为什么结构化数据管理才是王道?

智能时代的到来,导致每个企业都需要使用大量的,以“数码文件”为载体的数据资料,说直白一点就是word,excel,ppt,jpg,psd,mp4,MP3等等等等各种各样的文件。每个企业都面临大量数字文件管理的问题,为什么要对这些文件进行管理,今天就不多说,为什么采用云端集中管理,今天也不多说,今天我们主要来对比一下,常用的两种管理方式的优缺点,那就是结构化管理与非结构化管理。

常见的非结构化管理的方法就是本地磁盘或者云盘的文件管理,文件通过“文件夹”和“文件名”来进行管理:

结构化数据管理,基本就是以数据库形式存在的,这种结构化数据可能大家一时不知道是什么,这里举个例子:比如我们经常访问的电商网站,在电商网站上每个商品,都有商品名称、5张商品主图、一个商品详情页、若干商品属性。这样一个商品是由规范的一组数据构成的,这就是一组结构化数据。当然商品这个例子可能复杂了一点,再比如我们经常访问的各类视频网站,每个视频都由标题,视频文件,关键词,分类,作者,创建时间等等一组数据构成,这样一条视频不仅仅是一个文件,而是结构化的一组数据。以素材为例,可能会有以下的数据结构:

这样大家对结构化与非结构化数据有所理解了。那么下面我们来对比一下这两种管理方式在企业中是如何运行的:

1,执行的严谨度不同

企业对一些文件是需要规范的命名,规范的结构的,这样一个人使用的文件,其他人拿到也就可以继续使用,否则就会遇到“看不懂”的问题。那么在非结构化数据的管理中,这种规范是通过对“人”的行为的控制来进行的。比如,领导给相关员工发一个邮件,说某类文件请大家都使用***来进行文件夹的命名,文件名请注意写明***信息。但是长期进行企业管理的人都明白,这种所谓的管理,最终执行起来都不会那么严格,结果就是一定做不到所有人每次都遵照执行。不执行会怎样?那么文件从A到B的时候,B需要重新理解这些文件才能使用,如果不能理解就需要找A问,这些都是管理成本。

如果采用结构化存储的管理方式,比如以前素材是需要根据素材类型进行划分的,素材类型分为产品、品牌、活动,三个类型,需要人为来进行文件夹的命名,那么就有可能出现有人把“产品”写成了“商品”之类的错误。但是如果通过系统结构化之后,每个人只能按照系统预设的选项来进行选择,不可能选到系统规定以外的选项,所以规定就等于执行的:

2,管理维度不同

文件夹的管理方式是单一维度的,举个例子:

比如电脑上如果需要存一些商品的图片,那文件夹结构大概是:

第一级:2018年产品

第二级:A系列,B系列

第三级:编号

第四级:*.JPG图片文件

如果需要找到某个商品的文件,需要逐层进入查找。

这个案例中结构比较简单,所以结构化与非结构化的区别看似不大,但是即便是这样简单案例也能看到结构化数据的优势,比如:

第一级2018年其实是一个时间维度,第二级A/B系列其实是一个产品系列维度,是两个维度,如果用文件夹的管理方式,是不能一次性找到所有年份的A系列商品的,比如要分别进入不同的年度才能分别找到。

这还只是两个维度的问题,如果维度继续扩大,问题就更大了,比如同样也是要管理一些商品的图片,但希望通过:内部编码、商品条码、产品系列、适用人群、上市时间、包含尺码、是否可定制等等若干维度来进行管理。文件夹的管理方式中如果想实现就需要建立多层文件夹结构,每增加一个维度就要多一层文件夹,会非常混乱。而在结构化的存储中,这些就都只是字段钱而已,只需要配置一下就可以了。

3,权限控制不同:

在文件夹的管理方式中,权限只能通过独立的文件或者文件夹来进行控制,也就是说,一个文件或者文件夹,如果你向某人开放了,那么这个文件或文件夹中所有的信息就都向某人开放了。比如一个商品的文件夹里有一个商品参数表格,有一系列产品图片,有一些产品视频,一旦开放这些就都开放了,如果你只想开放产品图片,但是参数和视频不想开放,那你必须重新组织这些文件。

而在结构化存储的数据库中,权限控制将变得非常自由。还是以商品举例,比如所有商品的“价格”字段我们不想对某一组人进行开放我们就可以直接关闭这个字段对这组人的访问权限。这样就可以非常自由而严谨的进行权限控制了。

4,与其他系统的互动性不同

文件夹中存储的信息必须需要通过人工的行为才能上传至某个系统,比如本地已经存了很完整的商品信息,但是如果要上传电商平台,还是需要人工进行逐一的上传。

但是如果是已经进行了结构化的数据,内部系统与外部系统是存在对接的可能性的,只要数据结构一致,字段可以产生对应关系,那么数据就可以批量直接发布到外部系统中,避免了大量的人为操作。

5,管理成本不同

未来的企业,文件的管理数量会持续增长,每个企业都会有自己的大数据中心,如果保持零散的管理方式,文件的数量越大,管理成本的增长速度越快。如果使用结构化的管理方式,由于文件数量的增加对管理成本的增加的影响就不会太大了。

结论:

从以上5个方面,相信大家也能理解结构化存储的好处了,零散的文件管理方式应该会继续大量存在与普通用户的使用中,但是对于企业管理来说,协作、规范、权限、成本这些都是企业用户非常在意的,那么在这个前提下,结构化数据管理才是未来~

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