的进行价值链的系统分析、评价和创新。,价值管理的体系已经囊括了企业的方方面面,主要包括人力资源价值管理、组织运行价值管理、产品技术价值管理、产品创新价值管理、信息资源价值管理等。价值观念决定着经营战略、目标、组织和决策、运营机制等方面,不同的价值观指导下的经营结果也截然不同。目前,无论是在发达国家,还是在中国家,它都受到十分广泛的重视,在的各个管理领域,并取得了显著的效益。企业要想在未来的竞争中立于不败之地,应该树立起价值的观点,应用价值管理技术。

3 企业图书馆采用价值管理的必要性

计划体制下,企业图书馆一直参照公共图书馆的模式进行运作,费用由企业拨款,最后计入企业开发成本,从来没有考虑效益、价值等,而是以规模、藏书量、资金投入数量等作为衡量图书馆的指标,而这些指标只要加大资金投入就能完成,而效益却无从谈起,以有限的资金购买无限的资源,无异于杯水车薪,致使大部分图书馆举步维艰。企业图书馆生存在企业内部,是企业科技创新的主要力量,在管理过程中也应该考虑它的价值,而不应只是考虑规模和经费投入数量。也应采用企业管理模式进行管理。

4 价值管理在图书馆管理中的应用

长期以来,图书馆一直被认为是光花钱,不创造效益的地方,对它的管理一直停留在日常的以实物为主的管理,管理水平落后,不能适应科研生产对信息的需求。近年来,我们在图书馆管理中大胆引入了价值管理这一先进的公司管理理念,从采购、分类、文献利用、读者服务、文献检索、信息工作的每一个环节、每一个方面都紧密围绕价值这一核心,取得了显著效果。

4.1 扩展图书馆保存文献资源的方式

过去,图书馆一直以收藏印刷型的文献作为保存文献资源的主要方式,随着机技术和信息处理技术的发展,使文献得以储存在高密度的电磁载体上,以数字化的形式再现信息资源。同时网上大量免费的资源中也不乏具有学术价值和文化价值的资源,这些电子资源将逐渐成为图书馆文献资源建设的重要,为此我们在采集印刷型文献的同时,也非常重视数字化形式的信息资源的采集。加入收费网站4个,查找到互联网上有价值的免费期刊1 340种。现在图书馆既收藏有印刷版文献,也收藏有电子版、版文献,既有收费资源也有免费资源。

4.2 实体馆藏和虚拟馆藏共同发展

图书馆藏书量一直是衡量一个图书馆规模和地位的标准,但是受社会发展和技术的,对图书馆的评价已不再把拥有多少实体馆藏作为唯一或最主要的指标,而是日益看重图书馆为用户提供文献服务的能力。实体馆藏除了印刷形的文献外,还包括采购或自建的储存在图书馆电子设备上的电子资源。虚拟馆藏是指图书馆未存储实际资源,但具有网络使用权或建立链接导航的电子资源。由于经费的压力,面对浩瀚的信息资源,大多数图书馆依靠自己有限的经费和实体馆藏已无法满足用户复杂的信息需求,而网络环境可以大大增加图书馆的虚拟馆藏,扩大图书馆为用户服务的文献资源。对用户来说,只要资源是可存取获得的,无论它是图书馆收藏的还是网上免费的,信息本身没有什么区别。

价格对经费紧缺的图书馆来说是至关重要的。在,出版物不再只有一种价格选项,而是有大量的价格模式。现有运作中的价格模式已经超过了50种。如,按并发户数计费、按登录用户数计费、按时间流量计费、按IP范围计费或图书馆联合体购买的计费方式。出版市场不断的改变导致了更多的灵活性。图书馆虽然难以控制所有的价格选项,但必须尽可能多的了解,以找到适合本馆的价格模式。我们根据价值管理的有关原理,采用最适合我公司情况的按并发户数计费的方式订购了CNKI数据库,每年费用2万多元,一次缴费可以多次使用,并且根据这一特点,我们为全集团公司读者开展检索服务,使有限的费用获得了无限的使用价值,为集团公司车间、子公司、分公司选择课题、成果报批、项目立项提供了1 000多篇资料,间接地创造了价值20多万元。

5 具体工作

5.1 查找期刊原文

利用电传、电子邮件等通讯设施,采取的检索方式,了解全国各大图书馆的馆藏,查找期刊原文,为我们所用,全年只花费1 920元的复印费、邮寄费和少量的通信费用,为广大人员查找期刊原文465篇,涉及刊物50多种,如果这些期刊花钱去订约需资金40多万元。

在工作中为了统计记录读者查找期刊原文的数量,我们还建立了期刊原文登记数据表、期刊原文查找统计数据表,表中有期刊名称、申请人、申请单位、服务方式、查询结果、提供文献单位等数据,采用Microsoft Access数据处理系统,统计查询非常方便,便于对读者情况、费用使用情况等数据进行管理。

5.2 寻找网上免费期刊

2002年,受资金的限制,我们图书馆共有125种期刊不能订阅,为了满足读者需求,我们从网上检索免费期刊1340种,这些期刊是世界卫生组织与Black?鄄well等6家大出版商联合为家提供的免费检索、浏览和下载的生物医学杂志的信息。这些杂志囊括了美国、加拿大、印度、挪威、圣地亚哥等30几个国家的生物医学杂志,涉及十几个语种。我们对其中795种语种的杂志的刊名进行了翻译、分类和整理。经分类统计整理发现有86%的杂志(688种)可以免费查阅、下载最新现刊,其余分别在3个月、6个月、1年、18个月和2年后免费查阅、下载。对其中制药相关的杂志进行了试查,结果显示,有60%~70%的杂志可以查到最新现刊。至少有100多种与制药密切相关的杂志是我图书馆未订阅的,如《美国药师》、《药物杂志》、《药物信息世界》等等。我们把这一信息提供给有关部门,并作为图书馆资源的一种形式,很好地解决了期刊品种减少的。这些刊物均为外文期刊,如果仅与制药相关的杂志,以每种10 000元计算,大约需要100多万元。

5.3 利用收费数据库,提供文献检索服务

在数字和环境下,图书馆对电子资源的收集比印刷环境下的收集更困难。电子出版物的类型越来越多,除了包括传统的图书、期刊、报纸、会议论文、工具书等文献类型外,还包括数据库、讨论组、新闻组、邮件列表等新型电子资源类型。对于单位用户,网络数据库有两种收费形式,一种是镜像,一旦购买,所有局域网用户都可以检索,但收费很贵,一般在10~20万元左右;另一种是包库,用户有限制,但费用可以相对便宜,我们采用了这种方式,费用是3万多元,但只允许五台微机同时下载文献,为了能充分发挥数据库的作用,使物超所值,我们就尽最大限度地为集团公司各部门提供检索服务,先后为新药中心、维尔康公司、制剂事业部、109车间、105车间等数十家子公司检索文献5 000多篇,检索、浏览、下载2万多次,使仅仅花费3万多元的费用却发挥了数倍的作用。

6 结论

总之,图书馆不只是一个只花钱不创造效益的地方,只要加强管理,在发展中它的作用会越来越重要,它蕴含在企业产品中的间接效益将逐渐为企业所认可。

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